La transformation numérique : Qu'est-ce que c'est et quels sont les avantages pour vous ?
Différents auteurs comprennent et définissent le concept de transformation numérique de différentes manières. Cependant, ils ont tous en commun l'idée d'un changement qui se produit grâce à l'utilisation des technologies numériques dans tous les aspects de la société. Les auteurs Andreas Kaplan et Michael Haenlein évoquent ce concept dans leur livre Digital transformation and disruption : On big data, blockchain, artificial intelligence, and other things. Ils fournissent une phrase unique et facile à comprendre. La mise en œuvre des technologies numériques a apporté des changements à notre société, et il est important de connaître et d'analyser ces changements afin de mettre en œuvre les nouvelles technologies de la meilleure façon possible.
Cette transformation avait déjà commencé il y a de nombreuses années, mais la pandémie de COVID-19 a accéléré le déploiement de la technologie dans différents aspects de la vie, qu'il s'agisse de la vie personnelle, à la maison, au sein de la famille, dans les grands groupes d'amis et de famille, dans les entreprises ou dans l'ensemble de la société. Un changement collectif d'état d'esprit a forcé la société à se familiariser avec des technologies rarement utilisées auparavant ou perçues comme exclusives aux nouvelles générations, et à les utiliser.
Certains auteurs considèrent que la transformation numérique annonce un monde où tout est connecté. Cela signifie qu'il n'y a plus rien qui sépare n'importe quelle personne dans le monde de la communication et de l'interaction, en particulier dans un contexte professionnel.
Les entreprises et le monde des affaires représentent une part très importante de la société humaine, et la transformation numérique à grande échelle doit se concentrer sur eux. Personne, que ce soit en tant que personne ou en tant qu'entreprise, ne peut être laissé pour compte. La croissance est nécessaire et il ne s'agit pas simplement de suivre le rythme des autres entreprises et organisations, mais plutôt d'atteindre ce point et d'être le différenciateur afin de croître, de chercher de nouvelles façons d'apporter des contributions plus importantes et meilleures à l'entreprise et d'améliorer l'expérience du client.
La méconnaissance des processus et des technologies existants, ainsi que les mythes entourant les nouvelles technologies de transformation numérique ralentissent souvent les entreprises, c'est pourquoi l'information est cruciale pour la croissance.
L'importance de la transformation numérique
La transformation numérique des entreprises nécessite l'intégration des technologies dans tous les domaines, en particulier dans les systèmes centraux qui font fonctionner l'entreprise, comme les plateformes bancaires numériques, les systèmes de gestion des agences d'assurance, les systèmes de ressources humaines tels que Workday, et même des systèmes tels que Salesforce. Elle doit être mise en œuvre de manière à ce que les processus manuels ou sur papier disparaissent et que l'approche cloisonnée du passé soit remplacée par des données qui circulent entre les systèmes et qui sont facilement et instantanément accessibles et récupérables. Les accords et les contrats avec les clients en sont un exemple. Ceux-ci nécessitent souvent des signatures et lorsque les gens utilisent un stylo et du papier pour les signer, ces documents papier sont archivés dans des entrepôts physiques pendant des années. Grâce à la transformation numérique et aux signatures électroniques, ce qui n'est au départ qu'un fichier numérique dans Word reste numérique tout au long du cycle de vie du document, depuis sa création et son envoi pour signature jusqu'à sa signature et son stockage. Le document signé électroniquement et les données qu'il contient sont alors accessibles, téléchargeables et récupérables dans un format numérique (PDF). Les intégrations entre systèmes permettent également d'utiliser les données numériques capturées dans le cadre d'un processus de signature électronique pour déclencher des processus en aval (les étapes suivantes du processus). Par exemple, dans le cadre de l'accueil des clients et de l'ouverture de comptes, une fois que le nouveau client a demandé à rejoindre une banque ou une coopérative de crédit et qu'il a fini de signer tous les formulaires nécessaires, ces données peuvent être transférées dans un autre système pour générer et envoyer un dossier de bienvenue - automatiquement, sans qu'un employé n'ait besoin de faire un travail manuel.
