Moderniser l'enseignement supérieur grâce à un logiciel de signature électronique
Les établissements d'enseignement supérieur et les universités adoptent des logiciels de signature électronique pour rationaliser leurs opérations et améliorer l'expérience des étudiants. Non seulement les signatures électroniques sont pratiques pour les administrateurs et le personnel, mais elles sont également essentielles pour attirer les étudiants et recruter des enseignants, qui s'attendent tous à une expérience moderne et mobile similaire à celle à laquelle ils sont habitués dans d'autres aspects de leur vie.
la signature électronique est une étape clé pour les établissements d'enseignement supérieur qui adoptent un modèle numérique. Les logiciels de signature électronique permettent des flux de documents à distance, tout en augmentant l'efficacité, en réduisant les coûts et en améliorant la sécurité et la conformité. Cette approche s'inscrit dans une stratégie numérique plus large, touchant toutes les facettes des opérations universitaires, des services aux étudiants à l'approvisionnement et à l'administration interne, s'alignant sur les objectifs de durabilité et aidant les institutions à passer à l'étape suivante de leur transformation numérique.
Moderniser l'enseignement supérieur grâce aux signatures électroniques
les signatures électroniques sont un aspect important de la transformation numérique d'un établissement. En plus de ses nombreux avantages stratégiques, le logiciel de signature électronique permet de montrer rapidement le retour sur investissement (ROI) des investissements dans la transformation numérique. Les partenaires commerciaux et les employés verront la valeur grâce à l'efficacité, aux économies de temps et de coûts, et à la possibilité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les étudiants adoptent rapidement les solutions de signature électronique pour leur simplicité, leur réactivité mobile et la possibilité de faire signer des documents importants et de les soumettre pour traitement en temps réel.
Pour intégrer efficacement les signatures électroniques dans les opérations d'une institution, nous vous recommandons d'adopter une approche stratégique :
- 1. Évaluez les flux de travail et les besoins : Identifiez les processus qui bénéficieront des signatures électroniques, en particulier ceux qui impliquent des signataires à distance, des efforts manuels, des coûts de papier, des audits de conformité ou des délais stricts. Déterminez ensuite les fonctionnalités et les capacités dont vous avez besoin pour les numériser. Par exemple, devrez-vous donner aux signataires un moyen de signer électroniquement sur leurs appareils iOS et Android ? Avez-vous besoin d'une intégration avec des applications mobiles ? Aurez-vous besoin d'une piste d'audit détaillée pour prouver la conformité ? Aurez-vous besoin de différentes méthodes d'authentification, en fonction du niveau de risque du processus de signature ?
- 2. Sélectionnez un fournisseur réputé : Recherchez une solution de signature électronique réputée pour sa facilité d'utilisation et sa sécurité, en particulier une solution bien notée sur des sites d'évaluation de logiciels tels que G2.com. Un outil à la fois facile à utiliser et sécurisé favorisera l'adoption tout en protégeant les informations sensibles.
- 3. Commencez : Commencez par utiliser la signature électronique pour en démontrer la valeur auprès d'un premier groupe d'utilisateurs, puis partagez les réussites pour encourager une adoption plus large dans toutes les facultés et tous les cas d'utilisation. La mise en avant d'exemples d'adoption réussie, comme l'a fait l'État du Michigan, peut encourager l'adhésion de tous les groupes de parties prenantes, en démontrant les avantages tangibles de la dématérialisation.
- 4. Formation : Engagez-vous à former les étudiants, les enseignants et le personnel à la nouvelle solution de signature électronique. Comprendre ses caractéristiques et ses fonctionnalités permet de maximiser l'efficacité.
- 5. Suivi et amélioration : Gardez un œil attentif sur la solution de signature électronique après sa mise en œuvre, en l'adaptant et en l'améliorant pour maintenir ou accroître sa valeur.
Les établissements d'enseignement peuvent déployer des solutions de signature électronique sous deux formes : Sous la forme d'un service intégré piloté par API pour une adoption complète des processus à fort volume ou sous la forme d'un service cloud autonome pour l'automatisation immédiate des tâches ad hoc à faible volume. Cette flexibilité permet une mise en œuvre rapide dans des départements spécifiques tels que les achats ou les ressources humaines, en démontrant le retour sur investissement et en construisant un soutien interne pour une utilisation plus large.
