Comment évaluer le prix E-Signature

Les organisations savent que le passage à un flux de travail de signature entièrement numérique profitera à l'ensemble de leurs opérations. Ils commencent souvent petit pour tester les capacités du logiciel, de travailler sur tous les plis et de prouver la valeur. À partir de là, l'objectif est d'étendre les signatures électroniques à l'ensemble de l'entreprise au fil du temps. Naturellement, une fois qu'ils échelle, leur utilisation e-signature augmente. Plus le nombre d'utilisateurs, de signataires et de documents est élevé, plus les prix de signature électronique changeront.

C'est pourquoi il est important de rechercher un fournisseur qui offre une structure de tarification transparente et flexible de signature électronique qui s'adapte au fur et à mesure que vos besoins changent. Vous ne voulez pas être enfermé dans quelque chose qui n'a pas de sens à long terme - ou pire, la facturation des surprises et "prix gotcha".  

Comment vous consommez E-Signatures questions

Lors de l'évaluation du coût d'une solution, vous voulez naturellement connaître la variété des modèles de tarification que le fournisseur fournit. Offrent-ils des prix de signature électronique par document, par paquet, par transaction, par utilisateur, ou des frais annuels fixes?

Cela dépend de la façon dont vous consommerez des signatures e. Les transactions de signature de documents sont initiées par l'expéditeur ou par le système. Celui que vous avez choisi détermine les options de prix disponibles.  

PROCESSUS INITIÉS PAR L'EXPÉDITEUR

Ceux-ci sont connus sous le nom de « ad hoc » parce qu'ils impliquent une certaine préparation manuelle par un employé. Il s'agira en moyenne de processus à plus faible volume et ponctuels comme les NDA, les contrats, les relevés de travail, les bons de commande, etc.

C'est le moyen le plus rapide de commencer à utiliser les signatures électroniques - comme un service de signature électronique que vous vous connectez à quand vous en avez besoin, ou comme un connecteur pré-intégré qui dépose des signatures électroniques dans d'autres plates-formes comme Salesforce, Box et SharePoint.  Les deux sont idéales pour les petites et moyennes entreprises, ainsi que les départements individuels et les groupes de travail au sein de grandes organisations (surtout si les ressources informatiques sont limitées ou si vous avez besoin d'aller vivre immédiatement).

Si vous avez l'intention de passer à un processus entièrement automatisé à l'avenir, il ya un avantage à commencer par un service de signature électronique. Il vous offre la possibilité de tester vos volumes avant de vous engager à un prix. Si c'est quelque chose que vous envisagez, demandez au fournisseur si leur service comprend toutes les mêmes fonctionnalités de base et les capacités que la plate-forme complète.

Méfiez-vous du verrouillage de la carte de crédit

Malheureusement, le verrouillage de carte de crédit est quelque chose que vous pouvez rencontrer dans le monde des abonnements cloud. Lisez les commentaires des utilisateurs de sites tels que G2 Crowd pour vérifier si le fournisseur a la réputation de faire des surprises de facturation. Les gens se plaignent-ils d'être toujours facturés, même après l'expiration de l'abonnement? Ou, tout en utilisant le service reçoivent-ils des frais de surplus surprise sans explication? Est-ce un thème récurrent dans les commentaires des utilisateurs? Méfiez-vous des fournisseurs qui sont cités à plusieurs reprises pour de telles pratiques (indice: consultez Yelp ou le Better Business Bureau).

Critères d'évaluation clés pour le logiciel E-Signature

Les centres d'évaluation technologique (TEC) décrivent 7 critères de sélection de signature électronique et leur importance pour votre stratégie de numérisation.

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PROCESSUS INITIÉS PAR LE SYSTÈME

Il s'agit de processus de répétition à volume élevé avec des partenaires ou des clients où les documents sont automatiquement générés par le système, comme un portail bancaire ou d'assurance. Ils sont entièrement automatisés et parfaitement intégrés aux systèmes de base, de sorte qu'il n'y a pas de travail manuel nécessaire pour préparer les documents pour la signature. Par exemple, les demandes d'assurance, les demandes de prêt, les contrats financiers, les nouveaux contrats de compte et les permis et licences du gouvernement.

