Il a permis à la banque de s'intégrer et de démarrer rapidement, en utilisant une seule ressource informatique et un modèle de tarification en nuage mieux adapté aux transactions à faible volume. Le service en nuage étant une extension de la plateforme existante, la banque conserve une approche cohérente et reproductible en matière de conformité. Et si le volume de formulaires de gestion de trésorerie signés électroniquement augmente, la banque a la possibilité de migrer ces processus vers sa solution de signature électronique sur site à tout moment.

Contexte

Cette grande banque a commencé à déployer les signatures électroniques dans ses plus de 3 000 succursales en 2011 afin d'automatiser l'octroi et la clôture des prêts. En février 2013, la banque a étendu les signatures électroniques aux ouvertures de comptes de dépôt pour les nouveaux clients et les clients existants. Jusqu'à présent, toutes les signatures électroniques avaient lieu dans les agences. Cependant, pour faciliter les opérations bancaires des clients professionnels, la banque devait proposer la signature électronique en dehors du pare-feu.

Pour les processus de gestion de trésorerie tels que le retrait d'un compte client par la chambre de compensation automatique (ACH), les entreprises ont besoin d'un moyen pratique pour que les consommateurs signent le formulaire d'autorisation de la banque - depuis n'importe quel endroit, sur n'importe quel appareil mobile et à n'importe quel moment. En conservant le processus numérique et en permettant aux consommateurs de signer sur leur smartphone, les entreprises peuvent obtenir les autorisations signées plus rapidement et éviter les abandons. Cela améliore les flux de trésorerie, qui sont essentiels au fonctionnement des petites entreprises, et permet à toutes les parties de faire des affaires plus facilement.

De même, lorsque les entreprises clientes souhaitent ajouter un nouveau propriétaire en tant que signataire autorisé d'un compte d'entreprise, les titulaires du compte existant doivent tous signer le formulaire Addendum pour l'ajout d'un nouveau propriétaire. Ce processus peut impliquer des dizaines de signataires et, sur papier, peut prendre des semaines. En faisant appel à un sous-traitant pour mettre en place ce processus de signature électronique en seulement deux jours, la banque a pu offrir à ses clients une expérience bancaire nettement meilleure - à un coût minimal et avec une implication minimale de son service informatique très sollicité.

Autorisations de retrait ACH

"Le scénario type est celui d'un centre de remise en forme qui souhaite obtenir l'autorisation d'effectuer un retrait ACH, afin de recevoir des paiements mensuels automatiquement à partir des comptes de ses clients", explique un cadre de la banque. "La procédure traditionnelle aurait consisté à faire valider un formulaire papier sur place, puis à le renvoyer à la banque. Dans le nouveau processus de signature électronique, le centre de fitness envoie à ses clients une version électronique du formulaire à remplir en ligne à l'aide d'un appareil mobile. Une fois signé électroniquement, le formulaire est immédiatement envoyé au centre de fitness et à la banque pour traitement. Il y a moins de risques d'erreur et les délais sont plus courts

Alors que la banque avait initialement prévu d'utiliser son installation sur site de OneSpan Sign Enterprise Plan pour capturer les signatures des consommateurs, elle était confrontée à un délai serré. Ne perdant pas de temps, l'équipe informatique de la banque s'est tournée vers la version cloud de OneSpan Sign. Un développeur interne a créé l'interface utilisateur de la banque et l'a intégrée au service cloud OneSpan Sign prêt pour les mobiles en moins d'une semaine.

