Un outil de signature en ligne est parfois aussi appelé solution de signature électronique, plateforme de signature électronique ou logiciel de signature électronique. Il s'agit d’une application commerciale qui facilite la numérisation du processus de signature et permet ainsi à tout signataire, comparé à une signature manuscrite, de signer des documents au format PDF, Word ou d'autres contrats à l'aide de son appareil mobile, de sa tablette ou de son ordinateur. Cela peut être pleinement réalisé à distance, sans la présence obligatoire des équipes, que ce soit en télétravail ou lors de déplacements.
Avec un marché mature depuis des décennies, il existe de nombreux fournisseurs de solutions de signature électronique bien établis, dont OneSpan Sign, DocuSign, HelloSign, PandaDoc et SignNow.
Les types de contrats signés à l'aide de signatures électroniques sont nombreux et variés et concernent de nombreux documents commerciaux et juridiques. En voici quelques exemples :
- Demandes de prêts hypothécaires
- Contrats de location
- Factures
- Bons de commande
- Rapports de dépenses
- Contrats de vente
- Documentation pour les nouveaux employés
- NDAs (ententes de confidentialité)
- Lettres d'intention
- Accords avec les fournisseurs
- Conformité interne
Signature électronique vs signature à l'encre vs signature numérique
Comme dans de nombreux secteurs techniques, les professionnels de la signature électronique utilisent plusieurs termes spécifiques qui peuvent sembler synonymes pour le consommateur moyen. Ils sont tous impliqués dans la signature de documents, mais analysons certains de ces termes.
- Signature à l'encre humide ou manuscrite : Il s'agit d'une signature écrite à la main à l'aide d'un stylo, d'une plume ou d'un autre instrument d'écriture à l'encre. Elle représente le consentement du signataire à être lié par les termes du contrat signé.
- Signature électronique : Les signatures électroniques sont les versions numériques des signatures à l'encre. Elles ont le même objectif bien qu'elles soient appliquées par des moyens différents. Les législations du monde entier reconnaissent généralement trois types de signatures électroniques : les signatures électroniques simples, les signatures électroniques avancées (AES) et les signatures électroniques qualifiées (QES). La principale différence entre les types de signature concerne le niveau de sécurité et d'authentification garantissant l'authenticité de chaque signature.
- Signature numérique : Les signatures numériques ne sont pas des signatures au sens classique du terme. La signature numérique est une technologie de cryptage/décryptage qui empêche la falsification d'un document numérique après sa signature.
La simplicité et la sécurité de signer des PDF avec les signatures électroniques de OneSpan
Une expérience utilisateur exceptionnelle :
Entre un outil de création de documents par glisser-déposer, des modèles réutilisables et des fonctions d'envoi en masse, OneSpan Sign offre une expérience utilisateur exceptionnelle aux administrateurs. Parallèlement, OneSpan Sign est doté d'une interface intuitive, d'un système de signature en un clic et d'autres fonctionnalités utiles pour rendre le processus aussi simple que possible pour les signataires, à titre privé ou encore dans le monde du travail. De plus, la solution de signature électronique de OneSpan Sign vous permet de mettre en avant votre propre marque personnalisée, afin de favoriser la confiance dans votre processus numérique et de créer une expérience transparente.
Efficacité des processus sans papier :
Un processus entièrement numérique avec des règles d'automatisation pour faire avancer la transaction peut rationaliser vos processus papier et vos flux de documents, tout en éliminant les erreurs de documents, telles que les signatures manquantes et autres données de formulaire. Cela constitue une réelle transformation pour toute activité.
Écosystème de partenaires et intégrations :
OneSpan Sign dispose d'un certain nombre de connexions préconstruites pour les applications tierces que vous utilisez tous les jours, notamment Salesforce, Pegasystems, Laserfiche, Guidewire et Box, ou encore Microsoft SharePoint et Dynamics 365. En outre, OneSpan Sign propose d’une API et des SDK ouverts pour accélérer le processus d'intégration.
Tarification flexible :
OneSpan Sign propose un plan professionnel et un plan d'entreprise. Chacun d'eux est adapté à différents cas d'utilisation et styles de déploiement afin de répondre aux besoins d'un large éventail d'entreprises et d'organisations. A partir de son compte, toute entreprise à travers le monde aura ainsi la possibilité de modifier chaque page de ses documents pour y insérer un emplacement de signature électronique, ou encore une case destinée à certaines informations signataire telles que le nom ou la qualité.
