Signature manuscrite en ligne : définition et comparatif avec les autres types de signatures

Signature manuscrite, signature électronique et signature numérique

Avant de commencer, il est important de définir et de distinguer les termes. La signature manuscrite, la signature électronique et les signatures numériques sont des notions connexes dont l'utilisation et la signification se chevauchent, mais elles ne sont pas synonymes.

Qu'est-ce qu'une signature manuscrite ?

Une signature traditionnelle à l'encre humide est une signature appliquée à l'aide d'outils analogiques, tels qu'un stylo à encre ou le graphite d'un crayon, appliquée à un document physique, tel qu'une feuille de papier. Depuis des décennies dà travers le monde , les gens ainsi que les entreprises se sont fiés aux signatures manuscrites pour les contrats et les documents, et c'est généralement la première chose à laquelle on pense quand on parle de signature.

Signature électronique

Une signature électronique reproduit l'objectif et la signification d'une signature manuscrite, mais par des moyens numériques. En utilisant une plateforme de signature électronique, un logiciel peut créer et appliquer une signature électronique à un document numérique. Il existe trois types de signatures électroniques généralement reconnus, chacun ayant ses propres normes.

La signature électronique simple : La signature simple a la forme de base d'une signature et n'a pas d'exigences spécifiques ni de normes de sécurité. Une image au format .jpg d'une signature manuscrite collée dans un document Word est un exemple de signature électronique. Il s'agit de la forme de signature la plus faible et la moins admissible en termes d'applicabilité et de droit.
La signature électronique avancée (AES) : une signature électronique avancée comprend des normes d'authentification et de sécurité qui permettent de vérifier l'identité du signataire et l'authenticité de la signature. Il s'agit du type de signature électronique le plus couramment utilisé.
La signature électronique qualifiée (QES) : le troisième type de signature comprend les normes de sécurité d'une AES avec une étape supplémentaire. La signature doit inclure un certificat numérique d'un fournisseur de services de confiance, qualifié pour vérifier la signature.

Enfin, une signature numérique n'est quant à elle pas une signature à proprement parler, contrairement aux termes examinés ci-dessus. Au contraire, la signature numérique est une technologie de cryptage/décryptage qui prend en charge la sécurité de l'AES et du QES.

Inconvénients des signatures manuscrites

Depuis plus de vingt ans, l'adoption de la signature électronique s'accroît à mesure que les organisations font face aux défis et aux inconvénients liés au recours aux signatures physiques.

Délai d'exécution : les processus numériques sont plus rapides que les processus physiques. Les processus opérationnels physiques typiques impliquent l'envoi de documents papier, l'organisation de réunions en personne pour examiner les contrats, la photocopie, l'archivage et la révision des documents. Toutes ces étapes augmentent le temps nécessaire à la réalisation de vos documents.
Coût : Au temps s’ajoutent les coûts. L'achat, l'impression de chaque page et le stockage du papier entraînent des coûts, éliminés par un processus numérique.
Destinataires : le logiciel de signature électronique permet à une organisation d'envoyer le même document à signer à plusieurs destinataires. Les signataires peuvent signer simultanément ou non, à leur convenance. Comparez cela à la logistique nécessaire, à l'organisation de plusieurs réunions avec différents signataires en cas de processus complexes.
Conservation et récupération des documents : il est essentiel de pouvoir récupérer un contrat pour régler les litiges. La conservation d'une copie papier du contrat expose votre organisation à un risque accru d’erreur humaine ou à l'endommagement des archives.
Responsabilité sociale : les signatures électroniques sont un choix plus écologique que le maintien de processus dépendant du papier. La signature électronique permet de réduire considérablement la quantité de papier dans vos processus de vente et d'accueil et de vous orienter vers un modèle d'entreprise plus durable.

Principales raisons de donner la priorité aux solutions de signatures électroniques

