Comment utiliser l'intégration de la signature électronique de OneSpan pour Workday ?
Les processus RH qui impliquent des signatures de candidats et d'employés sont souvent enlisés dans l'inefficacité et les tâches manuelles. Le recours à des processus manuels obsolètes ou partiellement automatisés fait perdre du temps et accroît les risques de sécurité pour votre organisation.
L'intégration prédéfinie de OneSpan pour Workday modernise et rationalise le processus de signature des documents. En travaillant directement dans votre application RH préférée, vous pouvez améliorer l'expérience des employés, augmenter la productivité et simplifier la conformité.
Cas d'utilisation : Automatisation déclenchée par un rapport Workday
Prenons l'exemple d'un scénario RH courant : un processus de signature récurrent qui doit avoir lieu une fois par an. Supposons par exemple que vos employés doivent signer pour attester qu'ils ont lu une politique d'entreprise mise à jour chaque année.
Voici comment procéder en quelques étapes simples :
- Votre administrateur OneSpan Sign définit la date et l'heure récurrentes pour chaque rapport afin d'envoyer les accords pour signature électronique.
- À ce moment-là, les employés reçoivent une notification par courrier électronique les invitant à signer le document.
- Les employés accèdent au document en toute sécurité et le signent numériquement.
- Les documents seront automatiquement marqués comme "complétés" une fois que toutes les signatures auront été capturées.
- Les documents signés sont ensuite stockés dans le profil Workday de chaque employé.
Cette gestion automatique des documents élimine le besoin de téléchargement manuel et garantit que tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans Workday.
Les documents signés sont disponibles sous forme de pièces jointes dans Workday. La pièce jointe se compose du document signé et de sa piste d'audit intégrée. La piste d'audit fournit un aperçu détaillé de l'ensemble du processus de signature. Votre organisation peut auditer l'ensemble du processus de signature afin de confirmer qui a signé le document, à quel moment et quelles modifications ont été apportées.
Dans ce blog, nous allons vous montrer à quel point il est facile d'utiliser notre intégration eSignature pour Workday.
Préparation
Ajoutez les noms des signataires à un rapport Workday.
Lancez le processus de signature électronique
L'administrateur OneSpan Sign définit la date et l'heure récurrentes pour chaque rapport afin d'envoyer automatiquement les demandes de signature. Ce paramètre est ajusté sur la plate-forme d'intégration OneSpan et peut être modifié directement par votre administrateur OneSpan Sign.
Collectez les signatures électroniques
À la date et à l'heure prévues, les employés reçoivent une notification par e-mail les invitant à signer le document. Ils accèdent au document en toute sécurité et le signent numériquement.
Stockage des documents signés électroniquement
Une fois que tous les employés ont signé, les documents sont automatiquement marqués comme "complétés" et stockés dans le profil Workday de chaque employé.
Cette gestion automatique des documents élimine le besoin de téléchargement manuel et garantit que tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans Workday, en tant que pièce jointe.
La pièce jointe est constituée d'un accord complété et d'une piste d'audit intégrée, qui fournit un aperçu détaillé de l'ensemble du processus d'eSigning.
Si cela s'avère nécessaire à l'avenir, votre organisation peut facilement vérifier le processus de signature, afin de confirmer qui a signé le document, à quel moment et si des modifications ont été apportées.
Vous souhaitez déployer cette intégration de la signature électronique dans votre organisation ? N'hésitez pas à nous contacter.
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