Qu'est-ce que la notarisation en ligne à distance ? Le guide complet de la FAQ

La notarisation et, plus récemment, la notarisation à distance (RON), constituent le fondement de la société grâce aux contrats, aux documents et aux accords que nous signons. Dans ce processus, les notaires publics jouent un rôle essentiel. En assistant à la signature de ces accords importants, en vérifiant l'identité des signataires et en s'assurant que toutes les parties consentent aux termes de l'accord, les notaires fournissent un testament d'authenticité essentiel.

À l'heure où les entreprises, les prestataires de services financiers et la vie quotidienne se numérisent de plus en plus, l'accomplissement de l'acte notarié dans le cadre d'un processus numérique constitue une perspective attrayante. De la même manière que les signatures électroniques constituent une amélioration par rapport aux processus traditionnels sur papier, un acte notarié à distance et numérique est plus rapide, moins coûteux et constitue une expérience améliorée pour les signataires comme pour les notaires.

Dans ce guide complet, nous allons explorer le concept de notarisation à distance en ligne (RON), y compris ses avantages, sa légalité, ses défis et ses caractéristiques. Cette table des matières vous permettra d'accéder directement aux réponses dont vous avez besoin.

• Qu'est-ce que la notarisation en ligne à distance ?
• Notarisation en ligne à distance vs Notarisation électronique vs Notarisation à distance signée à l'encre
• Quels types de documents puis-je notarier avec RON ?
• RON et conformité : RONest-il légal dans tous les États américains ?
• Quels sont les avantages de l'utilisation de RON ?
• Présentation de OneSpan Notary

Qu'est-ce que la notarisation en ligne à distance (RON) ?

La notarisation en ligne à distance est la notarisation d'un document à distance à l'aide d'une technologie de collaboration et de sécurité afin de fournir la même assurance d'authenticité qu'une notarisation en personne. La technologie utilisée pour la notarisation en ligne à distance peut inclure la signature électronique, la vérification de l'identité, la technologie audio-vidéo en ligne et un journal notarial électronique pour la tenue des dossiers.

Dans le cadre d'un processus de notarisation traditionnelle sur papier, les différentes parties à l'accord doivent se rencontrer en présence d'un notaire, afin que ce dernier puisse témoigner de la cérémonie de signature. La notarisation à distance élimine le problème de la coordination d'une réunion en personne en fournissant un espace virtuel où les signataires et les notaires peuvent se rencontrer, où l'identité des signataires peut être vérifiée et où les documents peuvent être signés et notariés.

Notarisation en ligne à distance vs Notarisation électronique vs Notarisation à distance signée à l'encre

Il est important d'être clair sur les termes utilisés, et la technologie est connue pour avoir des termes très similaires pour décrire des processus distincts. C'est le cas de la notarisation à distance en ligne et de la notarisation électronique. Ces termes semblent être des synonymes, mais ils sont distincts.

La notarisation électronique peut se faire à distance, mais ce n'est pas une obligation. La notarisation électronique fait simplement référence à la notarisation de documents électroniques plutôt que de documents papier. Si un notaire électronique (e-notaire) rencontre en personne les parties signataires et authentifie un contrat PDF, il s'agit d'une authentification électronique, également connue sous le nom de notarisation électronique en personne (IPEN). Si le même événement utilisant le même document avait lieu dans un espace virtuel, il s'agirait d'une notarisation en ligne à distance (RON).

Il existe également un troisième type d'authentification, la notarisation à distance avec signature à l'encre (RIN). Dans un scénario RIN, le notaire et le signataire n'ont pas besoin de se trouver au même endroit et un document papier peut être utilisé. Toutefois, le notaire doit toujours observer la signature à l'aide d'une technologie audiovisuelle. Le signataire envoie ensuite le document papier signé au notaire, qui l'authentifie et le renvoie une nouvelle fois par courrier.

Ces processus de notarisation alternatifs présentent tous des caractéristiques communes avec RON, mais ne sont pas à la hauteur de la véritable notarisation en ligne à distance et des avantages qu'elle apporte.

Quels types de documents puis-je notarier avec RON ?

Les applications de RON sont nombreuses et variées. Des services financiers à l'immobilier en passant par les ressources humaines, il existe des cas d'utilisation de la notarisation en ligne à distance dans de nombreux secteurs et industries. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des cas les plus courants, mais tout acte notarié peut être rendu plus efficace et plus pratique grâce à RON.

Il est également important de noter que les cas d'utilisation varient d'un État à l'autre en fonction des spécificités des réglementations régissant l'utilisation de RON. Veillez à consulter les lois de votre État pour connaître les réglementations les plus récentes et les plus précises.

Services financiers, prêteurs et assurances

• Changements de bénéficiaires et distributions de retraite
• Procuration
• Établissement de fiducies
• Transferts de titres de propriété
• Changement de bénéficiaire
• Attestation de signature
• Changement de bénéficiaire d'une assurance
• Distribution des retraites
• Demande d'indemnisation en cas de perte totale
• Réclamations concernant les biens
• Demandes d'indemnisation au titre d'une assurance-vie ou d'une rente
• Changements de police
• Réorientation des paiements
• Licence d'expert

Auto-Finance

• Transfert de titre de propriété / propriété du véhicule
• Libération de privilège
• Avis de privilège
• Certificat de propriété du véhicule
• Contrats de financement et de refinancement automobile

Services financiers, prêteurs et assurances

• Affidavits et requêtes
• Actes de propriété
• Planification successorale
• Contrats de bail commercial

Gouvernements nationaux et locaux

• Actes de renonciation
• Accords notariés de garde d'enfants
• Servitudes de passage pour les travaux de construction

Etat et collectivités locales

• Transactions immobilières
• Services aux entreprises
• Notarisation interne à l'entreprise
• Documents RH
• Contrats de bail d'entreprise
• Contrats de location de magasins
• Attestations de fonction
• Renonciations

Lois et conformité en matière de RON : Le RON est-il légal dans tous les États américains ?

