La convergence de la mobilité, du cloud, de l'évolution de la réglementation et des nouvelles attentes des clients a créé des conditions gagnantes pour les signatures électroniques, dont l'adoption s'accélère parmi les vendeurs de titres et de produits d'assurance. En conséquence, plusieurs idées clés ont émergé dans cette catégorie. Nous les présentons ici, à travers l'histoire de PlanMember Securities Corporation.

Basé en Californie, PlanMember Securities est un courtier national indépendant de premier plan, spécialisé dans les services de retraite, qui gère plus de 6 milliards de dollars d'actifs. En tant que courtier et conseiller en investissement agréé dans les 50 États, PlanMember se spécialise dans le marché des 403(b). Il s'agit d'un plan d'épargne-retraite à imposition différée similaire au 401(k), principalement destiné aux établissements d'enseignement et aux organisations à but non lucratif. PlanMember est un prestataire agréé par 3 000 employeurs et a accès à 6 000 autres. La société compte environ 450 conseillers financiers agréés, un nombre croissant de centres financiers à travers le pays et plus de 140 000 comptes clients.

Il y a trois ans, PlanMember a adopté un système de gestion des documents sans papier. Cependant, en raison de la nécessité de faire signer les clients, de grandes quantités de papier circulaient encore entre les conseillers, ce qui entraînait un effet domino en termes de coûts, de retards et de risques.

Pour faire passer sa force de vente au traitement sans papier, PlanMember a mis en œuvre l'application de remplissage de formulaires en ligne Laser App Anywhere, qui est intégrée à OneSpan Sign. Ensemble, les deux plateformes permettent aux conseillers de PlanMember, qui souhaitent traiter les nouvelles affaires à partir de leurs ordinateurs portables et de leurs tablettes, de bénéficier d'un processus de traitement direct à 100 %.

Grâce à l'intégration étroite offerte par OneSpan Sign et Laser App, PlanMember peut rapidement offrir à ses conseillers un moyen entièrement numérique de conclure des affaires avec des clients sur le terrain en utilisant la méthode du clic pour signer. Il n'est plus nécessaire de scanner les documents pour les réintégrer dans le système à la fin de la journée. OneSpan Sign permet aux conseillers de PlanMember d'exécuter des transactions d'une manière qui rend la société exceptionnellement facile à traiter, tout en éliminant la paperasserie NIGO et en réduisant le coût de la conclusion des affaires.

Le premier processus à utiliser les signatures électroniques est l'ouverture de nouveaux comptes. Il s'agit de l'ouverture de nouveaux comptes ou de l'ajout de produits nouveaux ou supplémentaires pour un titulaire de compte existant. Les signatures des clients sont généralement requises sur les documents suivants

• Le formulaire de demande d'ouverture de nouveau compte (4 à 8 pages)
• Profil du client/de l'entité (3 pages)
• Profil d'investissement (4 pages)
• Le formulaire de transfert (2 pages)

Pour PlanMember, l'objectif est que les ouvertures de nouveaux comptes se fassent sans papier dans la mesure du possible. PlanMember automatise également d'autres transactions, telles que les transferts, les prêts et les distributions.

Perspective 1 : Les processus en ligne peuvent en fait être moins risqués que les processus sur papier

Il est impossible d'éviter les contraintes de conformité et de réglementation liées à l'ouverture de nouveaux comptes pour des produits de valeurs mobilières. Cependant, les courtiers peuvent éviter les inefficacités et les erreurs causées par les processus manuels sur papier en utilisant des signatures électroniques et des formulaires électroniques. Le fait est que les documents non conformes (NIGO) représentent un risque et une dépense importants pour les institutions financières, et leur correction coûte trois à quatre fois le coût d'un processus direct et sans erreur.

