Les intégrations d'applications Microsoft pré-intégrées augmentent la productivité et la sécurité

De nombreuses organisations s'appuient sur les applications Microsoft pour travailler, mais beaucoup de ces applications n'ont pas la capacité de signature électronique requise pour les processus d'entreprise complexes. Cela nécessite l'intégration d'une solution d'eSignature.

Or, une intégration API/SDK classique nécessite un développement. Ce processus nécessite beaucoup de ressources et de temps et, s'il n'est pas effectué correctement, il peut avoir diverses conséquences, allant d'une mauvaise expérience pour l'utilisateur final à des problèmes de risque, de sécurité et de conformité, en passant par des flux de travail complexes et fastidieux et des erreurs humaines.

Et s'il existait une solution d'eSignature pré-construite qui élimine les défis des intégrations traditionnelles d'eSignature ?

Examinons quelques-uns des défis que pose l'intégration d'une solution de signature électronique et la manière dont une solution préétablie de OneSpan peut les atténuer.

Comprendre les défis posés par les intégrations traditionnelles de signatures électroniques

L'intégration des signatures électroniques dans les processus existants par le biais d'une API ou de SDK nécessite d'importantes ressources de développement. Pourtant, de nombreuses entreprises ne disposent pas des ressources internes, et souvent du budget, nécessaires pour intégrer ces solutions de manière efficace.

Au-delà de la complexité et des contraintes de ressources des équipes internes, les flux de travail qui ne sont pas entièrement numérisés présentent également des défis. Parfois, ces flux de travail impliquent de nombreuses étapes manuelles ou le passage d'une application à l'autre. Malgré tous les efforts déployés, les processus manuels sont toujours sujets à des erreurs : l'utilisateur peut saisir des informations incomplètes, inclure des détails erronés ou mal orthographiés, ou oublier d'ajouter des données importantes.

Cela pose le problème de l'auditabilité. Les flux de travail complexes peuvent poser des problèmes de conformité, en particulier dans les secteurs réglementés, et les opérations manuelles peuvent augmenter le risque de non-conformité en raison d'erreurs ou d'oublis dans la gestion des documents. Tout cela peut être difficile à suivre en cas d'audit.

OneSpan Sign pour Microsoft

OneSpanpropose une approche moderne qui permet aux entreprises d'intégrer en toute transparence OneSpan Sign directement dans leurs applications Microsoft et leurs flux de travail existants. L'intégration de OneSpan Sign dans les applications Microsoft présente un certain nombre d'avantages.

1. Gestion de flux de travail complexes

Au lieu d'ajouter de la complexité à des flux de travail déjà complexes, les intégrations prédéfinies de OneSpan permettent à vos employés d'initier la signature de documents directement à partir de l'application Microsoft qu'ils utilisent.

Par exemple, les employés peuvent lancer un processus de signature électronique lorsqu'ils modifient l'étape d'une opportunité dans Microsoft Dynamics. Les coordonnées du destinataire peuvent être collectées directement à partir de l'opportunité, ce qui élimine la nécessité d'une saisie manuelle des données. Le document lui-même peut être récupéré automatiquement, plutôt que d'être téléchargé manuellement, et stocké automatiquement dans l'environnement Microsoft une fois terminé, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de stimuler la productivité.

2. Gestion des documents

Les entreprises peuvent rationaliser la gestion des documents pour s'assurer que les documents signés sont automatiquement stockés dans les applications Microsoft.

Par exemple, votre organisation peut stocker une piste d'audit, ainsi que les documents signés, dans l'opportunité Microsoft Dynamics où le processus d'eSignature a commencé. Vous pouvez également choisir de stocker ces informations dans un répertoire ou un dossier SharePoint.

Un autre avantage de la gestion automatique des documents est qu'elle élimine le risque d'envoyer le mauvais document ou d'égarer les documents signés. Cela garantit que tous les documents signés sont traités de manière sûre et précise dans votre environnement Microsoft préféré.

3. Conformité et sécurité

OneSpan Sign est doté de fonctions de sécurité intégrées - telles que le cryptage, l'authentification, les pistes d'audit et les contrôles d'accès - combinées à des flux de travail automatisés pour aider à réduire les risques.

En outre, OneSpan Sign s'appuie sur la technologie blockchain pour garantir l'intégrité et la viabilité des documents dans le temps. Votre organisation peut ainsi vérifier à tout moment la validité du contenu des documents, les horodatages des signatures électroniques et les horodatages des signatures numériques à l'aide de certificats qui fournissent une preuve d'origine indiscutable.

Ces fonctions de sécurité contribuent à établir la confiance et à répondre à des exigences réglementaires importantes, à des procédures judiciaires ou à des besoins d'investigation.

Comment fonctionnent les intégrations d'applications Microsoft prédéfinies de OneSpan ?

Dans la plupart des cas, les intégrations d'applications Microsoft prédéfinies suivent un processus similaire.

1. 1. Le processus de signature du document est déclenché par la réalisation d'une action directement dans l'application Microsoft préférée de l'expéditeur.
2. 2. Le destinataire reçoit une notification par courrier électronique l'invitant à signer le document.
3. 3. Le destinataire peut accéder au document en toute sécurité et le signer numériquement.
4. 4. Une fois que toutes les signatures requises ont été recueillies, le document est automatiquement marqué comme complet.
5. 5. Une fois le processus de signature terminé, les documents signés sont automatiquement stockés à l'emplacement souhaité dans l'application Microsoft (c'est-à-dire dans un dossier SharePoint).
6. 6. Tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans l'environnement Microsoft, conformément aux exigences réglementaires et aux normes industrielles.
7. 7. Les organisations peuvent vérifier l'ensemble du processus de signature, y compris le nom de la personne qui a signé le document, la date de signature et les éventuelles modifications apportées.

OneSpan permet une approche moderne des intégrations de signature électronique

OneSpan Sign for Microsoft est une solution complète conçue pour améliorer l'expérience des utilisateurs, rationaliser les processus de signature des documents et faciliter la conformité. En supprimant les processus manuels et fastidieux précédemment associés à l'intégration d'une solution de signature électronique dans les applications Microsoft, les entreprises peuvent améliorer leur productivité et renforcer la sécurité afin d'assurer leur réussite.

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OneSpan Sign for Microsoft

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