Comment utiliser l'intégration de la signature électronique de OneSpan pour Greenhouse ?
L'inefficacité et les étapes manuelles compliquent les tâches RH qui nécessitent des signatures.
Les processus traditionnels d'intégration et d'embauche des employés impliquent des formalités administratives fastidieuses. Les processus papier prennent du temps, présentent des risques pour la sécurité de l'entreprise et donnent une mauvaise première impression aux futurs employés. Les processus manuels introduisent des erreurs, telles que des documents égarés ou des signatures manquantes, et augmentent le risque de non-conformité en raison de lacunes dans la gestion des documents.
L'intégration d'eSignature de OneSpan pour Greenhouse vous permet de gérer le processus de signature des documents directement dans votre application Greenhouse, améliorant ainsi l'expérience utilisateur des candidats et des employés, ainsi que celle de votre équipe RH. L'intégration renforce l'efficacité et la productivité et contribue à rationaliser la conformité.
Vue d'ensemble
Voici comment cela fonctionne en quelques étapes simples :
- Le responsable de l'acquisition de talents crée l'offre et génère une lettre d'offre à l'aide d'un modèle de document préparé.
- Dans la section "Détails de l'approbation", il sélectionne l'approbateur. Le statut de l'approbation devient "En attente"
- L'approbateur est notifié, examine l'offre et l'approuve. Une fois l'offre approuvée, le processus de signature électronique est déclenché automatiquement.
- Le candidat reçoit un courriel l'invitant à signer électroniquement le document. Une fois qu'il a signé, son statut devient "Embauché" dans Greenhouse.
- Les détails de la transaction et le document signé sont stockés dans Greenhouse sous "Signed Offer Documents".
Cette gestion automatique des documents élimine la nécessité d'un téléchargement manuel et garantit que tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans Greenhouse.
Les documents signés sont disponibles en tant que pièces jointes directement dans l'opportunité. La pièce jointe est constituée du document signé et de sa piste d'audit intégrée. La piste d'audit fournit un aperçu détaillé de l'ensemble du processus de signature. Votre organisation peut vérifier l'ensemble du processus de signature, y compris qui a signé le document, quand il a été signé et toutes les modifications apportées.
Dans ce blog, nous allons vous montrer comment il est facile d'utiliser notre intégration eSignature pour Greenhouse.
Préparation
Le responsable de l'acquisition des talents se connecte à Greenhouse, sélectionne le candidat et le fait passer à l'étape "Offre".
L'étape suivante consiste à créer l'offre dans Greenhouse. Une fois l'offre prête, le Talent Acquisition Manager génère la lettre d'offre en utilisant un modèle de document qui a déjà été préparé et étiqueté par votre administrateur. Vous pouvez également étiqueter et télécharger votre document vous-même.
Dans la section "Détails de l'approbation", il y a des étapes définies à suivre pour que l'offre soit approuvée. Le responsable de l'acquisition de talents sélectionne le nom de l'approbateur et le statut de la demande d'approbation passe à "En attente".
Lancez le processus de signature électronique à l'aide de l'intégration de la signature électronique de OneSpan
L'approbateur reçoit une notification l'informant qu'une demande est en attente.
Il l'examine et l'approuve. Une fois la demande approuvée, une action automatique lance le processus de signature électronique, envoyant l'accord en externe pour signature électronique.
Collecte des signatures électroniques
Le candidat reçoit une notification par courrier électronique l'invitant à signer électroniquement le document. Il accède au document en toute sécurité et le signe numériquement.
Stockage des documents signés électroniquement
Une fois que toutes les signatures requises ont été obtenues, le statut du candidat devient "Embauché" dans Greenhouse.
Une fois la procédure de signature terminée, les détails de la transaction, y compris l'identifiant et le statut de la transaction, peuvent être consultés dans Greenhouse dans la section "Détails de la candidature".
Le document signé est automatiquement stocké dans Greenhouse et peut être trouvé dans la section "Documents de l'offre" sous "Documents de l'offre signés".
Cette gestion automatique des documents élimine la nécessité d'un téléchargement manuel et garantit que tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans Greenhouse.
La pièce jointe se compose d'un accord complété et d'une piste d'audit intégrée, qui fournit un aperçu détaillé de l'ensemble du processus de signature électronique.
Si nécessaire dans le futur, votre organisation peut facilement auditer le processus de signature, pour confirmer qui a signé le document, quand, et si des modifications ont été faites.
Vous souhaitez déployer cette intégration de la signature électronique dans votre organisation ? N'hésitez pas à nous contacter.
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