Transformer les entreprises grâce aux contrats électroniques
Le contrat est au cœur de toute transaction commerciale. Les contrats sont un élément fondamental de la conduite des affaires, mais leur gestion peut s'avérer complexe car ils impliquent souvent des parties prenantes internes et externes situées dans des lieux différents, voire dans des juridictions différentes. La simplification et la rationalisation du processus contractuel est l'une des principales raisons d'adopter les documents et contrats électroniques (eContracts).
Au-delà de la rationalisation du processus de gestion des contrats, le passage au numérique minimise les risques associés au système traditionnel basé sur le papier et ouvre la voie à des opérations commerciales plus efficaces, plus sûres et plus respectueuses de l'environnement.
Des secteurs comme les services financiers, les soins de santé, les assurances, l'immobilier, l'industrie manufacturière et d'autres encore ont tous trouvé des moyens d'intégrer les signatures électroniques dans les exigences particulières de leurs processus contractuels. En fait, l'adoption des contrats et des signatures électroniques a changé la donne pour de nombreuses entreprises, leur permettant de réduire la durée des cycles contractuels et d'accroître leur efficacité.
Le Grand Hôpital de Charleroi en est un bon exemple. Depuis 2011, le service informatique de l'hôpital utilise les signatures électroniques pour accélérer l'approbation des bons de commande, des factures et des contrats de service. Avant l'utilisation des signatures électroniques, il était difficile d'obtenir en temps voulu les approbations des responsables de l'hôpital, qui étaient souvent en réunion ou hors site. Cela retardait la livraison des fournitures urgentes. L'équipe informatique savait que si elle pouvait accélérer le processus, les biens dont l'organisation avait besoin seraient livrés plus tôt et utilisés plus rapidement.
"Aujourd'hui, je reçois un courriel sur mon smartphone me demandant de signer un document, et je le fais immédiatement", explique Nicolas Depasse, directeur adjoint des technologies de l'information de l'hôpital.
Aborder la légalité de l'automatisation des contrats
Pour profiter pleinement des avantages de la transformation numérique - rapidité, auditabilité, sécurité, économies et efficacité opérationnelle - la création, la signature et la maintenance des contrats électroniques doivent se faire par des moyens numériques. Les parties contractantes et les signataires peuvent accomplir l'ensemble du processus sans documents imprimés ni signatures à l'encre.
Les cadres juridiques du monde entier le confirment: les accords numériques sont aussi juridiquement contraignants qu'un contrat sur papier. Qu'il s'agisse de bons de commande, de contrats de vente ou de contrats de financement du commerce de détail, des contrats électroniques juridiquement contraignants de toutes sortes ont même été contestés et défendus devant les tribunaux. Aux États-Unis, la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN Act) et la loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA), ainsi que le règlement de l'Union européenne sur l'identification électronique, l'authentification et les services de confiance (eIDAS), affirment le statut juridique des enregistrements et des signatures électroniques dans le commerce.
Les arguments en faveur du changement : Avantages des contrats électroniques
L'adoption de contrats électroniques présente de nombreux avantages. La réduction de la consommation de papier permet de rationaliser les opérations et de promouvoir un modèle d'entreprise plus écologique. Elle permet également de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent en supprimant les réunions physiques et les envois postaux.
Les outils numériques permettent de créer des contrats plus rapidement, de les modifier plus facilement et de les stocker en toute sécurité. Les fonctions de sécurité et de conformité des contrats et des signatures électroniques - telles que le cryptage, l'authentification, les signatures numériques, les pistes d'audit et la marque blanche - offrent une protection accrue. Par exemple, les signatures électroniques renforcent la sécurité des documents grâce à des fonctions telles que les signatures numériques, qui garantissent l'intégrité des documents et rendent les documents électroniques inviolables.
En outre, la possibilité d'accéder aux documents à distance et de les intégrer à d'autres systèmes numériques offre une souplesse et une efficacité inégalées.
Le Jet Propulsion Laboratory (JPL) de la NASA, qui a mis en place des contrats électroniques, est une étude de cas convaincante illustrant ces avantages. Le JPL, dont le processus de passation de marchés était très gourmand en papier, a adopté OneSpan Sign pour que ses dossiers d'achat restent électroniques, de la demande d'achat à la clôture du marché. Cette initiative a non seulement permis de réduire le délai d'approbation des signatures internes de plusieurs semaines à quelques jours, mais elle a également permis de réaliser des économies initiales de 30 000 dollars dans un seul département.
La transformation a permis au JPL de gérer des milliers de contrats par an avec une plus grande productivité, en gérant un volume élevé de contrats de manière plus efficace. La transformation numérique a révolutionné la gestion des contrats en améliorant l'efficacité des flux de travail, en facilitant la gestion des fichiers et en améliorant l'accès aux données, ce qui a permis de réduire considérablement les coûts et l'impact sur l'environnement tout en prenant en charge le personnel mobile et à distance. Le succès du JPL illustre le potentiel de transformation des contrats électroniques et constitue un argument convaincant en faveur de leur adoption à plus grande échelle dans tous les secteurs d'activité.
