Pour que toutes les missions spatiales de la NASA puissent avancer, la division des acquisitions du JPL traite chaque année des milliers de contrats avec ses 10 000 fournisseurs. Ces contrats peuvent aller de centaines de millions de dollars à de petites commandes de 1 000 dollars ou moins. Cependant, l'environnement contractuel existant était complexe et basé sur le papier, chaque contrat pouvant être associé à des milliers de documents. Le JPL avait pour objectif de créer un système sans papier dans lequel les dossiers d'achat resteraient électroniques, de la demande à la clôture.

En moins de deux ans, avec un budget très limité et en partenariat avec son service informatique interne, l'équipe du JPL a conçu un réseau d'acquisition interactif (IAN). Grâce à ce système, le JPL a pu numériser l'ensemble du processus de passation des marchés, créer des contrats électroniques, les acheminer pour examen et signature électronique, et automatiser le stockage et la clôture. OneSpan Sign est un élément clé de cette initiative de dématérialisation des contrats

Bien que la division des acquisitions ait été la première à se passer complètement de papier, le laboratoire a adopté une approche d'entreprise et a standardisé une solution de signature électronique unique pour tous ses besoins futurs. Comme d'autres capacités, telles que la comptabilité centralisée ou les services de ressources humaines, les signatures électroniques seront mises en œuvre sous la forme d'un service partagé auquel toutes les divisions pourront facilement accéder. Cela permet d'offrir une solution uniforme à travers le JPL, d'économiser du temps de développement, d'accélérer le déploiement des signatures électroniques et de créer une expérience utilisateur cohérente.

Le défi

Outre la réduction de la consommation de papier, des coûts et des délais, la refonte du système de passation des marchés du JPL a été motivée par des facteurs tels que :

• La nécessité de soutenir une main-d'œuvre de plus en plus mobile et distante
• Les contraintes liées à l'espace de bureau
• Les problèmes liés au partage des fichiers et à la collaboration, au stockage du papier, à la gestion des dossiers et à l'archivage à long terme
• Le coût des services de messagerie et d'affranchissement
• La pression exercée pour accélérer les délais d'exécution des projets

En outre, le temps nécessaire à l'obtention des signatures et à la clôture des contrats est resté important. Par exemple, le personnel passait beaucoup de temps à distribuer manuellement des dossiers papier dans l'ensemble de l'établissement pour qu'ils soient signés en interne, à des moments qui nécessitaient un trafic piétonnier important entre plusieurs bureaux et bâtiments.

Dans l'ensemble, le processus de saisie manuelle des signatures pouvait prendre de 2 à 6 semaines. Selon le contrat, les exigences en matière de signature peuvent aller d'une signature unique à huit niveaux de gestion différents, plus un examen juridique. En outre, certains contrats doivent être examinés par l'agence commanditaire du JPL, la NASA. Ces chiffres ne tiennent pas compte du temps nécessaire à l'entrepreneur, qui peut ajouter jusqu'à un mois à la durée totale du processus.

Exigences et évaluation

Conformément aux meilleures pratiques, le JPL a réuni très tôt les membres de l'équipe de projet pour déterminer la marche à suivre. Il s'agissait d'un groupe pluridisciplinaire de 50 parties prenantes issues des services des acquisitions, des comptes fournisseurs, du service juridique et de l'informatique du JPL.

La sécurité informatique a été chargée d'étudier les fournisseurs de solutions de signature électronique et les avantages et inconvénients de chacun d'entre eux. L'équipe a examiné l'état de l'industrie et a établi une liste restreinte de solutions. Bien qu'elle ait procédé à une évaluation approfondie de la sécurité de chacune d'entre elles, les aspects sécuritaires de OneSpan Sign l'ont distinguée.

L'un des principaux facteurs de différenciation de OneSpan Sign est sa piste d'audit robuste, qui offre une protection supérieure grâce à la capture d'une piste d'audit détaillée. Il est ainsi facile de reproduire exactement ce qui s'est passé au cours de la cérémonie de signature et de démontrer la conformité aux auditeurs.

