Construire la pile technologique RH

Le marché mondial des technologies RH devrait atteindre une valeur de 38,17 milliards de dollars d'ici 2025. Compte tenu de l'évolution du paysage numérique et du nombre de plateformes disponibles, les responsables des ressources humaines risquent d'accroître l'inefficacité de leurs processus s'ils ne procèdent pas à des changements pour minimiser la surcharge de la pile technologique.

L'utilisation d'outils automatisés et d'intégrations clés peut éliminer les tâches administratives répétitives des opérations quotidiennes. Les équipes RH peuvent ainsi consacrer plus de temps à la stratégie tout en restant en conformité. En fait, la majorité des professionnels des RH affirment que l'automatisation a amélioré leurs tâches administratives, leur évitant ainsi de s'épuiser. Notre propre équipe RH OneSpan est d'accord : elle a économisé du temps et des efforts en mettant en œuvre notre intégration de signature électronique, OneSpan Sign for Workday.

Alors que les responsables RH s'adaptent en numérisant leurs processus et en connectant les bonnes solutions pour maintenir l'efficacité des opérations, la question qui se pose est la suivante : À quoi cela ressemble-t-il ? Voyons comment l'automatisation peut amplifier les efforts de l'équipe RH pour rationaliser la pile technologique des RH.

Décomposer la pile technologique : Les principaux cas d'utilisation des RH

Bien qu'il existe des solutions RH fondamentales, la pile technologique de chaque département RH est différente. Par exemple, la plupart des départements RH disposent de systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) pour gérer le suivi des candidats, l'intégration et la paie. Ces systèmes permettent aux organisations d'accéder facilement aux données et à la gestion du capital humain (HCM) pour contribuer à la stratégie globale.

Pourtant, de nombreux processus RH restent déconnectés ou manuels, en particulier ceux liés à la signature et au stockage des documents. Cette situation est source d'inefficacité, d'erreurs et de risques de non-conformité.

L'automatisation permet de rationaliser les opérations RH dans différents cas d'utilisation, notamment

• Le recrutement : L'intégration d'un logiciel d'automatisation dans les systèmes de suivi des candidats et d'acquisition des talents améliore le processus d'embauche et élimine le travail administratif supplémentaire requis pour des tâches spécifiques, comme la signature d'un accord de confidentialité avant un entretien, le consentement à la vérification des antécédents et l'obtention d'une lettre d'offre signée. L'automatisation de ces processus réduit considérablement le délai d'embauche, crée une bonne première impression et permet aux entreprises de s'assurer les meilleurs talents sur le marché.
• Embarquement/débarquement : L'automatisation de certaines des tâches requises lors de l'intégration réduira le temps nécessaire à l'accomplissement des étapes opérationnelles et administratives. Il s'agit notamment des documents de politique générale et des accusés de réception, des demandes d'équipement, des lettres d'autorisation et des contrôles d'accès à l'informatique. L'automatisation de ces tâches permet d'accélérer l'intégration, ce qui permet aux nouveaux employés de contribuer plus rapidement aux objectifs de l'organisation.
• Avantages sociaux et rémunération : L'automatisation de l'administration des avantages sociaux et de la rémunération des employés, tels que les plans de rémunération, les formulaires de congés payés, les polices d'assurance maladie, les accords sur les actions, les formulaires de conformité fiscale et gouvernementale, les changements de rôle et les évaluations annuelles des performances, permettra de rationaliser les processus et d'améliorer l'expérience de l'employé. Les nouveaux employés peuvent accéder rapidement à leurs avantages sociaux, les employés existants bénéficient de services modernes et transparents, et les équipes RH respectent les délais et les exigences réglementaires.
• Politiques d'entreprise : En automatisant les tâches opérationnelles liées au traitement des consentements aux politiques d'entreprise, les équipes RH peuvent respecter les délais nécessaires tout en conservant des enregistrements, tels qu'une piste d'audit. En outre, toutes les politiques signées sont automatiquement stockées de manière sécurisée et conforme.