Souvent, la transformation numérique nécessite un changement de culture et plusieurs itérations jusqu'à ce qu'elle fonctionne de manière optimale. Selon Michael Decouto, directeur du marketing et du numérique à la banque Clarien, "la culture numérique de notre organisation fait partie intégrante de la réalisation de nos objectifs numériques et de la concrétisation de notre promesse de marque"
Il est important de partir de la culture de l'organisation pour mettre en place une pensée centrée sur le numérique. Vous devez expérimenter, ce qui peut être difficile, surtout si les résultats ne sont pas visibles à court terme.Suivre les technologies actuelles implique des avantages au sein de l'organisation et à l'extérieur. L'optimisation des processus et l'analyse des données au sein de l'organisation conduisent à de meilleures expériences pour les clients, à de meilleures relations avec les collaborateurs, mais surtout à une meilleure prise de décision au sein de l'entreprise. Et bien sûr, cela permet aussi d'identifier de nouvelles opportunités commerciales.
Un changement de culture est très important pour donner un sens à la transformation numérique. Il est important de comprendre l'importance d'effectuer les changements nécessaires pour aller de l'avant. Cependant, une analyse et une réinvention des processus, des produits et parfois de secteurs entiers sont nécessaires pour être en mesure de tirer le meilleur parti de la technologie. Le flux de travail lui-même pourrait changer radicalement, en particulier lorsque les organisations s'adaptent au canal mobile, et il est important que les personnes qui composent l'organisation soient disposées à subir ces changements, à commencer par les dirigeants des organisations.
Ce nouvel état d'esprit et cette culture de l'acceptation du changement sont nécessaires compte tenu de l'évolution rapide de la technologie. Demain, tout le processus qui a évolué et s'est développé ces dernières années pourrait changer et il est important de s'y préparer et de l'accepter.
Éléments critiques de la transformation numérique selon McKinsey
Selon le cabinet de conseil McKinsey, pour qu'une transformation numérique soit réussie, quatre éléments critiques sont nécessaires : le talent, les données, la technologie et une exécution rapide. La technologie est donc le moteur de la transformation numérique, les données sont son carburant, le processus est le système de guidage et la capacité de changement organisationnel est la plateforme d'atterrissage de cette nouvelle ère numérique. Tout le monde doit être à bord pour travailler ensemble afin d'offrir la meilleure expérience client.
Avantages de la transformation numérique
L'un des plus grands avantages concurrentiels que procure la transformation numérique est la génération de données. Dans les processus analogues, aucune donnée n'est générée ou, dans certains cas, les données doivent être collectées manuellement, lentement et de manière inefficace. Les données peuvent être générées en grandes quantités, de sorte qu'il est nécessaire de les analyser et de les utiliser de manière efficace et organisée afin qu'elles ne deviennent pas un désavantage.
Outre la génération de données, les principaux avantages de la transformation numérique pour les organisations sont les suivants :
- Optimiser les processus de l'organisation. La transformation numérique est une opportunité d'améliorer les processus grâce aux nouvelles technologies. Nous savons que les processus analogues qui n'impliquent pas de numérisation peuvent être beaucoup plus lents. Par exemple, l'une des principales sociétés de financement automobile au monde a récemment automatisé le processus de financement avec les clients. Passer de la complexité à la simplicité est un défi de taille qui nécessite des efforts et de la persévérance, mais qui, s'il est correctement réalisé, peut apporter des avantages significatifs. C'est ce qui a conduit la société à utiliser OneSpan Sign et Pega en tant que solution intégrée, permettant des flux de travail numériques transparents et simplifiant l'expérience du client. Elle a ainsi pu réduire les délais de traitement de 70 % et les erreurs qui se produisent généralement dans le cadre d'un flux de travail manuel et basé sur le papier.
