Comment une banque américaine de premier plan a transformé numériquement le financement de la chaîne d'approvisionnement

Dès les premiers stades de la pandémie, cette banque a lancé un processus d'inscription en ligne pour le financement des fournisseurs, un service permettant aux grands acheteurs d'offrir à leurs fournisseurs des paiements de factures plus rationnels par l'intermédiaire de la banque.

Une grande banque comptant plus de 300 succursales sur la côte ouest a élargi son offre de services pour proposer un financement de la chaîne d'approvisionnement aux fabricants et à d'autres entreprises clientes. Avec l'allongement des délais de paiement, les entreprises acheteuses peuvent préserver la santé de leur chaîne d'approvisionnement en proposant un programme d'achat de créances.

Le processus initial d'inscription des fournisseurs était long, sujet aux erreurs et ne disposait pas de l'automatisation nécessaire pour atténuer les goulets d'étranglement courants qui se produisent lorsqu'on utilise des formulaires statiques. Un processus en ligne amélioré était nécessaire pour être compétitif sur le marché et respecter un engagement contractuel d'ici juin 2020.

Dans cette étude de cas, nous explorons comment cette banque s'est associée à OneSpan pour lancer une expérience d'onboarding des fournisseurs en ligne de qualité supérieure, dans un délai de 8 mois, en tirant parti de l'intégration préconstruite de OneSpan Sign avec la plateforme SmartIQ™ de Smart Communications. La combinaison de formulaires dynamiques, de flux de travail guidés et de signatures électroniques à distance a permis de réduire les délais de traitement et d'accroître la satisfaction des clients.

Faire face aux pressions concurrentielles lors de l'entrée sur le marché

Le financement de la chaîne d'approvisionnement a été ajouté au portefeuille d'offres de services financiers de la banque à la suite d'une acquisition en 2019. Il a été établi dès le départ que le processus d'inscription était un inconvénient majeur auquel il fallait remédier. Un processus d'inscription des fournisseurs simple est important pour les fabricants lorsqu'ils évaluent les fournisseurs de services financiers, de sorte que le développement d'un parcours numérique intuitif et guidé a été considéré comme un impératif concurrentiel pour la banque.

De nombreuses banques et fournisseurs fintech répondant déjà à cette demande, le marché s'attendait à un processus pratique d'inscription des fournisseurs. À tel point qu'un client particulier a inclus dans son accord le lancement de l'inscription en ligne des fournisseurs d'ici juin 2020. Le groupe Supply Finance de la banque s'est donc fixé un délai de 8 mois pour évaluer les fournisseurs et déployer une solution capable de concrétiser leur vision.

Le défi des processus manuels et des formulaires PDF

Avant de pouvoir réaliser ses objectifs de modernisation du processus d'inscription en ligne, la banque a été contrainte de recourir à la méthode fastidieuse d'envoi et de réception de longs formulaires statiques. Lorsque la banque émettait de nouveaux accords avec ses fournisseurs, l'équipe Supply Chain Finance créait un dossier PDF d'inscription de 16 pages, contenant trois sous-formulaires :

• Le formulaire d'installation du fournisseur
• Certificat de compétence
• Contrat d'achat de créances (RPA)

Une certaine automatisation avait été intégrée dans les formulaires, ce qui permettait de lier les champs les uns aux autres pour éviter de retaper les mêmes informations, comme le nom de l'entreprise. Cependant, lorsque des champs étaient laissés vides, l'équipe d'acquisition de la banque devait renvoyer les formulaires pour qu'ils soient retravaillés, ce qui entraînait des retards importants.

Une fois les formulaires complétés, examinés et approuvés, l'étape suivante consistait à envoyer les documents par courrier électronique au signataire autorisé désigné, qui les imprimait, les signait, les scannait et les renvoyait par courrier électronique. Le directeur financier de la banque devait suivre les mêmes étapes, ce qui lui prenait un temps considérable.