La maîtrise de la manière dont les transactions des clients sont exécutées est le principal moteur de l'adoption de la signature électronique dans le secteur du courtage. Selon Terry Janeway, directeur de l'exploitation de PlanMember, "lorsque nous passons à un processus direct, nous avons la possibilité de mettre en place des contrôles sur le processus afin de garantir que la demande est complète à 100 %"

PlanMember étant basé en Californie mais réalisant des transactions à l'échelle nationale, de Hawaï à New York, l'élimination de la paperasserie NIGO était d'autant plus importante qu'il existe un décalage horaire entre le siège social et la côte Est. Sur papier, les demandes sont soumises par courrier de nuit. Par conséquent, toute anomalie dans les documents d'un client n'est souvent découverte qu'à la fin du jour ouvrable suivant, alors que les bureaux de la côte Est sont déjà fermés - ce qui retarde encore le processus. La signature électronique et le traitement direct éliminent ces retards.

OneSpan Sign contribue à renforcer la position de PlanMember sur le plan juridique et de la conformité :

Conseil n°2 : Choisissez une solution qui s'intègre à vos plates-formes quotidiennes

OneSpan reconnaît que les signatures électroniques ne sont qu'une étape (certes très importante) du nouveau flux de travail des entreprises. Il est donc logique d'intégrer le processus de signature électronique dans les systèmes et processus existants afin de garantir une expérience simplifiée tant pour les signataires que pour les utilisateurs professionnels. La dernière chose que souhaite une société de courtage est d'obliger les conseillers à lancer une application distincte simplement pour envoyer des documents à signer ou suivre l'état des transactions e-signature en cours. En intégrant les signatures électroniques directement dans les applications électroniques quotidiennes, les sociétés de courtage permettent aux employés et aux représentants de.. :

• Travailler plus efficacement en saisissant rapidement et avec précision les données des clients dans les formulaires électroniques
• Lancer la transaction de signature électronique directement à partir des applications qu'ils utilisent déjà
• Obtenir des documents signés électroniquement par le client en quelques clics (les documents sont déjà préparés pour recevoir des données et des signatures électroniques, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de positionner manuellement des champs de texte ou des blocs de signature dans un document)
• Archivage automatique de l'enregistrement final dans n'importe quel système d'entreprise

Dans le cas de PlanMember, OneSpan Sign et Laser App se sont associés pour offrir une solution intégrée de traitement des nouvelles affaires. Laser App remplit automatiquement les formulaires électroniques de PlanMember avec des données provenant du CRM du conseiller ou du système de gestion des clients de PlanMember. Les documents sont ensuite transmis en toute transparence à OneSpan Sign pour signature électronique. Une fois les formulaires signés, OneSpan Sign renvoie les documents à PlanMember pour un traitement numérique continu. Tout cela en quelques secondes et en quelques clics.

Insight 3 : Écoutez vos conseillers

PlanMember s'attend à un taux d'adoption élevé de la part de ses conseillers, car ce groupe souhaite depuis longtemps pouvoir effectuer des transactions par voie électronique, que ce soit en face à face ou en libre-service à distance. En fait, l'initiative de PlanMember en matière de signature électronique a été motivée autant par les conseillers sur le terrain, qui souhaitaient un environnement sans papier, que par le siège social. Comme les conseillers numérisaient déjà les documents dans le flux de travail dématérialisé de PlanMember, ils étaient à l'aise avec le concept d'opérations sans papier.

Avant la signature électronique, une fois que le client avait signé la demande, le conseiller scannait les documents signés à la main et les téléchargeait à l'aide du système interne PlanMember Partners. Une fois la transaction approuvée par le mandant, le conseiller envoyait les originaux sur papier directement au prestataire de services d'investissement pour qu'il les vérifie et les soumette à l'approbation. (Dans le cas de la plate-forme PlanMember à compensation automatique, il n'est pas nécessaire d'envoyer d'autres documents par la poste après le téléchargement)

En tant que propriétaire de la relation client, les conseillers savaient qu'ils pouvaient créer une première impression positive en utilisant les signatures électroniques pour l'accueil des clients. L'automatisation du tout premier contact du client avec son courtier crée une première impression durable d'efficacité et de professionnalisme. Les conseillers savaient également que la capacité de signature électronique et le STP leur permettraient d'offrir une meilleure expérience à leurs clients. Il s'agit notamment de s'assurer que les clients ne sont pas rappelés après coup pour leur demander de prendre le temps, malgré leur emploi du temps chargé, de participer à un deuxième rendez-vous simplement pour corriger des erreurs et signer à nouveau des documents.

