Les processus manuels vous ralentissent et sont sujets à des erreurs. Les changements fréquents de candidatures et la paperasserie peuvent conduire à des documents égarés, des informations incomplètes et des erreurs de saisie de données.
Les intégrations prédéfinies de OneSpan pour Workday augmentent la productivité des employés et éliminent le travail manuel et les erreurs en vous permettant d'initier les processus de signature directement depuis Workday. Une fois signés, les documents sont automatiquement stockés dans Workday, ce qui allège la charge de travail et renforce la tenue des dossiers, la conformité et l'auditabilité.
Dans cette vidéo, nous allons vous présenter un rapport programmé pour être exécuté de manière récurrente. Ce rapport génère une liste d'employés tenus de signer un document de politique d'entreprise.
Une fois le processus de signature terminé, les documents complétés et la piste d'audit sont automatiquement renvoyés à Workday et joints au dossier de l'employé dans l'onglet "Documents".
Voici comment cela fonctionne en quelques étapes simples :
Le responsable RH accède à son application Workday.
Il ouvre un rapport contenant une liste d'employés existants qui doivent signer annuellement une politique de l'entreprise, ou de nouveaux employés embauchés au cours du dernier mois qui doivent signer des documents d'intégration.
L'administrateur OneSpan Sign définit la date et l'heure récurrentes pour chaque rapport afin d'envoyer les accords pour signature électronique. Les destinataires reçoivent alors une notification par courrier électronique les invitant à signer le document. Ils accèdent au document en toute sécurité et le signent numériquement.
Une fois que toutes les signatures requises ont été capturées, les documents sont automatiquement marqués comme " complétés " et stockés dans le profil Workday de chaque employé.
Cette gestion automatique des documents élimine le besoin de téléchargement manuel et garantit que tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans Workday.
Les documents signés sont disponibles sous forme de pièces jointes. La pièce jointe comprend le document signé et sa piste d'audit intégrée, qui fournit un aperçu détaillé de l'ensemble du processus de signature. Votre organisation peut vérifier l'ensemble du processus de signature, y compris qui a signé le document, quand il a été signé et toutes les modifications apportées.