Le défi

Avant l'arrivée des smartphones et de la technologie de signature électronique, les responsables de l'hôpital étaient difficiles à joindre, car ils étaient souvent en réunion ou situés sur différents sites et bâtiments du complexe hospitalier. Avec le papier, il fallait souvent une semaine pour obtenir des signatures par courrier interne. Cela ralentissait notamment le processus de passation des marchés et retardait la livraison des fournitures informatiques urgentes. L'équipe informatique savait que si elle pouvait accélérer le processus, les biens dont elle avait besoin seraient livrés plus tôt et utilisés plus rapidement, ce qui améliorerait la productivité.

"Si je suis en réunion ou hors site, je reçois maintenant un courriel sur mon smartphone me demandant de signer un document, et je peux le faire immédiatement. Sans la possibilité de signer électroniquement, les documents auraient dû attendre jusqu'au lendemain, voire jusqu'à plusieurs jours plus tard", explique Nicolas Depasse, directeur adjoint de l'informatique de l'hôpital.

De plus, l'équipe informatique compte sur l'unique assistante administrative du service pour coordonner les approbations de 1 000 documents par an. Grâce au logiciel de signature électronique, l'assistante n'a plus à distribuer les documents, à rechercher les signatures et à gérer toutes les étapes manuelles associées aux documents papier. Au lieu de cela, l'assistante prépare les documents PDF à signer, définit le flux de travail et envoie les documents numériques par courrier électronique, le tout en une fraction du temps qu'il fallait pour les documents papier.

La solution

Lorsque le service informatique a informé pour la première fois ses fournisseurs et ses partenaires commerciaux externes qu'il allait passer à la signature électronique, les fournisseurs se sont montrés quelque peu hésitants. L'hôpital leur a fourni une lettre affirmant qu'il s'agissait d'une forme de signature valide et légale. L'une des caractéristiques du produit qui a facilité l'acceptation par les parties extérieures est le fait que OneSpan Sign prend en charge les signatures manuscrites numérisées tracées avec un stylet, une souris ou le bout du doigt. La signature électronique qui en résulte ressemble à sa contrepartie traditionnelle à l'encre, à ceci près qu'elle est accompagnée d'un horodatage.

C'est l'une des principales raisons pour lesquelles le service informatique de l'hôpital a choisi OneSpan Sign. Il signe actuellement des factures telles que la facture mensuelle de téléphone de l'hôpital, qui peut atteindre 50 pages. Ces documents requièrent généralement une ou deux signatures de la part de 50 à 100 responsables de l'hôpital.

En enregistrant une signature manuscrite sur leur compte pour une utilisation ultérieure, les gestionnaires évitent de redessiner leur signature chaque fois qu'ils doivent signer un document électronique.

Il leur suffit de cliquer sur les cases de signature. Ils apposent ainsi leur signature manuscrite numérisée sur le document. En arrière-plan, OneSpan Sign utilise la technologie de signature numérique pour sceller le document. Il peut ensuite être transmis en toute sécurité en interne ou en externe pour traitement.

La solution de signature électronique étant entièrement basée sur un navigateur, elle peut être utilisée avec n'importe quel appareil mobile compatible avec le web, comme les smartphones, les tablettes et les ordinateurs portables.

"C'est facile à utiliser et nous avons été opérationnels en l'espace d'un jour ou deux. Aujourd'hui, je ne peux pas imaginer revenir au papier, alors que je peux tout faire rapidement et en toute sécurité à partir de mon smartphone", déclare M. Depasse.

L'hôpital envisage d'étendre les capacités de signature électronique à d'autres services dans un avenir proche.