Plus que de simples générateurs de signatures, les plateformes de signature électronique sont des piliers essentiels des stratégies de numérisation des activités dans de nombreux secteurs. En remplaçant les processus papier dépendant des signatures manuscrites par un processus numérique utilisant des signatures électroniques, les organisations peuvent rationaliser les flux, créer des efficacités et construire une meilleure expérience client directement par simple contact e-mail.
Continuité des affaires : pourquoi vous avez besoin d'une signature électronique ou en ligne
De nombreux secteurs s'orientent vers la numérisation en tant que stratégie concurrentielle pour gagner en efficacité et répondre aux préférences et aux demandes des clients, d’autant plus que la pandémie de COVID-19 a révélé l'importance des signatures électroniques et des processus à distance pour assurer la continuité des activités.
Lorsque les mandats gouvernementaux en réponse à la pandémie ont imposé des protocoles de distanciation sociale, les canaux d'affaires traditionnels sont devenus immédiatement indisponibles et intégralement gérés à distance, ce qui a soulevé bon nombre de questions à propos du fonctionnement de tels processus et de l’éventuelle existence d’une assistance adaptée. Pour maintenir la continuité des activités, un déploiement ad hoc d'un logiciel de signature électronique comme OneSpan Sign a permis aux entreprises de continuer à servir leurs clients en toute sécurité. Outre les entreprises, les indépendants et les freelances ont également bénéficié des outils de type générateur de signatures électroniques en ligne.
Comment signer électroniquement un document avec ma signature ?
Dans le tutoriel vidéo ci-dessus, nous expliquons comment les agences d'assurance, les institutions financières, les agences gouvernementales, les grandes et les petites entreprises peuvent créer des signatures à l'aide de la solution de signature électronique OneSpan Sign.
Les indications présentées supposent que le signataire a reçu son invitation à signer électroniquement des documents sur son adresse e-mail ou via son numéro de téléphone. Attention, cela est différent d’une simple signature e-mail :
- 1. En tant que signataire, vous recevez une notification par courrier électronique envoyée à votre adresse e-mail, que ce soit Outlook, Gmail ou un autre client de messagerie.
- 2. Dans l'invitation électronique, accédez au document à signer en cliquant sur le lien.
- 3. À l'étape suivante, en fonction du document en question, il peut vous être demandé de signer un formulaire de divulgation et de consentement à la signature électronique. Il suffit de cliquer sur la case à cocher pour confirmer que vous avez pris connaissance du document, puis de déplacer votre curseur pour cliquer sur le bouton Accepter.
- 4. Vous accédez ensuite au(x) document(s) nécessitant votre signature. Vous remarquerez également un aperçu du document dans la barre d'outils de gauche. Cette barre d'outils affiche tous les documents à signer dans le cadre de cette transaction.
- 5. Au cours de cette étape, vous ou vos signataires devez apposer une signature sur le(s) document(s). Cliquez sur le champ de signature, qui fonctionne comme un "bouton de signature". Remplissez ensuite tous les autres champs du formulaire et cliquez sur Confirmer. Vous pouvez aussi toucher pour signer sur un appareil mobile en utilisant votre doigt ou un stylet. Vous apposerez ainsi votre propre signature sur le document. Vous pouvez également téléverser une image de votre signature qui sera utilisée à cette étape par le générateur de signature en ligne. OneSpan Sign appliquera votre nouvelle image de signature si elle a été définie dans les paramètres de votre compte.
- 6. Répétez l'étape 5 pour toutes les autres transactions.
- 7. Bravo ! Vous avez maintenant signé le document !
Parcourez d'autres tutoriels vidéo sur la création de signatures électroniques pour tous vos documents Microsoft Word, fichiers PDF et autres documents importants dans le centre de ressources OneSpan :
- Comment signer électroniquement un document à partir d'un courriel
- Expérience de signature électronique de OneSpan Sign
- Application mobile OneSpan Sign : Comment envoyer et signer électroniquement des documents
Avantages de la signature de documents par e-mail avec OneSpan Sign
- Expérience supérieure : Obtenez des taux d'achèvement plus élevés grâce à un marquage personnalisé et offrez à vos clients la possibilité de signer où et quand ils le souhaitent, sur leur appareil préféré, qu’il soit fixe ou mobile.
- Facilité d'intégration : Grâce à nos API ouvertes et à nos kits de développement logiciel (SDK) entièrement pris en charge, vous pouvez accélérer le processus d'intégration et déployer rapidement les signatures électroniques.
- Sécurité avancée : OneSpan Sign assure le cryptage des signatures numériques et répond aux normes de sécurité du cloud les plus élevées au monde.
- Assurance d'une identité forte : Exploitez les méthodes de vérification et d'authentification de l'identité pour vous assurer que vos signataires sont bien ceux qu'ils prétendent être avant d'interagir avec vos documents.
- Conformité accrue : OneSpan Sign répond aux normes relatives aux signatures électroniques simples, avancées et qualifiées dans les pays qui ont adopté des lois définissant les types de signatures.
- Efficacité des processus : Favorisez l'efficacité dans votre organisation grâce à des modèles réutilisables, des règles de flux de travail, un créateur de documents intuitif par glisser-déposer et des processus numériques.
FAQ : Quels documents peuvent bénéficier des signatures électroniques ?
Les signatures électroniques et les créateurs de signature sont utilisés dans de nombreux secteurs et organisations, notamment les institutions financières, les compagnies d'assurance, les coopératives de crédit, les agences gouvernementales ou encore les grandes et les petites entreprises.
Les organisations utilisent de plus en plus d’outils générateurs de signatures, et ont ainsi numérisé leurs processus de signature pour signer les PDF et autres documents électroniques, avec une simplicité d’utilisation comparable à celle d’une classique signature e-mail. Les documents numériques courants signés à l'aide de signatures électroniques sont les suivants :
- Documents juridiques
- Conventions d'ouverture de compte
- Demandes d'emploi
- Rapports de dépenses
- Contrats
- Accords avec les clients
- Bons de commande
- Déclarations fiscales
- Et plus de docs