Dans ce scénario, le prix peut être négocié de différentes façons, en fonction de vos besoins et des volumes prévus. Le fourre-tout, c'est que lorsque vous commencez avec des signatures en e, vous ne savez pas nécessairement ce que sera l'adoption de l'utilisateur et les volumes.

C'est pourquoi vous devez rechercher un fournisseur de signature électronique qui est flexible et vous permet de tester l'adoption de l'utilisateur sur une période de temps, puis ajuste votre coût en conséquence. Le fournisseur devrait travailler pour vous trouver une structure de prix qui est juste pour tout le monde - que ce soit par document, par transaction ou des frais annuels fixes. Il s'agit d'une approche de bon sens qui assure une relation à long terme mutuellement bénéfique.

Ne négligez pas ces considérations 

Voici deux autres choses à considérer lors de l'évaluation du coût d'une solution de signature électronique qui pourrait vous faire économiser beaucoup d'argent à long terme (ou faire monter le coût total de la propriété si vous n'êtes pas au courant dès le début).

• Caractéristiques Coût:
  • Les solutions de signature électronique sont dotées d'une grande variété de fonctionnalités et de fonctionnalités. Demandez au fournisseur comment il fixe le prix de la solution et si vous devez payer des frais supplémentaires pour des capacités supplémentaires. Par exemple, les fonctionnalités d'authentification et les connecteurs^3rd party sont-ils inclus dans le plan de base ?
     
  • D'une manière générale, plus vos workflows de signature sont réglementés et complexes, plus vous avez besoin de fonctionnalités et de fonctionnalités. Recherchez des solutions avec la capacité de personnaliser les flux de travail et l'apparence de l'application, ainsi que de fortes capacités d'audit pour démontrer la conformité.
     
  • Pour ces raisons, il est important de choisir un fournisseur de signature électronique qui facture un prix pour l'ensemble de leur ensemble de fonctionnalités et de fonctionnalités est important - surtout si vous prévoyez de rouler des signatures e à travers vos opérations sur la route.
     
  • Cela permettra d'éviter toute mauvaise surprise. La dernière chose que vous voulez est un fournisseur de signature électronique qui nickels et vous nickels pour chaque fonctionnalité - aujourd'hui et que vos besoins se développent.

• Coûts d'échelle :
  • Une autre considération importante est le coût de mise à l'échelle et la gestion des signatures électronique dans l'ensemble de vos opérations et de différents secteurs d'activité.
     
  • Pour réduire les coûts, recherchez une solution qui prend en charge tous les environnements (sur site, cloud privé et cloud public), tout en utilisant la même base de code pour les trois environnements.
     
  • L'informatique et les politiques internes changent tout le temps. Cela vous donnera la flexibilité de choisir l'option de déploiement la plus appropriée pour chacun de vos flux de travail de signature, et les environnements changeants, si nécessaire.
     
  • En outre, une solution qui utilise la même base de code vous permettra de réutiliser le travail que vous avez fait dans une infrastructure dans une infrastructure différente, et de le rendre beaucoup plus facile à maintenir et à mettre à jour.

Prix E-Signature: La ligne de fond    

Lorsqu'un fournisseur de signature électronique est véritablement investi dans votre succès et qu'il veut établir une relation à long terme avec votre organisation, il fera ce qu'il faut pour assurer une solution rentable aujourd'hui et à long terme.

Cela commence par la compréhension que vos besoins vont changer avec le temps et la volonté d'ajuster les coûts et les termes du contrat avant même qu'ils aient expiré, à vous donner toutes les fonctionnalités et les outils dont vous avez besoin pour l'échelle e-signature rentable à travers votre Organisation.

En savoir plus

Pour en savoir plus sur les prix et d'autres critères de sélection qui vous permettront de réussir avec les signatures en ligne, lisez ce nouveau guide des Centres d'évaluation de la technologie : Critères d'évaluation clés pour les logiciels de signature électronique— Faire le bon choix pour l'efficacité économique etle service supérieur.

Cela fait partie d'une série de blog du Guide de l'acheteur. D'autres postes incluent:

• 10 questions que chaque acheteur devrait poser à son fournisseur e-Signature
• Comment savoir si un fournisseur de signature électronique est investi dans votre succès
• Comment les E-Signatures maximisent l'efficacité du flux de travail
• 7 façons de pérenniser votre investissement E-Signature
• 5 façons E-Signatures rendre plus facile de prouver la conformité