État du Michigan

Les services de gestion des documents du ministère de la technologie, de la gestion et du budget du Michigan (DTMB) ont lancé une plateforme de signature électronique à l'échelle de l'État en tant que service centralisé destiné à faciliter les processus de signature entre les employés de l'État, les entreprises et les citoyens.

L'intérêt des services de gestion des documents pour les signatures électroniques a été stimulé par le désir de gagner en efficacité tout en garantissant l'authenticité et l'intégrité du processus de création de documents. En tirant parti des signatures électroniques, ils pouvaient automatiser leurs flux de travail et réduire la complexité et les retards liés à la gestion d'activités telles que la mise à jour des calendriers de conservation et d'élimination et de nombreux autres processus basés sur l'acheminement de documents papier pour signature physique.

Après un processus d'évaluation approfondi, le DTMB du Michigan a choisi de déployer la solution de signature électronique sécurisée et juridiquement contraignante de OneSpan Sign sous la forme d'un service partagé interdépartemental. Ce modèle de mise en œuvre s'est avéré le plus efficace lorsque le COVID-19 a entraîné la mise en place de nouvelles mesures de distanciation sociale dans le Michigan et dans l'ensemble du pays.

Le défi

Il n'existait pas d'outil, de méthodologie ou de pratique recommandée cohérente pour l'acheminement des documents à signer. Dans certains cas, les équipes ont commencé à ajouter des images de leurs propres signatures sur les documents, mais cette méthode n'était pas sécurisée. En raison de l'absence d'une piste d'audit complète et de la possibilité de modifier les documents pendant la signature, les preuves de la piste d'audit étaient dispersées dans plusieurs courriels, et les images de signature initiales n'étaient pas légalement applicables.

L'impression et la télécopie de copies physiques présentaient également des risques pour la sécurité, car de nombreux formulaires pouvaient être laissés à la vue de tous. Grâce à un flux de travail numérique de bout en bout, les données sensibles peuvent être protégées contre toute interception indésirable.

Chaque fois que des documents sont imprimés, signés, faxés ou scannés, la qualité du texte et des signatures diminue, ce qui peut entraîner des difficultés de lecture des documents et des signatures. Pour ces raisons, Record Management Services a entrepris d'évaluer et de sélectionner une solution de signature électronique sécurisée et juridiquement contraignante.

Alors que les unités opérationnelles s'orientent de plus en plus vers les documents électroniques et la collecte de signatures, OneSpan permet de s'assurer que les documents restent inchangés pendant le processus de signature et que l'authenticité des signatures est vérifiable.

Évaluation et sélection

Dans un premier temps, l'équipe de projet a dressé une liste de plus de 125 exigences anticipées. Elle a également invité ses pairs à revoir la liste et à y ajouter les besoins manquants. Parmi les exigences les plus importantes, citons

• Un niveau élevé d'intégrité des documents
• Documents signés et inviolables
• Pistes d'audit
• Un fournisseur de solutions expérimenté
• Solution en nuage hébergée dans une instance FedRAMP
• Excellente expérience numérique pour les signataires et les expéditeurs
• Solution portant la marque de l'État du Michigan
• Emails envoyés via les serveurs de l'Etat
• Haut degré d'automatisation avec des modèles et des mises en page
• Signature de groupe permettant à un destinataire de signer pour un groupe
• Flux de travail flexibles
• Administration des rôles des utilisateurs pour limiter la visibilité des documents en fonction de l'unité de travail et des besoins de l'entreprise
• Single Sign-On (SSO) pour les expéditeurs
• API robustes pour de futures intégrations
• Rapports et analyses pour mieux comprendre les améliorations à apporter
• Envoi en masse d'une transaction à un grand nombre de signataires
• Capacités de signature par clic et de capture de signature en fonction des besoins des différents départements

Le processus de sélection a débuté par une demande de proposition (RFP), à la suite de laquelle un comité d'évaluation conjoint (JEC) a évalué plusieurs solutions sur la base de leur conformité aux exigences définies, des références clients, d'une démonstration en douceur et d'une solide stratégie de formation et de support.

OneSpan Sign a été sélectionné comme la solution qui pouvait répondre à leurs besoins tout en offrant la meilleure valeur du point de vue de la licence et de la formation.

Le déploiement

L'approche privilégiée par les services de gestion des archives a été de lancer OneSpan Sign en tant que service partagé à l'échelle de l'État, qui pourrait être exploité par tous les niveaux des services gouvernementaux de l'État. Il s'agissait d'une méthode plus souple et plus évolutive pour mettre en œuvre les signatures électroniques dans plusieurs unités administratives.