Guide étape par étape : signature électronique de documents commerciaux
Suivez le tutoriel vidéo ci-dessous pour apprendre à signer un PDF en ligne à partir de votre courrier électronique en utilisant OneSpan Sign. Voyez par vous-même à quel point il est facile de signer !
- 1. Le signataire reçoit une demande de signature électronique à l’adresse mail renseignée, qu'il s'agisse de Gmail, de Yahoo ou d'un autre fournisseur de services. Cliquez sur le lien qui se trouve à l'intérieur du mail reçu pour accéder au document.
- 2. Passez en revue les divulgations et le document de consentement de la signature électronique. Cochez la case et cliquez ensuite sur Accepter pour consentir aux conditions.
- 3. Ensuite, OneSpan Sign vous dirigera automatiquement vers les documents qui nécessitent votre signature. Utilisez le menu sur le côté gauche pour trouver et accéder à la liste des documents à signer.
- 4. Pour signer électroniquement le document, vous devez uniquement cliquer sur le champ de signature.
- 5. Cliquez sur le bouton Confirmer.
- 6. Répétez les étapes 4 et 5 pour chaque document de votre transaction.
- 7. Ça y est ! Vous avez officiellement signé un document avec OneSpan Sign !
Parcourez d'autres tutoriels vidéo sur la signature de documents PDF en ligne dans le centre de ressources OneSpan :
- Comment signer électroniquement un document à partir d'un appareil mobile ?
- Expérience de signature électronique de OneSpan Sign
- Application mobile OneSpan Sign : Comment envoyer et signer électroniquement des documents
FAQ sur la signature électronique
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Oui. Bien que les spécificités varient, plus de 60 pays dans le monde ont adopté une législation sur les signatures électroniques qui réglemente leur utilisation. Voici quelques exemples notables de ces lois :
- États-Unis : Loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN Act)
- États-Unis : Uniform Electronic Transaction Act (UETA)
- Union européenne : règlement eIDAS
Chaque pays a ses propres spécifications en matière de signature électronique. Il est donc important d'examiner les réglementations pertinentes dans votre pays d'opération. Consultez le Guide de légalité de la signature électronique OneSpan pour plus d'informations.
Dois-je conserver un dossier papier après la signature électronique pour chaque personne qui signe ?
Pas besoin ! Les organisations qui disposent de systèmes de gestion de documents tels que la GED peuvent facilement archiver les documents signés, ce qui permet aux entreprises comme aux PME de stocker et d'archiver des copies numériques de leurs documents signés afin de les retrouver facilement.
De plus, OneSpan s'aligne sur toutes les exigences en matière de résidence des données.
Ma signature dessinée à la main doit-elle correspondre à celle qui figure sur mon passeport ?
C’est possible, mais ce n'est pas obligé. La loi ESIGN précise que les exigences légales qui définissent une signature électronique sont "un son, un symbole ou un procédé électronique joint ou associé logiquement à un contrat ou à un autre document et exécuté ou adopté par une personne dans l'intention de signer le document et d'être légalement liée".
Avec cette définition juridique, le consentement du signataire au contrat est de la plus haute importance, tant qu’elle assure cela de manière vérifiable, la forme de la signature peut être flexible.
OneSpan Sign est-il compatible avec les appareils mobiles iOS et Android ?
Oui ! OneSpan Sign est entièrement compatible avec les iPhones et autres appareils mobiles. OneSpan Sign peut être utilisé pour signer tous vos documents importants en temps réel. Les clients peuvent envoyer et signer des documents en utilisant l'application de signature mobile OneSpan Sign dans le cadre de notre plan professionnel.
Quelle est la procédure à suivre pour télécharger une image de votre signature ?
Il existe un processus simple et direct pour créer et enregistrer une image de votre signature dessinée à la main.
- 1. Visitez l'écran Mon compte dans OneSpan Sign. Vous pouvez accéder à cet écran en utilisant le menu supérieur de la plate-forme. Sélectionnez ensuite Signature dans la barre d'outils située à gauche.
- 2. Cliquez sur l'icône du stylo.
- 3. Utilisez votre souris, votre pavé tactile, votre trackpad ou votre stylet pour dessiner votre signature.
- 4. Cliquez sur Effacer pour effacer le champ et redessinez votre signature jusqu'à ce que vous soyez satisfait.
- 5. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.
Une fois téléchargée, vous pouvez utiliser cette image de signature pour signer un nombre illimité de documents.