OneSpan Notary : Comment notariser et signer électroniquement des accords à distance

Dans ce blog, nous allons vous montrer comment notarier et signer électroniquement des contrats à distance à l'aide de OneSpan Notary. OneSpan Notary est un moyen sûr et pratique d'authentifier des accords avec des signataires en temps réel sans avoir à se rencontrer en personne. Il comprend de nombreuses fonctionnalités qui facilitent les notarisations en ligne à distance, telles que

• signature électronique en direct
• vidéoconférence sécurisée
• des options de preuve d'identité solides telles que la vérification d'identité et l'authentification basée sur les connaissances (KBA)
• de riches fonctions de collaboration
• la possibilité de télécharger un sceau de notaire électronique
• des fonctions d'enregistrement, de journal électronique et de piste d'audit

OneSpan Notary a été créé en collaboration avec des notaires pour permettre aux signataires et aux notaires d'effectuer sans effort des notarisations en ligne - tout en maintenant la sécurité et la confiance à chaque étape du flux de travail de la notarisation à distance en ligne (RON).

Le processus de notarisation en ligne à distance peut être réalisé en 5 étapes simples. Dans ce blog, nous allons vous montrer à quel point il est simple pour les notaires et les signataires d'utiliser OneSpan Notary pour fournir des services notariaux et y accéder.

OneSpan Notary : Comment obtenir des contrats signés électroniquement et notariés à distance ?

Comment utiliser OneSpan Notary pour RON ?

Comment le notaire configure-t-il une transaction pour la notarisation à distance (RON) ?

Dans cet exemple, un notaire public notarise à distance un affidavit avec un signataire à l'aide de OneSpan Notary. Le signataire n'est pas en présence du notaire. Ils se trouvent à des endroits différents.

Pour commencer, le notaire sélectionne "Nouvelle transaction" et saisit un nom pour la transaction.

Le notaire configure la transaction de signature électronique pour RON, puis clique sur le bouton "Créer" pour continuer.

Il est temps pour le notaire d'ajouter le document juridique, de s'ajouter en tant que notaire et d'ajouter le signataire à la transaction. Le notaire a également la possibilité d'ajouter d'autres signataires, des témoins crédibles et des réviseurs à la transaction.

Comme le notaire connaît déjà le signataire, il n'a pas besoin d'authentification supplémentaire telle que la vérification d'identité ou l'authentification basée sur les connaissances (KBA) pour valider l'identité du signataire.

Le notaire fait défiler l'écran vers le bas, clique sur "Configurer" et planifie la session, puis clique sur "Enregistrer". Le notaire clique sur "Suivant".

Le notaire peut ensuite préparer l'affidavit en faisant glisser les blocs de signature dans les zones souhaitées du document.

Le notaire a accès aux champs de signature spécifiquement configurés pour la notarisation à distance en ligne, tels que :

• Déclaration de notarisation en ligne à distance
• Confirmation du notaire
• Pays du notaire
• Juridiction du notaire
• Expiration de la licence de notaire
• Numéro de licence du notaire
• Nom du notaire
• Sceau du notaire

L'affidavit est maintenant prêt à être envoyé. Le notaire clique sur "Envoyer pour signer" pour planifier la session RON.

Le signataire recevra une notification par courrier électronique l'invitant à participer à la session de notaire en ligne à distance. Le signataire peut ajouter la session à son calendrier et fixer un rappel pour la session.

Comment le notaire complète une session de notarisation en ligne à distance (RON) avec le signataire

Lorsque le moment est venu de lancer la session de notarisation en ligne à distance, le notaire affiche la transaction et clique sur "Rejoindre la session" pour y accéder.

Le notaire confirme ses paramètres audio et vidéo et clique sur "Commencer" pour entrer dans la session.

Le signataire rejoint la session notariale en ligne à distance à partir de l'invitation par courrier électronique.

Il confirme ses paramètres audio et vidéo, consent à l'enregistrement audio/vidéo de la session notariale en ligne à distance et clique sur "Commencer". Le signataire est ensuite envoyé dans une salle d'attente.

Le notaire le rejoint, vérifie que le signataire se trouve dans la salle d'attente, puis démarre la session notariale en ligne à distance en cliquant sur "Commencer la transaction".

Le notaire et le signataire sont maintenant dans la session. L'écran de bienvenue s'affiche, indiquant les tâches à accomplir.

Le notaire clique sur le bouton "Commencer à signer" pour lancer le processus de signature électronique et de notarisation.

Pour commencer, le notaire saisit les informations permettant d'identifier le signataire dans le journal électronique.

• Si le signataire est connu du notaire, ce dernier inclut dans le journal électronique des informations expliquant sa relation avec le signataire.
• Si le signatairen'est pas connu du notaire, ce dernier inclut dans le journal électronique des informations concernant le document d'identité délivré par l'État et utilisé pour identifier le signataire, par exemple un permis de conduire. Le notaire effectue une analyse des références en validant l'identité du signataire en comparant le document d'identification fourni avec l'image du signataire à l'écran.

Dans ce scénario, le notaire connaît déjà le signataire.

Le notaire ajoute l'adresse du signataire au journal électronique et clique sur "Confirmer la vérification".

Le notaire peut commencer à enregistrer à n'importe quel moment de la session, conformément aux exigences de l'État.

Le notaire doit prendre un moment pour expliquer les détails du document qui doit être examiné et complété par le signataire.

Le notaire passe ensuite le contrôle au signataire. Le signataire lit et signe les parties requises du document. Des flux de travail guidés et des signaux de co-navigation aident le signataire à effectuer les étapes nécessaires.

Une fois que le signataire a rempli le document, le notaire signe et appose son sceau eNotary sur le document. Des informations telles que la date d'authentification, le nom du notaire, la commission du notaire, la juridiction et le libellé de l'authentification à distance en ligne sont incluses une fois l'authentification terminée.

Le notaire met fin à la session avec le signataire.

Le notaire peut ensuite ajouter des informations supplémentaires sur la session de notaire en ligne à distance dans le journal électronique (un journal notarial numérique) avec des informations telles que le type d'acte notarié, le type de document et tout autre commentaire qu'il souhaite inclure. Le notaire clique sur "Enregistrer et terminer".

Le tour est joué ! La session de notaire en ligne à distance a été menée à bien avec OneSpan Notary.

À la fin de la session, l'enregistrement, l'affidavit notarié, la piste d'audit complète et le journal électronique pourront être consultés et téléchargés.

La piste d'audit contient des informations détaillées sur les actions entreprises tout au long du processus de signature, notamment sur les points suivants

• Les privilèges de signature transmis entre le notaire et les signataires
• L'adresse IP et les données de géolocalisation des participants
• Les détails de la preuve d'identité (succès/échec)
• Les événements de signature électronique et les horodatages
• Les notaires en ligne à distance apposant leur sceau électronique eNotary
• Et d'autres actions liées au document notarié

Découvrez à quel point il est facile d'utiliser OneSpan Notary pour authentifier des documents importants sans avoir à rencontrer les signataires en personne. Visitez notre Centre d'assistance pour obtenir d'autres tutoriels vidéo sur OneSpan Notary.