En outre, en choisissant un fournisseur qui s'associe bien aux services de formulaires numériques, tels que Smart Communications, les universités peuvent transformer les formulaires PDF statiques en formats dynamiques et conviviaux pour les mobiles, ce qui accélère les demandes d'inscription des étudiants et d'autres processus.
Exemples de flux de travail simplifiés par les signatures électroniques
les solutions de signature électronique transforment l'enseignement supérieur en rendant les tâches administratives plus efficaces et plus conviviales. Par exemple :
- L'inscriptionaux cours devient plus simple, permettant aux étudiants de s'inscrire en quelques clics
- Lesdemandes de relevés de notes sont rationalisées, ce qui réduit considérablement les temps d'attente pour le traitement des documents
- Lesdemandes d'aide financière sont accélérées, grâce à des fonctions innovantes telles que les rappels par SMS qui garantissent le respect des délais
- Lerecrutement de professeurs, les accords de logement et la collecte de fonds: Les signatures électroniques sécurisées accélèrent le traitement, protègent les données personnelles sensibles et éliminent la nécessité d'une visite fastidieuse sur le campus pour signer les documents
L'adoption d'une solution de signature électronique permet aux établissements d'améliorer considérablement l'expérience des étudiants en réduisant les délais de traitement, en particulier pour les applications les plus critiques dont dépend la carrière de l'étudiant. Pour le personnel, les étapes banales du flux de travail, comme l'archivage, peuvent être rationalisées de manière à ce qu'un document signé soit automatiquement enregistré dans un système de gestion de documents, un référentiel tel que Microsoft SharePoint ou un système de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce.
Le recrutement de professeurs et l'obtention de dons sont d'autres domaines dans lesquels la technologie de signature électronique a fait des progrès significatifs, simplifiant les efforts de collecte de fonds. Ces innovations soulignent le rôle de la signature électronique dans le renforcement de l'attrait d'une institution pour les étudiants, les professeurs et les donateurs, ce qui en fait un atout stratégique dans la transformation numérique de l'enseignement supérieur.
la signature électronique, un avantage concurrentiel pour les établissements d'enseignement supérieur
L'adoption de la technologie de la signature électronique permet non seulement de rationaliser les processus administratifs, mais aussi d'améliorer considérablement la perception d'une université. En intégrant les signatures électroniques, les établissements signalent leur engagement en faveur de l'innovation et répondent aux attentes des étudiants et des enseignants en matière d'efficacité et de modernité.
Les signatures électroniques éliminent les obstacles traditionnels au traitement des documents, démontrant ainsi la capacité de l'université à s'adapter aux tendances numériques et à soutenir les initiatives commerciales stratégiques, renforçant ainsi son avantage concurrentiel dans le paysage de l'enseignement supérieur.
En tirant parti de la technologie de la signature électronique, les universités rationalisent leurs processus administratifs et se positionnent à l'avant-garde de l'adoption technologique dans le secteur de l'éducation. Cette mise en œuvre stratégique va au-delà de l'efficacité opérationnelle, reflétant une approche avant-gardiste qui trouve un écho auprès des étudiants et des enseignants qui sont à l'affût des nouvelles technologies.
Elle souligne l'engagement de l'institution en faveur de la durabilité et s'aligne sur des objectifs stratégiques plus larges, tels que l'amélioration de l'engagement et de la satisfaction des étudiants. En éliminant la nécessité d'une présence physique pour la signature des documents, les universités élargissent leur champ d'action, ce qui permet un accès plus souple et plus inclusif aux services et renforce leur engagement en faveur de l'innovation et de l'excellence dans l'éducation.
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La capacité deOneSpan Sign à s'intégrer de manière transparente aux systèmes éducatifs et aux flux de travail existants aide les institutions à mettre en œuvre des processus de signature numérique sans perturber l'expérience des étudiants ou des professeurs. Cet alignement sur les exigences spécifiques de l'enseignement supérieur fait de OneSpan Sign un outil stratégique pour les établissements désireux de rationaliser leurs opérations et d'améliorer leur prestation de services.
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