La nouvelle génération de notaires en ligne à distance avec OneSpan Notary
La notarisation est l'acte par lequel un notaire public certifié garantit l'authenticité d'un document. Chaque année, plus de 1,25 milliard de documents sont notariés aux États-Unis, la majorité de ces transactions étant toujours effectuées en personne et sur papier. Web3 offre aux organisations la possibilité de numériser le processus de notarisation de bout en bout en tirant parti de la technologie pour effectuer en toute sécurité une notarisation en ligne à distance (RON) avec les signataires.
Défis de la notarisation en personne
Lors d'une notarisation traditionnelle en personne, le notaire compare d'abord la carte d'identité physique du signataire émise par le gouvernement au signataire qui se tient devant lui, puis obtient des signatures humides sur plusieurs documents papier, et enfin applique le cachet du notaire sur les documents. Le processus traditionnel de notarisation est long, parsemé d'erreurs, de documents manquants et de signatures manquantes. Pire encore, les notaires doivent tenir des journaux papier qui peuvent facilement être égarés. La reprise du travail peut retarder les notarisations et augmenter le risque de rejet des accords.
En outre, les notarisations traditionnelles sont vulnérables aux menaces de sécurité et à la fraude. Selon la National Notary Association, l'usurpation d'identité et la fraude continuent d'augmenter de manière significative, les escrocs ciblant les transactions de grande valeur telles que les transferts de propriété, les hypothèques, les documents successoraux et les procurations. Le notaire a pour mission essentielle de vérifier l'identité des signataires et, s'il ne le fait pas, il peut être poursuivi en justice, voire perdre sa licence de notaire.
Un processus numérique utilisant une solution sécurisée de notarisation en ligne à distance n'est pas confronté à ces défis et offre une plus grande efficacité et une meilleure sécurité que ses prédécesseurs basés sur le papier.
Qu'est-ce que la notarisation en ligne à distance ?
La notarisation en ligne à distance permet aux signataires et aux notaires de faire signer et notarier des documents en ligne, sans qu'il soit nécessaire de se rencontrer physiquement. Le signataire utilise des signatures électroniques pour compléter les documents avec un notaire par le biais d'une session de vidéoconférence sécurisée. Le notaire peut valider et authentifier l'identité du signataire à l'aide des technologies d'authentification basée sur les connaissances (KBA) et de vérification d'identité. Le notaire en ligne à distance est tenu d'enregistrer et de conserver l'enregistrement de la session de notarisation.
En réponse à la pandémie, des dizaines d'assemblées législatives d'États américains ont adopté des projets de loi autorisant la notarisation à distance en ligne (RON). À ce jour, plus de 40 États américains ont adopté des lois en ce sens. Selon l'American Land Title Association, les transactions RON ont augmenté de 547 % en 2020, ce qui témoigne de la forte demande de notarisation à distance en ligne de la part des consommateurs à la recherche d'une alternative sûre et pratique aux notarisations traditionnelles. En outre, l'utilisation accrue des technologies numériques pendant la pandémie a rendu les consommateurs plus à l'aise pour faire des affaires à distance et les consommateurs et les organisations cherchent maintenant des moyens de conclure des prêts hypothécaires, d'acheter un véhicule ou d'exécuter des procurations à distance.
Avantages de l'utilisation de OneSpan Notary pour le RON
OneSpan Notary répond à la demande croissante de RON en permettant aux organisations et aux fournisseurs disposant de services notariaux internes de faciliter les notarisations en ligne à distance avec les clients de manière sécurisée. Les notaires des juridictions agréées peuvent lancer une session de vidéoconférence sécurisée avec les signataires, vérifier l'identité des signataires à l'aide d'une authentification à deux facteurs, collecter des signatures électroniques et notariser des accords, le tout dans un environnement sécurisé et fiable.
OneSpan Notary aide les entreprises à
- Numériser l'expérience de la notarisation à distance de bout en bout afin d'éliminer les erreurs et de réduire les coûts liés aux processus papier et à l'inefficacité opérationnelle - ce qui se traduit par un délai d'exécution rapide des accords relatifs aux documents notariés.
- Éliminez les inconvénients des réunions en personne grâce à un moyen pratique pour les notaires de se connecter en ligne et d'authentifier les accords avec les clients. La session de vidéoconférence sécurisée permet aux notaires d'obtenir des signatures juridiquement contraignantes, conformes et sécurisées en temps réel. En outre, la session de vidéoconférence peut prendre en charge plusieurs signataires situés dans des lieux différents (via un navigateur web ; aucun téléchargement n'est nécessaire).
- Fournir une expérience de notarisation en ligne d'une simplicité rafraîchissante pour les notaires et les personnes qui signent, avec des étapes claires et guidées tout au long du processus.
- Réduisez les risques grâce à une preuve d'identité solide et une analyse des références avec la vérification d'identité et l'authentification basée sur les connaissances (KBA), ainsi que des contrôles de sécurité intégrés pour garantir que les accords notariés sont sécurisés tout au long du cycle de vie de la transaction.
- Veiller à ce que leur marque soit toujours au premier plan grâce à la possibilité de mettre en marque blanche le processus de notarisation de bout en bout, ce qui se traduit par une expérience de confiance avec les signataires.
- Capturez des preuves électroniques solides pour répondre aux exigences de conformité de l'État américain en matière de RON en accédant à l'enregistrement de la session, au journal électronique et à une piste d'audit complète détaillant les événements qui se sont déroulés pendant l'acte notarié et la session.
Si votre organisation évalue une solution pour le RON, il est important de comprendre et de suivre les réglementations de votre État en matière d'exigences de notarisation physique et électronique, telles qu'elles ont été modifiées par les décrets d'urgence ou d'autres directives officielles.les procédures de RON peuvent varier en fonction des lois de l'État, et tous les États n'autorisent pas l'utilisation de RON par un notaire public commissionné sur un document électronique. Consultez votre service juridique pour obtenir des conseils à ce sujet.
Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons aider votre organisation à prendre en charge la notarisation en ligne à distance (RON). Si vous êtes déjà client de OneSpan, contactez votre gestionnaire de compte OneSpan ou votre responsable de la réussite client pour commencer à utiliser OneSpan Notary dès aujourd'hui.
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