L'État du Michigan s'est associé à Novinzio, un revendeur à valeur ajoutée qui possède une connaissance approfondie des produits et une grande expérience de l'intégration, pour l'aider à mener à bien le projet.

Une fois le projet déployé, l'équipe des services de gestion des documents a envoyé des bulletins d'information et des courriels de masse à toutes les divisions de l'État pour promouvoir le nouveau processus de signature électronique. En outre, le bouche-à-oreille a joué un rôle important dans l'obtention d'une plus grande adhésion, les employés partageant leurs nouvelles expériences de signature électronique avec leurs collègues. Cela a permis à la solution de gagner en importance dans les agences de l'État du Michigan.

Presque tous les cas d'utilisation peuvent être classés dans les catégories B2E, B2B ou B2C :

• Approbation des factures
• Approbation mensuelle des cartes d'achat
• Contrats et avis de modification
• Approbation des calendriers de conservation et d'élimination
• Formulaires annuels de ressources humaines
• Horaires de travail alternatifs
• Formulaires scolaires associés aux subventions COVID-19

Lorsqu'une nouvelle unité commerciale a demandé des capacités de signature électronique, les services de gestion des documents ont présenté une démonstration interactive, afin que les personnes présentes puissent voir l'expérience de l'expéditeur et du signataire. Une fois leur compte approvisionné, les coordinateurs locaux du service d'assistance ont organisé des formations et ont servi de première ligne d'assistance pendant la phase de démarrage. Des fiches de conseils en ligne et des vidéos enregistrées ont également été mises à la disposition des utilisateurs pour qu'ils puissent les consulter en cas de besoin.

Les résultats

OneSpan Sign a été mis en production en mars 2020 et, en décembre, plus de 9 600 transactions avaient été traitées. Dans de nombreux cas, de nouvelles unités commerciales ont pu être opérationnelles avec les signatures électroniques en moins d'une semaine. À ce jour, plus de 1 000 utilisateurs ont été formés à l'utilisation de OneSpan Sign, 90 % des cas d'utilisation de base nécessitant moins de 30 minutes de formation.

De nombreuses unités opérationnelles ont bénéficié de la réduction des coûts du papier, des fournitures et des frais d'envoi. L'accélération du processus de signature a également permis d'accroître la productivité. Par exemple, les calendriers de conservation et d'élimination sont désormais complétés et signés deux fois plus rapidement, ce qui fait passer le délai de signature de 100 à 50 jours en moyenne, certains étant même signés en 10 jours.

Tout aussi important, les transactions OneSpan Sign sont entièrement cryptées et l'authentification multifactorielle est disponible pour fournir une couche supplémentaire de sécurité. À l'issue d'un processus de signature électronique, tous les documents, les pistes d'audit associées et les résumés des preuves peuvent être automatiquement téléchargés.

Enfin, en raison des mesures de distanciation sociale prévues par le COVID-19, l'acheminement physique des documents à signer est devenu difficile, voire impossible dans certains cas. L'adoption de OneSpan Sign a permis de créer une méthode efficace et efficiente de remise des documents aux collègues et aux clients.

Conclusion

Le lancement de la signature électronique dans l'État du Michigan a largement coïncidé avec le début de la pandémie. Heureusement, le département de la technologie, de la gestion et du budget de l'État a apporté son soutien à chaque département afin d'aider à maintenir les services gouvernementaux numériques pendant cette période.

À l'avenir, comme de nombreux organismes publics et leurs clients s'habituent de plus en plus aux interactions en ligne et à distance, les signatures électroniques continueront certainement à proliférer au sein du gouvernement de l'État. Avec OneSpan Sign déployé en tant que service partagé, le DTMB de l'État du Michigan a jeté les bases d'une efficacité accrue grâce à la transformation numérique.

OneSpan bénéficie de la confiance des plus grandes institutions financières et compagnies d'assurance du monde, ainsi que des gouvernements fédéral et locaux. Avec des décennies d'expérience dans les domaines de la signature électronique, de l'intégration numérique et de la sécurité des transactions, OneSpan fait partie intégrante de la transformation numérique tout en maintenant des pistes d'audit et une sécurité de haut niveau. Pour en savoir plus sur les solutions gouvernementales de OneSpan, cliquez ici.