Dans le cadre d'une transition similaire réussie des processus papier vers les processus numériques, une grande banque, la Banque de Montréal, a attribué une valeur de 8 cents à chaque morceau de papier imprimé au sein de son organisation. Cette démarche a permis à l'équipe chargée de la numérisation de convaincre la direction d'investir et de donner la priorité à l'initiative "zéro papier". Cette approche a également permis de créer un ensemble de paramètres pour mesurer la situation avant et après la numérisation : amélioration de la productivité et de la conformité, réduction des coûts et satisfaction des clients.
À l'heure où les entreprises de tous les secteurs cherchent à réduire leurs coûts et à accroître leur productivité, la conversion des contrats papier au format numérique est un moyen rapide d'atteindre ces résultats.
Les avantages concrets des contrats électroniques
Bien que les contrats traditionnels aient été la norme, le passage au numérique offre une souplesse et une sécurité que le papier ne peut égaler.
La ville de North Las Vegas a mis en place la technologie de signature électronique pour signer les documents officiels de la ville, mais elle l'utilise également pour signer les contrats relatifs à tous les biens et services qu'elle achète, ainsi que tous les bons de commande d'un montant supérieur à 10 000 dollars. Tous les documents signés au nom de la ville requièrent au moins deux signatures, et beaucoup en requièrent trois, explique Catherine Raynor, secrétaire municipale de North Las Vegas. La ville a configuré son utilisation de l'eSignature pour prendre en charge à la fois les signatures manuscrites numérisées et les signatures par clic ou par tapotement.
Cela permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité opérationnelle, explique Catherine Raynor. "La directrice de la ville est constamment en déplacement, mais elle peut facilement voir et signer des documents à l'aide de son téléphone, de son iPad, etc
Les fonctionnaires municipaux apprécient également que le logiciel leur permette de suivre et d'enregistrer toutes les données nécessaires sur les signataires de chaque document, à des fins d'audit et de droit des contrats.
contrats en ligne et signatures électroniques
Le passage à la contractualisation électronique est un processus complet qui ne se limite pas à la sélection d'un logiciel. Il implique l'intégration de solutions numériques dans les systèmes actuels et la formation du personnel à la gestion du changement. Ce changement stratégique nécessite d'évaluer les besoins de l'entreprise, d'explorer des solutions et de mettre en œuvre une plateforme qui permette l'évolutivité, la sécurité et la conformité juridique.
Le groupe TUI, la plus grande entreprise de loisirs, de voyages et de tourisme au monde, en est un excellent exemple : il a adopté la signature électronique pour appliquer efficacement les contrats B2B. Avant d'utiliser OneSpan Sign, le groupe TUI était confronté à des problèmes d'applicabilité de ses contrats en ligne avec ses agences de voyage partenaires.
En adoptant OneSpan Sign, TUI a non seulement rationalisé le processus de capture des signatures en ligne, rendant les contrats juridiquement contraignants et réduisant le risque financier, mais a également réalisé d'importants gains d'efficacité.
La solution a permis d'envoyer des contrats en masse, 750 contrats ayant été envoyés par un seul employé en une seule transaction. OneSpan Sign a également simplifié le processus de signature pour les partenaires commerciaux de TUI, qui ont pu signer sur n'importe quel appareil. Cette initiative montre comment une solution numérique évolutive, sécurisée et conforme peut transformer les opérations, comme en témoigne le projet de TUI d'étendre les signatures électroniques à diverses fonctions de l'entreprise et à des cas d'utilisation qui utilisaient traditionnellement des signatures physiques, tels que les ressources humaines et la comptabilité.
L'adoption de contrats électroniques est une étape décisive pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur efficacité opérationnelle, leur sécurité et leur responsabilité environnementale. Les avantages de la signature électronique des contrats - rationalisation des processus, accélération des délais d'exécution, réduction des coûts, amélioration de la sécurité et diminution de l'empreinte écologique - constituent des arguments convaincants en faveur de son adoption.
Alors que le monde des affaires continue d'adopter des solutions numériques, l'intégration des signatures électroniques dans les logiciels de gestion des contrats apparaît comme une stratégie clé pour réussir, marquant un nouveau chapitre dans l'efficacité opérationnelle et la compétitivité. Cette transition numérique rationalise les processus d'entreprise et contribue à un avenir plus durable.
Transformez dès aujourd'hui votre gestion des contrats électroniques. Inscrivez-vous à l'essai gratuit de OneSpan Sign et voyez comme il est facile de signer un contrat en ligne en quelques minutes. OneSpan Sign offre une gamme complète de fonctionnalités pour améliorer l'efficacité de la signature des contrats, telles que des modèles, des mises en page, des rapports, des rappels et des expirations, des tableaux de bord, des signatures en série et en parallèle, etc.
Essai gratuit
Essayez OneSpan Sign gratuitement pendant 30 jours
Voyez comme il est facile de créer, d'envoyer et de signer des accords numériques en toute sécurité.
Essayez maintenant