L'efficacité en action : Comment notre équipe RH mondiale utilise son propre logiciel de signature électronique

En tant qu'entreprise internationale, notre équipe RH est en contact avec des employés et des candidats du monde entier. Une partie du travail consiste à faire signer les documents à des fins de conformité et juridiques, à protéger les données sensibles et à maintenir des enregistrements sécurisés.

Il y a quelques années, nous avons réalisé que les processus papier ralentissaient les opérations pour tout le monde, de notre personnel RH aux employés, aux candidats à l'embauche et même aux partenaires et aux fournisseurs. Un exemple simple est celui des candidats qui n'avaient pas d'imprimante et qui devaient faire un aller-retour d'une heure au bureau juste pour signer leur lettre d'offre. Ce genre d'histoire a mis en évidence l'importance de la mise en œuvre d'une solution numérique pour l'équipe de OneSpan afin d'améliorer l'efficacité et l'expérience de toutes les personnes impliquées.

C'est ainsi qu'est née notre solution de signature électronique : OneSpan Sign for HR. Sa mise en œuvre dans nos flux de travail RH a transformé la façon dont nous naviguons dans le processus de signature, ce qui a finalement permis d'améliorer l'expérience de signature pour toutes les parties. OneSpan Sign for HR nous a également permis de nous passer du papier, ce qui a accru la productivité et l'efficacité de l'entreprise grâce à l'automatisation.

Voici un aperçu des défis que nous avons dû relever au sein de notre département RH, de la solution que nous avons mise en œuvre et des résultats obtenus.

Les défis : Contraintes de ressources et processus papier

Quel que soit le secteur ou la taille de l'entreprise, les services RH s'enlisent dans des processus manuels et sont submergés par une grande quantité de documents physiques. Qu'il s'agisse de la signature des lettres d'offre ou de la sécurisation de la documentation des employés, l'équipe des ressources humaines a fort à faire, souvent sans disposer d'un personnel suffisant pour faire face à la charge de travail. OneSpan n'a pas dérogé à la règle.

Bien que la pandémie ait changé beaucoup de choses - notamment en forçant les organisations à explorer des solutions d'accords numériques pour mieux gérer les processus d'embauche à distance - toutes les entreprises n'ont pas suivi le mouvement. En fait, nombre d'entre elles demandent encore aux nouveaux employés d'imprimer, de signer et de numériser leur lettre d'offre signée.

Les processus papier de notre équipe RH n'étaient pas toujours les plus efficaces. Outre les nombreux points de friction pour les employés et les candidats lorsqu'il s'agit de signer des documents, nous avions également de nombreux processus manuels qui introduisaient un risque d'erreur humaine.

Nous devions rationaliser nos processus pour accroître l'efficacité de l'équipe RH. Nous voulions également améliorer l'expérience des employés, et ce, sans sacrifier la sécurité.

La solution : OneSpan Sign for HR

OneSpan Sign for HR est une solution de signature électronique qui permet à des équipes comme la mienne de numériser leurs processus. En rationalisant le flux de travail des RH au niveau de l'embauche, de l'intégration, de la gestion des avantages sociaux et de l'exclusion, nous avons constaté des économies de temps et d'argent dans tous les domaines, avec une moyenne de cinq minutes gagnées par demande de signature.

"Lorsque j'ai commencé à travailler pour OneSpan, nous utilisions OneSpan Sign pour la plupart de nos signatures aux États-Unis ", explique Abby Kehe, Global HR Operations Manager à Chicago. "Plus nous l'avons socialisé en interne et plus nous l'avons utilisé, plus nous avons gagné en efficacité. C'est en économisant du temps et des efforts manuels pour l'équipe des RH que nous avons constaté les plus grands gains d'efficacité"

Pour vous donner un exemple, Abby explique que "ce qui est bien avec OneSpan Sign, c'est l'aspect du suivi. Nous savons que les nouveaux embauchés sont très sollicités au cours des premières semaines et qu'il y a beaucoup de paperasse à remplir. Mais avec OneSpan Sign, il est très facile pour nous, les RH, de cliquer sur cet e-mail de rappel plutôt que d'aller sur leur bureau ou de leur envoyer un message sur Teams pour leur demander de remplir la paperasse. OneSpan Sign est tout simplement un moyen plus facile de rester au courant de tout

Elle ajoute : " La fonction Fast Track de OneSpan Sign for HR permet de publier un formulaire PDF à signer, ce qui fait une réelle différence lorsque les mêmes formulaires doivent être signés à plusieurs reprises. Par exemple, nous avons un formulaire de dépôt direct pour les employés américains qu'ils mettent à jour s'ils doivent modifier leurs informations bancaires. Plutôt que de préparer et d'envoyer manuellement le formulaire à chaque employé, j'ai créé un modèle dans OneSpan Sign et j'ai ajouté l'URL à l'intranet, de sorte que je n'ai plus qu'à leur envoyer le lien pour remplir le formulaire. Je n'ai donc qu'à leur envoyer le lien pour qu'ils remplissent le formulaire. Il n'y a qu'une seule étape, ce qui est extrêmement facile, et le lien peut être utilisé à tout moment à l'avenir

Reconnaissant que les besoins de chaque organisation sont différents et que les différences régionales ont également un impact sur les équipes RH, OneSpan Sign for HR est flexible, ce qui permet aux équipes d'atteindre leurs objectifs spécifiques.

