Etes-vous en mesure de prouver la conformité aux vérificateurs externes?

Lorsque les entreprises réglementées font l’objet d’une vérification de conformité,on leur demande souvent de prouver le processus d’affaires exact qu’elles ont suivi. Cela s'applique à la fois aux transactions orientées vers le client et aux contrôles internes. Dans ce cadre, les vérificateurs recherchent également un dossier de chaque fois que des documents clés ont été touchés, quand et par qui.

Que vous soyez une société pharmaceutique de suivi des substances contrôlées, un organisme gouvernemental faisant l'objet d'une vérification financière ou un prêteur hypothécaire se préparant à la nouvelle réglementation TRID, il ya une pression croissante pour documenter pleinement vos processus et décisions. Si votre entreprise n'a pas systématiquement suivi et enregistré toutes les actions et maintenu des dossiers fiables, vous risquez de ne pas être en mesure de démontrer la conformité.

Guide du débutant sur les signatures électroniques

Ce document de préparation essentiel de 24 pages présente des concepts juridiques et des enjeux clés importants pour la création de processus d’affaires numériques qui font appel aux signatures électroniques.

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e-SignLive offre une couche supplémentaire de protection intégrée des sentiers d'audit précisément à cette fin. On l'appelle e-Témoin. Il vous donne une piste d'audit du processus exact utilisé pour capturer les signatures.

En fait, e-SignLive capture toutes les « empreintes digitales numériques » que les clients et les employés quittent au fur et à mesure qu'ils passent par un processus de signature, et offre deux types de pistes d'audit qui aident à renforcer votre position juridique et de conformité :

• Piste d'audit documentaire (ce que le signataire a signé) : La piste d'audit du document contient le certificat numérique utilisé pour signer, ainsi que l'image de bloc de signature, l'horodatage et les informations d'identification uniques du signataire. Le document et les signatures électronique qu'il contient sont scellés avec une signature numérique pour garantir l'intégrité et l'authenticité du dossier signé électronique. Particulièrement pertinent dans un processus multisignataire, e-SignLive fixe et verrouille indépendamment chaque signature et toutes les données saisies par chaque signataire indépendamment des autres. Ainsi, lorsque vous examinez la piste de vérification, même des années plus tard, il est clair qui a signé quoi, dans quel ordre, à quelle heure, etc.
   
• Piste d'audit de processus (comment le signataire a signé) : La fonction e-Témoin fournit un contexte pour la façon dont un enregistrement électronique a été présenté, examiné et signé - et permet de rejouer les transactions écran par écran, même des années plus tard. En fait, American Banker a déclaré que « les banques doivent être en mesure de démontrer que les documents des clients sont protégés et qu'ils ne peuvent pas être modifiés après leur signature. Ils doivent également être en mesure de démontrer le processus, jusqu'aux captures d'écran spécifiques que le client voit, pour mettre une signature électronique sur un document."

Notre solution de signature électronique résonne bien avec les personnes de droit et de conformité que nous parlons parce qu'elle leur fournit une visibilité directe dans quand et comment la transaction a eu lieu - quelque chose qui n'est tout simplement pas possible dans le monde du papier.

La capacité brevetée d'e-SignLive à capturer un enregistrement complet du processus de signature est unique sur le marché. Les fournisseurs E-Signature comme DocuSign ne sont même pas près d'offrir une piste d'audit de processus et leurs solutions sont insuffisantes lorsqu'il s'avère la conformité. Avec e-SignLive, toutes les actions prises par chaque signataire sont enregistrées, y compris le passage au document suivant ou à la page Web; en cliquant sur un bouton; l'application d'une signature; et le téléchargement de copies complètes de documents après le fait. La date et l'heure sont enregistrées pour chaque action et e-SignLive capture également les adresses IP. Les pistes de vérification des documents et des processus que nous offrons sont incluses dans notre service sans frais supplémentaires, car il s'agit d'une police d'assurance gratuite pour vos besoins en matière de vérification et de conformité.

Ce que disent vos pairs

L'une des moyens pour les gestionnaires de processus d'affaires d'évaluer la force des capacités d'audit et de preuves d'une solution est de publier des utilisateurs sur des sites d'examen de logiciels d'entreprise comme G2 Crowd.  Voici un échantillon de ce que les utilisateurs, les gestionnaires de processus d'affaires et les cadres disent à propos d'e-SignLive:

• « Nous aimons la saisie complète des données médico-légales de l'événement de signature. [...] Nous avons examiné à la fois DocuSign et e-SignLive par Silanis. Nous avons choisi Silanis en fonction des raisons ci-dessus. (Sponsor exécutif en fiserv)
   
• « Les problèmes juridiques, de confidentialité et de sécurité ne sont pas liés à la technologie e-SignLive. Des examens distincts par ces équipes au cours de notre organisation ont conclu que l'intégrité des systèmes d'e-SignLive était inégalée. (Sponsor exécutif en assurance)
   
• « La conformité et le soutien réglementaire d'e-SignLive sont de premier ordre. » (Martha S., Spokane Teachers Credit Union)
   
• Pour entendre le directeur financier des chefs d'état-major interarmées des États-Unis, M. Dennis Savage, parler de l'impact des signatures électronique sur l'auditabilité, regardez cette webémission.

e-SignLive a prouvé qu'elle atténuait le risque de non-conformité en appliquant les règles d'affaires et de flux de travail et en capturant les pistes d'audit les plus solides et les plus complètes du marché. Pour voir comment vos agents de conformité peuvent recréer le processus de signature lors des vérifications, réservez une démonstration personnelle en nous contactant au 1-888-745-2647. Ou en savoir plus en téléchargeant ce livre blanc: Pourquoi ESIGN n'est pas suffisant: Comment réduire les risques juridiques et de conformité avec E-Signatures.