Le projet comprenait

• La conversion du formulaire papier en un formulaire électronique.
• La création d'une interface utilisateur au sein du portail de la banque afin que l'entreprise cliente puisse préparer et envoyer des formulaires aux consommateurs pour qu'ils les signent électroniquement.
• Personnalisation des notifications par courrier électronique envoyées aux consommateurs pour s'assurer que le processus de paiement est clair. Plutôt que d'utiliser le texte standard fourni par OneSpan, la banque l'a réécrit pour qu'il corresponde mieux à ce cas d'utilisation. Par exemple, l'e-mail indique que l'entreprise (par exemple, un centre de fitness ou autre) demande au consommateur de signer le formulaire d'autorisation de paiement de la banque. Il mentionne également que la banque utilise un service de signature électronique tiers et que le consommateur sera redirigé vers ce service. Des instructions aussi claires renforcent la confiance du consommateur dans le processus de signature électronique et éliminent toute confusion quant au fait d'être redirigé vers OneSpan Sign au lieu de la banque.
• L'intégration avec le service de signature électronique permet de transférer le formulaire du portail de la banque directement à OneSpan Sign, qui gère la capture des signatures et la collecte des preuves électroniques.
• Permettre l'extraction et l'exportation via XML afin d'envoyer automatiquement les données du client saisies dans le formulaire vers le système Payment Authorization Manager de la banque. Maintenant que le formulaire est automatisé, un employé de l'entreprise se connecte au portail de la banque, saisit le nom et l'adresse électronique du consommateur et clique sur "ENVOYER POUR SIGNATURE" OneSpan Sign envoie immédiatement au consommateur un courriel l'invitant à signer électroniquement le formulaire.

À l'aide d'un appareil mobile ou d'un ordinateur connecté à Internet, depuis son domicile, son bureau ou tout autre lieu, le consommateur clique sur le lien figurant dans l'e-mail, s'authentifie en répondant à deux questions secrètes, et un navigateur s'ouvre pour afficher le formulaire. Certaines des informations personnelles du consommateur sont déjà renseignées et le consommateur complète les champs de texte restants. Un onglet jaune SIGNER ICI indique où cliquer pour signer. L'ensemble de la procédure ne prend plus que cinq minutes environ, alors qu'elle pouvait durer des jours ou des semaines.

La banque a été en mesure d'offrir aux entreprises clientes une expérience bancaire nettement meilleure - à un coût minimal et avec une implication minimale de leur service informatique très sollicité.

Processus d'ajout d'un nouveau propriétaire

Lorsqu'une entreprise accueille un nouveau propriétaire, la banque demande aux autres propriétaires de l'entreprise de signer un formulaire donnant au nouveau propriétaire le pouvoir de signer sur le compte. La banque a numérisé ce formulaire et l'a mis à disposition sur son portail destiné aux petites entreprises sous la forme d'une procédure en libre-service.

Tout propriétaire d'entreprise existant peut désormais lancer la procédure en se connectant au portail, en sélectionnant le formulaire électronique et en saisissant le nom et l'adresse électronique de chaque copropriétaire.

• OneSpan Sign envoie ensuite une notification par courrier électronique à chaque signataire et met en œuvre le flux de travail de manière à ce que le nouveau propriétaire signe en dernier.
• En arrière-plan, le portail de la banque fait appel à une couche d'abstraction qui, à son tour, fait appel à OneSpan Sign.
• Cela déclenche la transaction de signature électronique.
• Une fois la transaction terminée, les documents signés électroniquement sont automatiquement transférés vers le système d'archivage de la banque.

La banque a engagé un sous-traitant et lui a fourni l'API OneSpan Sign et la documentation, ainsi que les requêtes API. Cette documentation a permis à l'entrepreneur de mettre en place des sessions de signature en seulement deux jours, clôturant ainsi le projet bien en deçà du budget et en avance sur le calendrier.

Conclusion

OneSpan Sign Enterprise Plan permet d'ajouter facilement des signatures électroniques à tout processus générant un document à signer. Grâce au SDK OneSpan Sign, aux exemples de code et au compte sandbox gratuit, les développeurs peuvent intégrer les signatures électroniques dans les sites Web, les applications et les systèmes d'entreprise en quelques heures seulement, en faisant appel à une ressource informatique interne ou à un sous-traitant.

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