Avec une force de vente aussi étendue géographiquement, PlanMember avait besoin d'une solution de signature électronique suffisamment flexible pour prendre en charge une variété de cas d'utilisation, d'appareils et d'environnements, qu'il s'agisse d'une signature électronique en face à face sur un ordinateur portable ou une tablette - ou même d'une capture de signature à distance avec le client qui clique pour signer par le biais d'un navigateur web sur son ordinateur personnel.

Les conseillers de PlanMember pourront bientôt tout faire directement à partir de leurs ordinateurs portables et de leurs iPads, plus rapidement et plus efficacement. "Aujourd'hui, les affaires évoluent à la vitesse du mobile. Les conseillers sont connectés et en ligne et ne peuvent pas être attachés à des imprimantes et des photocopieuses. Il est clair qu'ils doivent être en mesure de répondre au client au moment où celui-ci se trouve en face d'eux et souhaite faire des affaires", déclare Rahim Kaba, directeur du marketing des produits de signature électronique chez OneSpan.

Insight 4 : Commencez simple et développez par étapes

Dans le cadre d'une initiative de modernisation plus vaste, PlanMember s'est rendu compte qu'il devait améliorer la façon dont la documentation client circulait dans l'entreprise. L'objectif ultime était de remplacer le papier par un traitement direct. Cependant, comme beaucoup d'autres organisations de services financiers, PlanMember a réussi en adoptant une approche progressive de l'automatisation, les signatures électroniques venant compléter la dernière pièce du puzzle.

• Phase 1 : les opérations d'arrière-guichet sont devenues sans papier - imagerie des documents signés
• Phase 2: Soumissions électroniques depuis le terrain (sans signatures électroniques) - toujours uniquement l'imagerie
• Phase 3 : déploiement du projet pilote Laser App Anywhere avec les représentants sur le terrain - signature et données avec les images, pas de ressaisie des données, pas besoin de scanner les documents
• Phase 4 : lancement complet de la signature électronique sur le terrain - processus entièrement dématérialisé à l'échelle de l'entreprise

Le projet de dématérialisation est une initiative interdépartementale à laquelle participent les équipes informatiques, commerciales, marketing, opérationnelles, juridiques et de conformité, qui ont toutes été impliquées dès le début. Dans le cadre de ce projet plus vaste, PlanMember a procédé à la cartographie des flux de travail, à la réorganisation des processus, à la formation et à des programmes pilotes. Ils ont également développé un nouveau système de saisie des ordres et un moteur de flux de travail, y compris des systèmes tels que Laserfiche pour l'imagerie, le flux de travail et la reconnaissance des documents.

Conclusion

Aujourd'hui, les grandes entreprises adoptent la signature électronique dans le cadre d'initiatives plus vastes d'automatisation et de transformation. Pour passer au tout numérique, un certain nombre de technologies doivent fonctionner ensemble, et les signatures électroniques sont au cœur de cet écosystème. Pour PlanMember et ses conseillers en investissement, la plateforme Laser App associe la capacité de signature électronique de OneSpan Sign et le remplissage de formulaires, afin de permettre aux conseillers de se passer de papier, d'éliminer la paperasserie NIGO, de rationaliser le processus d'intégration et d'offrir une meilleure expérience à leurs clients.

Les entreprises réglementées du monde entier font confiance à OneSpan lorsque les signatures sont vraiment importantes pour leurs activités. Aucun autre fournisseur de signature électronique ne possède l'expérience de OneSpan Sign. Parmi nos clients du secteur des services financiers, nous comptons les plus grands déploiements de signature électronique au monde. Les enseignements tirés, les meilleures pratiques et la connaissance du secteur acquise en travaillant avec les leaders de l'industrie signifient que nous pouvons vous offrir la voie la plus sûre vers la réussite de vos initiatives de traitement direct - en achevant votre projet dans les délais et selon les spécifications avec le moins d'impact possible sur vos ressources.