Signer n'importe où, n'importe quand : OneSpan Sign permet aux signataires de signer quand et où ils le souhaitent. Que ce soit en ligne ou hors ligne, à la maison ou au bureau, vous pouvez effectuer des transactions à distance et demander des signatures.
Technologie adaptée aux appareils portables : OneSpan Sign a été conçu en tenant compte des mobiles et prend en charge tous les types d'appareils portables, y compris les iPads Mac iOS, les iPhones et les tablettes et smartphones Android.
Modèles réutilisables de signature électronique : exploitez les modèles de documents réutilisables et l'automatisation pour rationaliser votre processus de signature. Même la création d'un nouveau document est simple et intuitive grâce à notre outil de création de documents par glisser-déposer.
Flux de travail numériques : les signatures électroniques sont la pierre angulaire des processus numériques. Assurez la continuité des activités avec vos équipes et établissez des services entièrement à distance avec des signatures électroniques.
Signature sécurisée : OneSpan Sign offre un niveau élevé d'assurance d'identité avec des options de vérification d'identité et d'authentification biométrique. En outre, la technologie de signature numérique et les sceaux d'inviolabilité protègent le document entre les signataires.
Conformité : OneSpan Sign est conforme aux normes ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Type II, HIPAA, FedRAMP et à d'autres exigences strictes.

Comment ça marche : ajouter une signature à vos documents électroniques

Ce tutoriel montre comment la solution de signature OneSpan Sign (anciennement eSignLive) peut être utilisée pour signer numériquement des documents, tant par les entreprises, pme, multinationales, freelances ou encore institutions. La vidéo et les instructions écrites supposent que le signataire a déjà reçu l'invitation à la demande de signature par le biais de son service de courrier électronique :

Ouvrez l'invitation par courriel qui se trouve dans votre boîte de réception. A l'intérieur, cliquez sur le bouton pour être redirigé vers le document dans OneSpan Sign et accéder à l’intégralité du menu.
Ensuite, il vous sera peut-être demandé de remplir un formulaire de divulgation et de consentement à la signature électronique selon le besoin. Il y a une case à cocher qui indique que vous avez lu le document. Une fois terminé, cliquez sur le bouton “Accepter” pour passer au document électronique suivant.
Un aperçu de chaque document à signer apparaît dans le menu de gauche de l'interface utilisateur. L'exemple vidéo ci-dessus suppose qu’il y a deux documents à signer pour cette transaction.
Il est maintenant temps de signer électroniquement le document. Cliquez sur le champ “Signature” pour insérer votre signature. Il se peut que vous deviez remplir des champs de formulaire supplémentaires. Naviguez dans le document et fournissez toutes les informations nécessaires.
Répétez l'étape 4 pour tous les documents. Ensuite, cliquez sur "Confirmer" dans le menu.
Félicitations ! Vous avez appliqué avec succès une signature électronique à votre document en utilisant OneSpan Sign !

Parcourez d'autres tutoriels vidéo sur la création de signatures électroniques pour tous vos documents numériques et accords importants dans le support de ressources OneSpan :

Questions fréquemment posées sur les signatures électroniques

Les signatures électroniques sont-elles légales ?

Oui. Les signatures électroniques et les outils de signature électronique peuvent être utilisés pour signer des documents, des transactions électroniques ou d'autres contrats sous forme électronique. Des lois sur les signatures électroniques ont été adoptées dans plus de 60 pays pour réglementer et établir leur utilisation. Voici quelques exemples notables de lois sur la signature électronique :

Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) : États-Unis
Loi sur les transactions électroniques universelles (UETA) : États-Unis
eIDAS : Union européenne

Quand faut-il utiliser une signature manuscrite plutôt qu'une signature électronique ?

Dans presque tous les cas, une signature électronique peut être utilisée à la place d'une signature à l'encre manuscrite, mais il existe des exceptions. Pour plus de détails sur ce point, reportez-vous aux exigences légales et aux réglementations en vigueur dans votre pays.

Un exemple courant de documents juridiques pour lesquels une signature électronique n'est pas acceptable est le cas où un notaire est requis. Cependant, de nombreux gouvernements ont mis en œuvre des ordonnances d'urgence en 2020 pour permettre la notarisation en ligne à distance (RON). RON permet aux notaires et au signataire de remplir et d'authentifier des contrats sans se rencontrer en personne. Ces réglementations peuvent cependant parfois avoir expiré. Consultez les lois locales pour plus d'informations.

OneSpan Sign peut-il appliquer ma signature comme une signature manuscrite ?

OneSpan Sign aide les organisations à numériser leurs processus et à obtenir le consentement de leurs signataires grâce à des signatures électroniques sûres et fiables. Toutefois, OneSpan Sign propose également une fonctionnalité permettant aux signataires de téléverser une image au format .jpg ou .png de leur signature pour l'utiliser dans les documents. En outre, les signataires peuvent choisir de dessiner leur signature en utilisant leur doigt ou un stylet sur le pavé tactile ou sur un écran tactile pour créer leur signature en temps réel.

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