Ce qu'il faut prendre en compte lors de la sélection des fournisseurs de technologie

Selon Gartner®, "pour obtenir les résultats escomptés des investissements dans les technologies RH, les responsables des ressources humaines doivent évaluer de manière critique les avantages potentiels, évaluer soigneusement les offres des fournisseurs et mettre en place des mécanismes de mesure dès le début "*

À notre avis, pour atteindre ces résultats, les responsables RH devraient adopter des outils qui s'intègrent parfaitement dans leur pile technologique existante. Ce faisant, ils améliorent l'expérience de l'utilisateur, la flexibilité du flux de travail et la sécurité. Les solutions doivent s'appuyer sur des technologies modernes et s'intégrer facilement sans nécessiter de développement personnalisé complexe.

Alors que les équipes RH recherchent un fournisseur de technologie pour soutenir les efforts de consolidation de leur pile technologique, voici quelques éléments à prendre en compte :

1. Privilégiez les expériences centrées sur la marque et en marque blanche
Une première impression forte est essentielle, en particulier pour les nouveaux employés qui commencent tout juste à avoir confiance en votre organisation. Choisissez une solution qui prend en charge une expérience de signature électronique en marque blanche, plaçant votre marque au premier plan d'une manière sécurisée et professionnelle. Cette approche renforce l'identité de votre marque et permet aux nouveaux employés de bénéficier d'une expérience transparente.

Autre avantage : elle réduit les risques d'hameçonnage et contribue à augmenter le taux d'achèvement.

2. Permettez le libre-service pour un remplissage rapide et sans souci des formulaires
Les fonctions de productivité telles que Fast Track permettent de gagner du temps lors de l'intégration et d'autres tâches RH pour lesquelles les mêmes formulaires doivent être signés à plusieurs reprises. Un bon exemple est le formulaire de dépôt direct qui doit être signé lors de l'établissement de la paie. Au lieu de créer des demandes de signature électronique individuelles chaque fois que ce formulaire doit être signé, les équipes RH peuvent rapidement distribuer les formulaires de dépôt direct pour signature en envoyant une URL ou un code QR ; il suffit de l'ajouter à vos favoris et de réutiliser la même URL ou le même code QR à l'avenir. De cette façon, les RH n'ont pas besoin de préparer manuellement une demande de signature électronique, ce qui leur permet de s'affranchir du processus de signature et de créer une étape en libre-service pour l'employé. Les équipes RH gagnent du temps et les employés bénéficient d'une expérience de signature en libre-service fluide et efficace dès le premier jour.

3. Simplifiez les déploiements organisationnels grâce aux fonctions d'envoi groupé
Il est essentiel de disposer d'une fonctionnalité d'envoi groupé pour répondre à des besoins organisationnels plus importants, tels que la diffusion de nouvelles politiques d'entreprise, de plans de rémunération ou de primes. Elle permet une exécution rapide et rationalisée tout en répondant aux besoins de conformité et en offrant une expérience de marque cohérente, même lorsque les équipes s'agrandissent et que les politiques évoluent.

4. Offrez des options à distance flexibles et sécurisées pour le personnel d'aujourd'hui
Les entreprises modernes exigent de la flexibilité, c'est pourquoi la solution de signature électronique doit prendre en charge les interactions à distance. Cela inclut la signature de documents directement accessibles par e-mail sur différents appareils, ou des vidéoconférences sécurisées et des salles virtuelles. Les accords signés doivent être automatiquement transmis à la boîte aux lettres électronique de l'employé ou du candidat, ainsi qu'à l'espace de stockage ou à l'application souhaitée pour la gestion des ressources humaines.

5. Garantir des normes de sécurité et de conformité solides
La sécurité et la conformité sont fondamentales. Recherchez une solution avec des protections intégrées pour maintenir la sécurité tout au long du processus d'eSignature. Une piste d'audit de bout en bout est inestimable à cet égard, car elle enregistre automatiquement chaque action entreprise et est incluse dans le paquet de documents. Cela permet de disposer d'enregistrements vérifiables des années plus tard, même si vous changez de fournisseur.

6. Renforcez la protection avec des options de vérification de l'identité
La vérification de l'identité ou d'autres options d'authentification avancée sont essentielles dans l'environnement actuel. La vérification de l'identité des signataires permet de s'assurer que seules les personnes autorisées effectuent le processus, ce qui vous protège contre la fraude. Ceci est particulièrement important pour les candidats à l'emploi qui n'ont pas accès au SSO ou à d'autres options d'authentification de l'entreprise. Des affaires récentes impliquant des fraudeurs se faisant passer pour des candidats à l'emploi soulignent la nécessité d'une vérification précise de chaque participant au processus.

