7 critères d’évaluation clés pour choisir le meilleur logiciel de signature électronique
Dans un contexte où les grandes entreprises investissent des fonds pour mettre en place leurs initiatives de transformation numérique, bon nombre d’entre elles accordent la priorité aux signatures électroniques comme première étape de leur parcours numérique. Confrontées aux pressions les incitant à s’éloigner des processus papier et signatures manuscrites, les organisations se tournent vers les signatures électroniques. Une composante de petite envergure, la signature numérique est essentielle pour les aider à atteindre une numérisation de bout en bout, à améliorer l’expérience client et à maximiser l’efficacité des flux de travail.
Les solutions de signature électronique ont gagné en popularité au cours des deux dernières années, comme en témoigne les leaders de l’industrie tels DocuSign, OneSpan Sign, et Adobe Sign. De plus, on constate l’arrivée sur le marché de nombreux nouveaux fournisseurs tels Yousign, Eversign, HelloSign, Docsketch et autres. Avec autant d’options, comment pouvez-vous comparer les fournisseurs pour trouver la solution qui vous convient le mieux? Si vous envisagez, vous aussi, de mettre en place des signatures électroniques dans vos initiatives de transformation numérique, il est important de choisir la solution de signature électronique qui répondra le mieux aux besoins de votre organisation, aujourd’hui comme demain.
Voici 7 aspects à examiner lors de la sélection du meilleur logiciel de signature électronique :
1. Souplesse
La solution de signature électronique offre-t-elle suffisamment de souplesse pour répondre aux besoins croissants de votre organisation? Souvent, les organisations déploient des signatures électroniques dans un seul aspect de leurs services, mais elles finissent par étendre l’utilisation des signatures électroniques à l’ensemble de l’organisation.
Lorsque vous évaluez la souplesse qu’offre une solution de signature électronique, penchez-vous sur les caractéristiques suivantes :
- Options de déploiement multiples : La solution permet-elle à votre entreprise de déployer des signatures électroniques dans un nuage public ou privé (SaaS), ou sur place, derrière le pare-feu de votre organisation ?
- Possibilités d’utilisation : La solution offre-t-elle la possibilité d’automatiser le processus de signature en intégrant les signatures électroniques à vos applications (y compris vos applications mobiles)? Vous permet-elle d’utiliser les signatures électroniques de manière non intégrée ou déclenchée par l’utilisateur? Vous permet-elle de signers de documents à partir de Microsoft Word, Adobe Acrobat, Google Drive, etc.?
- Méthodes d’authentification multiples : La solution prend-elle en charge plusieurs méthodes d’authentification pour confirmer l’identité du signataire? Est-elle compatible avec une combinaison diversifiée d’outils d’authentification?
- Appareils multiples : La solution e-signature offre-t-elle une expérience optimale et de nombreuses fonctionnalités sur différents appareils, notamment les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau, les tablettes et les téléphones intelligents Android et iOS?
- Soutien mondial : La solution répond-elle à vos besoins en matière de signature électronique à l’échelle mondiale? Est-elle offerte en plusieurs langues? Le fournisseur dispose-t-il d’emplacements infonuagiques dans le monde entier pour la résidence de données? Est-ce que le fournisseur peut vous conseiller au niveau de la valeur légale? Est-ce qu’il comprend les exigences de conformité, selon eIDAS, UETA, ESIGN, et autres réglementations?
- Canaux multiples : La solution esign vous permet-elle d’optimiser l’expérience utilisateur par l’entremise de plusieurs canaux, notamment le Web, la vente au détail, le centre d’appels ou sur le terrain?
2. Option de personnalisation complète
L’application de signature électronique permet-elle à votre organisation d’afficher sa marque tout au long du processus de signature électronique? Un processus de signature électronique entièrement personnalisé permet d’accroître la confiance des clients envers la transaction numérique et permet d’atteindre des taux d’adoption élevés.
3. Facilité d’utilisation
La solution de signature électronique est-elle simple à utiliser pour tous les utilisateurs et pour tous types de documents ? Est-elle accessible et conviviale pour tous ceux qui envoient et signent un document (est-ce que l’expérience de signature se fait en quelques clics)? Est-il simple pour les professionnels des TI de développer en fonction de cette solution et de l’administrer?
4. Piste de vérification
L’outil de signature électronique conserve-t-elle et fournit-elle des renseignements fondamentaux sur ce qui s’est passé pendant le processus de signature? Offre-t-elle une piste de vérification qui indique qui a signé, quels documents ont été signés, à quelle date, à quelle heure (horodatage), à quel endroit, par quel moyen, dans quel ordre, et qui a autorisé la signature? La solution de signature électronique offre-t-elle une piste de vérification qui vous permet d’enregistrer et de passer en revue chaque étape du processus de signature, ce que les signataires ont vu et toutes les mesures qu’ils ont prises du début à la fin? Où la piste de vérification est-elle stockée — dans le nuage du fournisseur ou dans le document?
5. Intégration
La solution de signature électronique offre-t-elle des API et des trousses de développement logiciel entièrement pris en charge qui permettent aux développeurs de déployer rapidement des solutions intégrées à vos systèmes et applications mobiles? Offre-t-elle des connecteurs pré-construits pour les applications professionnelles populaires comme Salesforce et Microsoft SharePoint? Offre-t-elle un exemple de code et une assistance pour l’équipe de développement? Le fournisseur facture-t-il des coûts supplémentaires pour les environnements de développement?
6. Automatisation
La solution de signature électronique s’intègre-t-elle aux systèmes en amont et en aval de votre organisation pour permettre un traitement direct? Êtes-vous en mesure d’appliquer les règles d’affaires tout au long du flux de travail de signature? La solution est-elle suffisamment robuste pour que des étapes de traitement facultatives y soient ajoutées, par exemple des options souples de saisie de données, l’insertion de documents et plusieurs options de signature de documents? La solution peut-elle prendre en charge des flux de travail de documents électroniques automatisés et complexes? Offre-t-elle un niveau de sécurité élevée?
7. Identification et authentification
La solution de signature électronique offre-t-elle différentes méthodes d’authentification pour confirmer l’identité du signataire ? La solution vous permet-elle de tirer parti de diverses technologies existantes et nouvelles qui atténuent les risques de fraude et de répudiation?
Le meilleur choix de logiciel de signature électronique
En plus de tenir compte des critères ci-dessus, il est également important de choisir un fournisseur qui possède de l’expérience dans votre secteur et des connaissances approfondies sur les types de signature électronique et les besoins uniques de votre industrie.
Mettez en œuvre une diligence raisonnable en faisant des recherches sur la réputation et le succès du fournisseur auprès de ses clients existants : vous souhaiterez établir un partenariat avec un fournisseur qui a vraiment à cœur la réussite de votre projet de signature électronique.
Pour en savoir plus sur les principaux critères d’évaluation permettant de cibler les meilleurs outils de signature électronique en fonction de vos besoins, lisez ce guide des Centres d’évaluation technologique : Critères d’évaluation clés pour les logiciels de signature électronique — faire le bon choix pour rentabiliser son investissement et profiter d’un service de premier ordre.