En outre, comme la piste d'audit est intégrée et voyage avec le document, JPL est indépendant du fournisseur, ce qui signifie qu'il n'est pas nécessaire d'aller en ligne sur les serveurs OneSpan Sign pour vérifier l'authenticité d'un document signé électroniquement. Ces caractéristiques permettent à JPL de répondre à ses exigences en matière de sécurité et d'auditabilité.

Les avantages

Depuis, le JPL a complètement transformé son processus de passation de marchés. Le service des acquisitions utilise les signatures électroniques dans le système IAN depuis moins d'un an, mais sur la base des 5 000 premiers contrats signés électroniquement, l'équipe a déjà constaté d'importants avantages en termes de productivité. Grâce à la numérisation des contrats, le personnel gagne un temps considérable lors du processus de signature ainsi que lorsqu'un document doit être retravaillé.

Alors que les signatures électroniques sont actuellement utilisées par 140 membres du personnel du service des acquisitions du JPL, la technologie sera déployée dans l'ensemble du laboratoire sous la forme d'un service partagé auquel toutes les divisions pourront facilement accéder, ce qui permettra d'étendre à tous le retour sur investissement du passage au numérique.

Résumé du retour sur investissement

• Le personnel peut se consacrer à ses responsabilités essentielles : La collecte des approbations de signature en interne prenait de 2 à 6 semaines. Désormais, cela se fait en quelques jours. De plus, il n'y a plus de temps perdu à rechercher manuellement des bons de commande, des factures et d'autres documents contractuels.
• Dans une seule de ses organisations départementales, le JPL a pu économiser 30 000 dollars par an grâce à la réduction des contrats de location d'imprimantes et de photocopieuses et à la diminution des quantités d'encre, de toner et de fournitures pour les classeurs. Ce chiffre n'inclut pas les économies réalisées sur les frais de messagerie et de courrier, qui, une fois comptabilisées, seront considérables.
• Moins de papier, moins d'erreurs : Auparavant, les contrats étaient imprimés et rangés dans des classeurs. En cas d'erreur dans l'un des contrats figurant dans les classeurs, les administrateurs de contrats devaient réimprimer et refaire. Ce travail manuel appartient désormais au passé.
• Archivage automatisé des contrats signés électroniquement.
• Amélioration de l'accès mobile.
• Meilleure collaboration.

Conclusion

L'une des principales leçons à tirer de cette expérience est que, même au sein d'une grande organisation, un seul département peut jouer un rôle de catalyseur. Comme l'a démontré la JPL Acquisitions Division, un groupe de travail peut mettre en place une solution transformatrice et permettre une expansion progressive des opérations numériques dans l'ensemble de l'organisation.

OneSpan Sign a acquis une grande expérience dans la mise en œuvre de contrats sans papier pour le gouvernement et les entreprises de toutes tailles. Il s'agit notamment du groupe financier de l'état-major interarmées des États-Unis pour le traitement des acquisitions, du système d'offres électroniques de la General Services Administration, des cours supérieures de Californie, d'IBM et de bien d'autres encore. Les signatures électroniques permettent à des organisations comme celles-ci de numériser en toute sécurité leurs processus contractuels, d'accélérer les processus internes et d'encourager l'innovation.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des signatures électroniques dans les contrats électroniques, cliquez ici.

Aperçu de l'environnement informatique du JPL

• Microsoft Office : Les contrats sont créés à l'aide de Word et d'Excel
• Microsoft OneNote : Reproduit le même aspect et la même sensation que les classeurs à trois anneaux qu'ils avaient dans le passé, mais au format numérique
• Microsoft SharePoint : Utilisé pour acheminer les contrats et sert également de référentiel documentaire
• Microsoft InfoPath : Pour les formulaires numériques
• Une large sélection d'outils Oracle : Y compris le module d'achat Oracle
• Portail de contrats électroniques : Les parties externes accèdent en toute sécurité aux documents qu'elles doivent signer

Autres ressources sur les contrats électroniques :

Présentation vidéo : IT Heroes Showcase : Initiative de passation de contrats sans papier au Jet Propulsion Laboratory (JPL)