7. Intégrez l'eSignature à des plates-formes avec ou sans code pour rationaliser les flux de travail
Pour maximiser l'efficacité opérationnelle, recherchez une solution qui s'intègre de manière transparente à vos systèmes de gestion des ressources humaines. Cette approche simplifie le processus de signature électronique en l'intégrant directement dans le flux de travail de vos opérations RH, sans nécessiter de projets personnalisés importants ou coûteux.

Obtenir un avantage concurrentiel avec OneSpan Sign for HR

Avec OneSpan, votre département RH bénéficie d'un partenaire qui l'aide à accroître la souplesse de l'entreprise, à minimiser les coûts informatiques et à réduire les risques, tout en renforçant la conformité et l'auditabilité. Il en résulte une solution rationalisée, sécurisée et moderne qui sert à la fois votre équipe RH et votre personnel.

En fait, lorsque le fournisseur de logiciels RH Akyla a intégré OneSpan Sign à son portail RH en marque blanche et à son application mobile, il a considérablement amélioré le processus d'intégration et accéléré la productivité. L'entreprise a pu augmenter efficacement le nombre d'employés embauchés à 300 par semaine.

OneSpan Sign permet aux utilisateurs d'échanger en toute sécurité une variété de documents RH sensibles avec des signatures électroniques. La protection des informations personnelles et des données sensibles des candidats et des employés est essentielle à l'établissement d'une relation de confiance.

OneSpan offre une sécurité cloud de niveau bancaire, des capacités de vérification de l'identité et des options d'authentification complètes, garantissant ainsi que les données sensibles sont toujours protégées. Les responsables des ressources humaines sont assurés que chaque interaction, depuis les entretiens avec les candidats jusqu'à l'intégration des employés, répond aux normes de sécurité les plus strictes. Les équipes RH peuvent gérer correctement leur charge de travail documentaire, sécuriser les documents critiques grâce à une authentification forte et garantir la conformité avec les réglementations mondiales et locales.

Intégrez Workday et Greenhouse

La plate-forme d'intégration OneSpan rationalise et augmente la productivité de manière rentable. Elle prend en charge plus de 1 000 intégrations à code faible ou nul avec des applications métier. Cela permet d'automatiser la signature et le stockage des documents, de réduire les tâches manuelles et de libérer votre équipe RH pour qu'elle se concentre sur des priorités plus importantes.

L'utilisation de ces intégrations à code faible ou sans code vous permet d'intégrer de manière transparente vos applications RH préférées, telles que Workday et Greenhouse. Les responsables RH peuvent ainsi améliorer les processus sur les plateformes qui rationalisent l'embauche, l'intégration et la gestion des avantages sociaux des employés.

OneSpan Sign initie les accords de signature dans l'application, stocke automatiquement les documents dans les profils respectifs des employés et des candidats ou dans les applications de stockage souhaitées, et vérifie l'ensemble du processus. Cette automatisation réduit considérablement les erreurs telles que les signatures oubliées ou les documents perdus, garantissant ainsi l'exactitude et l'exhaustivité de vos dossiers.

Maintenir votre pile technologique RH à long terme

La mise en place de votre pile de technologies RH n'est pas une tâche unique - elle nécessite un apprentissage et un développement, en particulier parce que les responsables RH doivent se tenir au courant des dernières tendances et technologies en matière de ressources humaines.

Le choix de solutions flexibles permet de mieux soutenir la croissance en assurant la pérennité des piles technologiques et en réduisant le risque d'obsolescence des solutions technologiques.

Grâce à l'intégration de OneSpan for HR, votre département RH bénéficiera d'avantages accélérés dans la gestion d'une variété de cas d'utilisation, de l'embauche à l'onboarding et au offboarding, en passant par la gestion des politiques. Simplifiez votre pile technologique RH et intégrez OneSpan Sign à vos opérations.

Vidéo

Panneau OneSpan pour serre

Regardez notre démo OneSpan Sign for Greenhouse pour découvrir la facilité d'un flux de travail entièrement numérique.

Regarder

*Communiqué de presse de Gartner, Gartner Identifies Top Four HR Investment Trends for 2024, 16 mai 2024, https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2024-05-15-gartner-identifies-top-4-hr-investment-trends-2024

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