Seul un processus numérique de bout en bout pouvait alléger le fardeau du travail sur papier. La banque étant déjà familiarisée avec la solution de signature électronique de OneSpan, OneSpan Sign, l'étape suivante consistait à numériser les dossiers d'inscription à l'aide d'une solution de transformation des formulaires sécurisée et basée sur les réponses. La plateforme de formulaires de nouvelle génération de Smart Communications, SmartIQ, a été choisie en raison de ses relations étroites avec OneSpan et de sa capacité à fournir une intégration prête à l'emploi avant la date limite de juin 2020.

La nouvelle expérience d'inscription des fournisseurs

OneSpan Sign et SmartIQ se connectent facilement pour créer une expérience intuitive, y compris des conseils de type interview pour remplir les formulaires, ainsi qu'un transfert transparent vers OneSpan Sign pour la signature électronique.

Un fournisseur commence maintenant le processus en soumettant les informations relatives à sa société par le biais d'un formulaire web. La demande est immédiatement transmise à l'équipe Onboarding qui l'examine dans SmartIQ et approuve le taux de financement.

SmartIQ pré-remplit alors les champs corrects dans le dossier d'inscription et envoie un e-mail à la personne inscrite avec un code d'accès sécurisé, lui demandant d'effectuer toutes les révisions nécessaires. Le dossier peut être transmis en interne au sein de l'organisation du fournisseur afin que les collègues puissent collaborer sur certaines sections, comme le remplissage des informations bancaires.

Une fois le dossier soumis et approuvé après un examen final par l'équipe Onboarding de la banque, SmartIQ produit un jeu propre des trois sous-formulaires complétés avant de transférer les documents numériques à OneSpan Sign.

Le signataire autorisé du fournisseur reçoit alors un e-mail l'invitant à accéder à l'ensemble des documents et à signer électroniquement chaque formulaire. Le flux d'approbation automatisé avertit immédiatement un responsable du financement bancaire pour qu'il examine et applique une contre-signature afin de compléter le processus d'inscription en ligne.

Enfin, les accords signés peuvent être téléchargés pour les dossiers du fournisseur. Pendant ce temps, la banque transfère le dossier vers un autre système pour un traitement en aval.

Avantages de l'intégration étroite entre OneSpan Sign et SmartIQ

Grâce à une solution de signature électronique pré-intégrée, l'équipe de la banque a pu se passer d'une grande partie du travail de développement. En conséquence, le nouveau processus a été opérationnel en deux semaines seulement, ce qui a permis à la banque de respecter ses obligations contractuelles dans les délais impartis. Alors que la pandémie de COVID-19 commençait à se développer, l'outil d'inscription en ligne était sur le point d'être achevé. La solution d'affiliation en ligne allait s'avérer inestimable pour les clients qui travaillaient à distance ou qui souhaitaient un processus sans contact.

L'automatisation accrue et l'orientation des formulaires sont certainement appréciées par les nouveaux fournisseurs. Dans leurs enquêtes de satisfaction, 87 % des personnes interrogées ont eu une opinion positive de l'ensemble du processus d'intégration.

Le processus entièrement numérique a également supprimé la nécessité d'utiliser du papier ou du toner, ce qui, au fil du temps, s'est traduit par des économies substantielles. En utilisant moins de papier, l'équipe a également remarqué que la durée du cycle de l'ensemble du processus s'était améliorée. Il y avait moins d'erreurs, les champs de données laissés vides étaient éliminés et moins de temps était consacré aux reprises, tandis que le flux de travail automatisé informait immédiatement la personne suivante à signer.

En supprimant entièrement le papier du processus, l'équipe Supply Chain Finance de la banque a non seulement maintenu le parcours numérique pratique pour les fournisseurs, mais a également acquis une visibilité sur l'ensemble du processus, y compris si un client a commencé le processus, a soumis des informations ou est en attente de révisions.

En outre, la banque a désormais accès à un audit sécurisé contenant tous les détails importants de la transaction, y compris qui a signé et quand, et combien de temps ils ont regardé chaque page.

Conclusion

La combinaison d'une gestion de formulaires de nouvelle génération, de workflows d'approbation automatisés et d'une capacité de signature électronique robuste a permis à cette banque d'améliorer l'expérience d'inscription des fournisseurs, avec une efficacité des processus prouvée et la piste d'audit la plus solide de l'industrie.

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