Pour ce faire, la solution est disponible en deux versions : autonome et intégrée.

• Service cloud autonome: La mise en œuvre des signatures électroniques OneSpan Sign dans le flux de travail des opérations RH permet aux équipes RH de tirer parti de la solution de signature électronique pour capturer les signatures plus rapidement tout en réduisant le travail manuel.
• Intégration: OneSpan Sign for HR s'intègre facilement aux outils RH existants, notamment Workday et Greenhouse. Les équipes peuvent ainsi naviguer facilement dans les processus d'embauche et d'intégration tout en améliorant l'expérience numérique. Découvrez comment Workday eSignature rationalise les processus RH.

Les résultats : Meilleur et plus rapide

Après avoir mis en œuvre OneSpan Sign for HR, notre équipe RH a bénéficié d'une plus grande flexibilité, d'une meilleure expérience pour les expéditeurs et les signataires et d'un gain de temps considérable.

Flexibilité

Avec des activités mondiales, nous devons répondre à des exigences géographiques uniques. OneSpan Sign for HR offre à notre entreprise la flexibilité nécessaire pour respecter les réglementations locales, notamment le règlement eIDAS de l'UE, le ZertES de la Suisse et les lois ESIGN et UETA des États-Unis, sans introduire de processus nouveaux ou plus complexes.

En Belgique, par exemple, notre équipe juridique exige que les RH et les signataires, qu'il s'agisse de candidats ou d'employés, utilisent des signatures électroniques qualifiées. OneSpan Sign étant intégré à itsme, notre équipe RH peut facilement le faire dans le service autonome OneSpan Sign.

Transformation numérique des RH

OneSpan Sign facilite l'ensemble du processus de signature électronique. Svitlana Horbach, généraliste RH basée en Belgique, nous a confié que signer une lettre d'offre et remplir les formulaires d'embauche peut être stressant pour les nouveaux embauchés et que, par conséquent, il arrive qu'ils oublient une page.

nous devions alors revenir en arrière et leur demander "S'il vous plaît, pouvez-vous signer l'autre page ? Avec OneSpan Sign, c'est moins stressant. Les gens savent où cliquer. Ils n'ont qu'à appuyer sur un bouton et la page est signée. Il n'y a pas d'erreur possible", a-t-elle ajouté.

Kai Chun Tam, coordinateur des ressources humaines basé à Montréal, s'est fait l'écho de la valeur de la transformation numérique pour les ressources humaines en soulignant la manière dont elle rationalise les processus. "J'utilise OneSpan Sign pour les dossiers des nouveaux embauchés, les lettres d'offre et la documentation. Nous apprécions la fonctionnalité d'ordre de signature des destinataires. Nous pouvons nous assurer que la personne A signe avant la personne B, ce qui permet d'éviter les erreurs dans les cas où le représentant des RH doit signer avant l'employé, par exemple."

L'utilisation de OneSpan Sign for HR garantit également que les documents sont stockés numériquement et que les employés et les RH ont accès à tous les documents complétés. Il fournit une piste d'audit numérique pour assurer la conformité et intègre une sécurité de niveau bancaire pour préserver la sécurité des informations sensibles.

Avantages de l'intégration

Nous avons commencé à utiliser l'intégration de Workday et avons constaté des avantages immédiats. Notre équipe RH basée aux États-Unis envoie désormais des lettres d'offre aux candidats plus rapidement, sans avoir à répéter de nombreuses étapes inutiles comme c'était le cas auparavant.

"Avant de mettre en place cette intégration, il y avait tellement de parties dans notre processus où nous saisissions les mêmes informations à plusieurs endroits différents. Nous les tirions d'un système, les mettions dans Workday, puis les insérions dans une lettre d'offre. Désormais, grâce à l'intégration de OneSpan Sign à Workday, les informations circulent d'un système à l'autre, jusqu'à la lettre d'offre et vice-versa ", explique Abby.

"En conséquence, l'expérience de l'utilisateur s'est beaucoup améliorée de notre côté. La rationalisation s'est considérablement améliorée. Et le processus d'envoi de la lettre d'offre s'est considérablement accéléré", ajoute-t-elle. "L'archivage automatique des documents signés est également très utile. C'est une chose de moins à laquelle nous devons penser"

Nous joignons le geste à la parole

OneSpan for HR a aidé OneSpan à rationaliser ses opérations RH en supprimant les processus manuels et fastidieux. L'équipe RH de OneSpan n'a plus besoin d'effectuer un suivi manuel et d'imprimer, de numériser et de sauvegarder les documents. Dans la plupart des cas, l'équipe gagne cinq à six minutes par transaction ou demande.

L'adoption d'une approche dématérialisée de la documentation RH pour l'intégration et le cycle de vie des employés apporte également une plus grande flexibilité à l'équipe. Le recours à l'automatisation améliore l'expérience de l'utilisateur sans sacrifier la sécurité et tout en facilitant la conformité avec les réglementations régionales.

Rationalisez le flux de travail de vos opérations RH

Découvrez comment OneSpan Sign for HR peut vous aider à améliorer votre workflow RH.

En savoir plus