- Possibilités de réponse rapide. En faisant tout plus rapidement, nos possibilités de réponse sont meilleures et plus nombreuses. Les données obtenues deviennent un outil très utile pour générer des réponses optimales à court et à long terme.
- Améliorer la communication interne et externe au sein de l'organisation. Il existe aujourd'hui de nombreux outils de communication et il y en a un qui convient à chaque organisation. Les relations avec les associés, ainsi qu'avec les clients, sont cruciales pour la croissance d'une entreprise. Une bonne utilisation de la technologie permet de rapprocher le client et de le fidéliser.
- Optimisez les coûts internes et externes. Les outils de communication apportent déjà une grande amélioration en ce qui concerne les coûts et les dépenses. Toutefois, l'optimisation des processus se traduit également par une moindre utilisation des ressources ou, à tout le moins, par de meilleures ressources à moindre coût.
- Attirez les meilleurs talents et les plus compétents. Attirer les talents n'est jamais une tâche facile pour le département des ressources humaines. Les entreprises veulent généralement les meilleurs éléments, mais il est important qu'ils soient également à jour et qu'ils puissent gérer les meilleures technologies, tout en étant prêts à changer et à appliquer ces connaissances. L'organisation n'attirera pas les meilleurs talents si elle n'a pas entamé ce processus de transformation.
Comme indiqué précédemment, ces avantages et bien d'autres ont en commun l'utilisation de données en temps réel comme principale source de progrès. Il est important de toujours mesurer les choses correctement, notamment pour utiliser la technologie de manière optimale dans tous les domaines d'une entreprise.
Comment lancer le processus de transformation numérique des organisations ?
La première étape consiste à s'occuper de la culture de l'organisation. La transformation numérique ne sera pas complète sans un mode de pensée prêt au changement, ainsi qu'un état d'esprit d'amélioration continue. La formation de l'organisation aux nouvelles technologies est une deuxième étape, mais elle n'aura aucun effet si les personnes au sein de l'organisation ne sont pas prêtes à accepter ce changement.
La formation doit se concentrer sur les compétences numériques. La communication, la dynamique du travail à distance, les nouveaux outils tels que les plateformes de collaboration, les formulaires intelligents, les signatures électroniques et la vidéoconférence, et même l'auto-apprentissage sont quelques-unes des compétences qui doivent être développées. Cela peut impliquer non seulement un changement dans les processus, mais aussi dans le produit ou le modèle d'entreprise lui-même, et les employés doivent y être préparés. Cela ne peut fonctionner que si les employés quittent leur zone de confort.
L'étape suivante consiste à se concentrer sur la conception de stratégies numériques. Au cours du processus de transformation numérique dans les entreprises, il y a très souvent des processus qui sont maintenus alors que la transformation est toujours en cours. Bien que cela soit nécessaire, les nouvelles stratégies devraient être axées sur les nouvelles technologies et les outils numériques, ou du moins les inclure.
Les nouvelles technologies offrent de nouvelles opportunités. Les clients, les employés, l'entreprise elle-même et la stratégie sont les aspects les plus importants pour le fonctionnement de l'entreprise, mais il est important de tout faire dans un état d'esprit de changement et d'adaptation, ainsi qu'en mettant l'accent sur les nouvelles technologies.
OneSpan propose des technologies de numérisation telles que la signature électronique et la vérification de l'identité numérique, afin de permettre la transformation numérique des organisations et de leurs clients, partenaires et employés. Les solutions d'authentification, les outils de prévention de la fraude et la sécurité des applications mobiles sont d'autres produits de OneSpan qui aident les entreprises à sécuriser leurs processus numériques pour les canaux en ligne et mobiles afin de minimiser les risques et de protéger le parcours numérique du client. Tout cela ne serait pas possible sans les technologies qui ont été développées et d'autres qui sont encore à venir.