Comment conclure des contrats avec Virtual Room de OneSpan
Avec ce tutoriel vidéo, découvrez comment organiser la signature de contrats lors de visioconférences sécurisées et en direct avec OneSpan Virtual Room.
Virtual Room de OneSpan aide les conseillers et représentants à organiser la signature électronique en temps réel de contrats complexes et à valeur élevée. Cette solution reproduit l’expérience en présentiel et permet aux entreprises de vérifier l’identité des signataires et de recueillir les signatures et les approbations nécessaires, le tout dans le cadre d’une réunion virtuelle.
Configuration d’une transaction dans Virtual Room
Prenons l’exemple d’un conseiller bancaire devant envoyer une demande de prêt immobilier pour qu’elle soit signée par deux bénéficiaires. Le conseiller et les signataires se trouvent dans deux lieux différents.
Tout d’abord, le conseiller sélectionne « Nouvelle transaction » et saisit un nom pour la transaction.
Si le conseiller a déjà créé un modèle, il pourra le sélectionner, puis cliquer sur le bouton « Créer » pour lancer le processus.
Le conseiller saisit ensuite les informations concernant les signataires du prêt immobilier.
Dans la rubrique « Paramètres de destinataire », le conseiller peut définir des options supplémentaires. Il peut demander à ce que les signataires téléversent des pièces au flux de travail, comme la copie d’une pièce d’identité, et il peut même vérifier l’identité des signataires avant qu’ils n’accèdent à la réunion dans Virtual Room. Le conseiller a le choix entre plusieurs options d’authentification et d’identification : courriels, SMS, questions-réponses et vérification de pièce d’identité officielle pour comparer les photos. Dans notre exemple, le conseiller sélectionne l’option d’authentification par SMS pour les deux signataires de la transaction.
Il accède ensuite aux « Paramètres » et active « Virtual Room ». Il clique sur « Configurer », active la vidéo et choisit la date et l’heure de la réunion dans Virtual Room.
Il confirme ensuite être l’hôte de la réunion dans Virtual Room en sélectionnant l’icône en regard de son nom. Il clique sur « Suivant ».
Il confirme que tous les blocs de signature sont bien placés au sein du document.
Tout est maintenant prêt pour l’envoi des documents de la transaction. Le conseiller clique sur « Envoyer pour signature » pour planifier la réunion dans Virtual Room.
Lancement de la réunion dans Virtual Room
Au moment de la réunion dans Virtual Room, le conseiller récupère la transaction, clique sur « Démarrer la réunion », puis sur « Rejoindre la réunion » pour y accéder.
Les signataires ont déjà reçu une notification par courriel contenant une invitation à participer à la réunion dans Virtual Room. Les signataires cliquent sur le bouton « Aller à l’événement » et sont redirigés vers l’écran de connexion où ils saisissent le code qu’ils ont reçu par SMS sur leur appareil mobile.
Une fois que les signataires se sont authentifiés et ont été autorisés à accéder à Virtual Room, le conseiller clique sur « Démarrer la transaction ».
Signature lors d’une réunion dans Virtual Room
Tous les participants sont maintenant présents à la réunion dans Virtual Room. L’écran de bienvenue s’affiche avec les tâches à effectuer lors de la réunion.
Le conseiller clique sur le bouton « Démarrer la signature » pour lancer le processus de signature.
Grâce à la fonctionnalité de conavigation intégrée, le conseiller peut commencer la réunion en expliquant en détail les conditions contractuelles que les signataires doivent examiner. Une fois que les signataires ont pris connaissance du document, le conseiller clique sur « Suivant » pour leur présenter la demande de prêt immobilier à signer.
Le conseiller passe la main au premier signataire. Le signataire lit, signe et appose ses initiales dans les champs obligatoires du document. Si le signataire veut poser des questions, le conseiller peut y répondre en temps réel et clarifier les conditions contractuelles.
Le conseiller passe la main au deuxième signataire. Des flux de travail guidés et des indications orientent le signataire sur la marche à suivre.
Et voilà ! Grâce à Virtual Room de OneSpan, les signataires ont rempli la demande de prêt immobilier lors d’une visioconférence en direct sécurisée.
Un compte rendu sommaire prouvant que la réunion a eu lieu consigne toutes les démarches du processus de signature, notamment :
- Les principaux gestes des signataires, comme l’ajout d’une pièce à un flux de travail, les approbations et les signatures.
- Les événements d’authentification.
- Des données d’horodatage de chaque geste effectué lors de la séance de signature.
- Les adresses IP des signataires.
- Et bien plus encore.
Virtual Room de OneSpan est une solution tout-en-un qui inclut des fonctionnalités de :
- signature électronique en direct ;
- visioconférence ;
- conavigation ;
- enregistrement ;
- pistes d’audit ;
- intégration de calendrier ;
- options d’authentification ; et
- expérience de marque entièrement personnalisée
Grâce à ces fonctionnalités, organisez des échanges virtuels avec vos clients, avec tous les avantages du présentiel.
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