Comment les services RH doivent-ils envisager l'embauche et l'intégration à distance ?
L'évolution de la technologie a permis à de plus en plus d'organisations d'adopter un environnement de travail hybride ou à distance. Cela permet aux organisations d'accéder à un plus grand nombre de candidats qualifiés et a modifié les attentes des employés quant à la manière dont ils interagissent avec leur employeur. En conséquence, le rôle du département des ressources humaines (RH) s'en trouve complètement transformé.
Diverses avancées technologiques ont contribué à numériser les flux de travail des professionnels des RH, mais les outils qu'ils utilisent doivent évoluer pour répondre aux besoins changeants associés à l'acquisition de talents, à l'intégration des nouveaux employés et au soutien continu des employés à distance et sur site.
Le processus d'intégration à distance
Le processus d'intégration des nouveaux employés nécessite traditionnellement des signatures manuelles sur les contrats, les accords d'avantages sociaux, les informations relatives à la paie et d'autres documents relatifs à l'embauche. En fait, près de 60 % des professionnels des ressources humaines dans les PME utilisent encore du papier, des feuilles de calcul et d'autres outils manuels pour gérer leurs fonctions de recrutement, d'intégration et de gestion des talents. Cette méthode prend beaucoup de temps et présente un certain nombre de risques en matière de sécurité et de conformité.
Il n'est pas surprenant qu'en utilisant uniquement un processus manuel, plus de la moitié des départements RH manquent de personnel et travaillent au-delà de leur capacité, et 56% des professionnels RH disent que leur département n'a pas assez de personnel pour couvrir la charge de travail.
Le fait d'être en sous-effectif ne réduit pas le rôle essentiel que joue le département des ressources humaines dans l'expérience du nouvel employé. Les services RH doivent identifier et mettre en œuvre des méthodes plus efficaces pour mener à bien le processus d'intégration à distance.
L'utilisation d'un logiciel d'automatisation basé sur le cloud, par exemple, aide les départements RH à répondre aux besoins spécifiques liés à l'embauche et à l'intégration à distance en supprimant les tâches fastidieuses pour les professionnels des RH et les nouveaux employés. La création d'un processus d'intégration automatisé permet aux professionnels des ressources humaines d'établir un flux de travail numérique pour s'assurer que les nouveaux employés reçoivent automatiquement le document suivant à signer dans le cadre de leur processus d'intégration à distance, une fois que l'élément précédent a été complété. Une composante de ce processus s'étend également à l'utilisation de l'IA générative pour automatiser diverses tâches afin de réduire le temps d'onboarding et d'améliorer l'expérience des employés.
Lorsque vous utilisez un logiciel basé sur le cloud, il est toutefois important de prendre toutes les précautions de sécurité appropriées, telles que l'utilisation de la vérification des documents d'identité (IDV) dans vos documents. Cela permet de s'assurer que la personne qui reçoit le document est bien le destinataire prévu. Il est de plus en plus important de prendre les précautions qui s'imposent à la lumière des récentes informations sur le piratage informatique, notamment des informaticiens nord-coréens travaillant pour des entreprises du classement Fortune 100 afin de générer des revenus pour le gouvernement nord-coréen, et pouvant télécharger des logiciels malveillants dans la base de données de l'entreprise. S'assurer que vos signatures électroniques sont sécurisées est une étape cruciale de la sécurité, et ne doit pas être une réflexion après coup dans le processus d'embauche à distance.
Le rôle des signatures électroniques dans le monde de l'embauche à distance
Qu'il soit manuel ou semi-numérique, le processus d'intégration traditionnel peut être extrêmement long. L'attente de signatures physiques peut faire durer le processus d'intégration pendant des semaines. L'utilisation d'outils numériques pour rationaliser l'onboarding peut contribuer à réduire le temps nécessaire pour achever le processus de deux semaines à deux jours.
L'intégration d'une solution de signature électronique dans vos applications RH existantes peut encore améliorer l'expérience d'intégration à distance. La capture numérique des signatures électroniques dans le cadre de votre infrastructure technologique existante présente un certain nombre d'avantages. En voici quelques-uns
- La réduction du risque d'erreur humaine, comme l'égarement d'un document critique ou l'oubli de demander une signature sur un document
- Renforcer la sécurité en éliminant les facteurs de risque potentiels
- Amélioration de la rapidité et de l'efficacité de l'ensemble du processus
En outre, en intégrant les signatures électroniques dans vos applications RH existantes, vous minimisez le besoin d'archivage manuel et réduisez le risque d'erreurs de conformité ou d'inefficacité.
Utiliser les signatures électroniques pour améliorer l'intégration à distance
En utilisant des stratégies numériques intelligentes, comme l'intégration d'une solution de signature électronique directement dans vos applications RH existantes, les professionnels des RH peuvent intégrer les employés à distance plus rapidement et plus efficacement. Cela permet de démontrer la conformité, d'améliorer la productivité des RH et de créer une expérience positive d'intégration à distance.
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