La notarisation est un processus réglementé et chaque État américain a ses propres exigences et restrictions en matière de RON et de notarisation en général.

Bien que les exigences puissent varier, il existe certaines normes générales, telles que :

• Le notaire en ligne à distance doit toujours être un notaire public enregistré en règle avec l'État.
• Une technologie de communication audiovisuelle doit être utilisée afin que le notaire puisse voir et entendre tous les participants. Cela est également important pour vérifier les références d'identité des signataires.
• En outre, il doit s'agir d'un flux en direct de l'événement tel qu'il se déroule, avec une interaction directe entre le notaire et les signataires. Les enregistrements de la cérémonie de signature ne sont pas suffisants.
• Le signataire doit remettre une copie du document signé directement au notaire à la date de la signature.
• Au-delà de la confirmation visuelle, RON doit également utiliser une technologie d'analyse des références, telle que la vérification d'identité et l'authentification basée sur la connaissance (KBA), pour garantir l'authenticité d'un permis de conduire ou d'une autre pièce d'identité émise par le gouvernement, conformément aux réglementations de l'État.
• Recodage et journalisation électronique de l'événement par le biais d'une piste d'audit numérique.
• Les normes communes en matière de confidentialité des données s'appliquent également.

Depuis des années, la tendance est à l'acceptation générale de la notarisation à distance en ligne, mais la pandémie de COVID-19 a accéléré cette acceptation en 2020. Presque tous les États de l'Union ont adopté une législation d'urgence ou un décret autorisant l'utilisation légale des RON. Depuis cette première vague, 41 États ont adopté une législation permanente régissant l'utilisation et la légalité du RON.

Là encore, les spécificités de la réglementation varient d'un État à l'autre. Consultez votre conseiller juridique et familiarisez-vous avec ces réglementations pour vous assurer de leur conformité.

Quels sont les avantages de l'utilisation du RON ?

Les processus traditionnels de signature d'accords sur papier, qu'il s'agisse d'une signature à l'encre ou d'une notarisation, présentent les mêmes limites en raison de leur nature physique. Un processus numérique présente intrinsèquement plusieurs avantages, mais RON offre également des avantages clés auxquels vous ne vous attendez peut-être pas.

Commodité et amélioration de l'expérience client : Les documents notariés, tels qu'un document hypothécaire, sont souvent soumis à des contraintes de temps. En éliminant la nécessité de réunir le(s) signataire(s) et le notaire en un seul lieu pour la signature, le processus de notarisation peut être considérablement accéléré, créant ainsi une expérience supérieure et plus efficace pour le client. En outre, cela permet à un seul notaire d'étendre ses services, puisqu'il peut désormais réaliser plus d'actes notariés en une journée.

Un autre problème commun à la notarisation sur papier est la fréquence des erreurs dans les documents. Des signatures manquantes et des informations inexactes peuvent invalider un document notarié, ce qui oblige à réunir à nouveau les signataires et le notaire pour recommencer la cérémonie de signature. Cela augmente la durée du processus et diminue la qualité de l'expérience du client.

Durabilité : Les processus basés sur le papier sont, comme on peut s'y attendre, gourmands en papier. Plusieurs exemplaires d'un contrat doivent être imprimés et distribués à toutes les parties ainsi qu'au notaire, et les contrats eux-mêmes peuvent devenir assez longs. Un processus numérique élimine ce gâchis de papier, ce qui crée un processus plus durable à long terme.

Sécurité et applicabilité : RON offre un niveau de sécurité qui est, d'une part, essentiel étant donné la nature à distance de l'accord. En l'absence de la présence physique du notaire, il faut s'assurer que les documents numériques et les références présentés sont légitimes. D'autre part, les solutions RON offrent également une sécurité qui va au-delà de ce qui se produit généralement lors d'une signature en personne.

L'analyse des justificatifs est effectuée par des outils sophistiqués de vérification de l'identité qui analysent une pièce d'identité émise par le gouvernement pour confirmer qu'il s'agit d'un document gouvernemental légitime et qu'il correspond à l'identité du signataire. Ces outils permettent d'identifier avec certitude les signataires avant qu'ils n'accèdent à la session notariale en ligne.

Avant de participer à une cérémonie de signature, tout signataire potentiel doit s'authentifier, généralement par le biais d'une authentification basée sur les connaissances (KBA), qui exige du signataire qu'il réponde à des questions dont il est le seul à connaître la réponse. Ces réponses sont ensuite vérifiées par une base de données tierce.

Enfin, les solutions technologiques RON sont dotées d'outils qui facilitent la mise en œuvre en cas de litige sur les termes du contrat. Des signatures numériques sont apposées sur chaque contrat complété et notarié, ce qui les rend "inviolables" Cela signifie que si des modifications sont apportées au document après l'apposition du sceau du notaire et la création du certificat notarié, ces modifications seront identifiables. Ce sceau électronique est une exigence explicite de certaines législations nationales.

En outre, une solide piste d'audit de l'événement est enregistrée et stockée. Un enregistrement vidéo et un journal électronique documentent les principaux événements et actions de l'événement afin de faciliter l'exécution du contrat.

Présentation de OneSpan Notary

OneSpan Notary offre aux signataires et aux notaires une expérience d'une simplicité rafraîchissante. Grâce à la notarisation sécurisée à distance, à des preuves électroniques solides et à une expérience simplifiée, OneSpan Notary peut transformer la manière dont votre organisation fournit des services notariaux. Découvrez la solution conçue par des notaires, pour des notaires, dans la vidéo ci-dessous :