Comment votre département RH peut réussir avec les signatures en e avec e-Signatures

Publié à l'origine sur le G2 Crowd Blog.  

Ressources Humaines (RH) est au centre de toutes les activités des employés : recrutement, évaluation du rendement, intégration, paie et développement de carrière. Traditionnellement, les départements des RH ont été de nature administrative, servant des fonctions axées sur les processus de l'équipe de direction d'une organisation.  

Plus récemment, les responsables des ressources humaines prennent les rênes pour révolutionner l'expérience des employés et faire évoluer les organisations vers un état d'esprit numérique. Cette nouvelle approche stimule la compétitivité et le succès organisationnels. 

HR ET LE PROBLÈME DU PAPIER

Le problème du papier n'est pas étranger aux services des RH. Le volume de documents qu'un service des RH gère peut être écrasant. Qu'il s'agit de Nouvelles annonces, de nouvelles demandes d'embauche, de distribution des politiques des employés, d'évaluations du rendement ou de formulaires d'assurance des employés, la quantité de paperasse rie qui découle de la prestation des services aux RH à ses intervenants est énorme.  

Les processus manuels peuvent conduire les services des RH à se noyer dans une mer d'imprimés. La nécessité de rationaliser les processus sur papier est plus importante que jamais - non seulement pour réduire le temps consacré aux processus manuels, mais aussi pour éliminer les erreurs coûteuses en matière de conformité et d'inefficacité. Le numérique aide les RH à devenir plus productives et améliore l'auditabilité et la conformité réglementaire.

De plus en plus de départements RH adoptent la technologie pour aider à automatiser les activités administratives manuelles et répétitives et accélérer les opérations. Par conséquent, les RH peuvent se concentrer sur des activités à valeur ajoutée telles que l'attraction de talents, l'intégration plus rapide des nouvelles recrues et la révolution de leur expérience des employés.  

COMMENT E-SIGNATURES CAN ADD VALUE TO ORGANIZATIONS

Votre département RH a-t-il adopté la transformation numérique ? Si votre département RH envisage de se transformer, la technologie de signature électronique devrait être considérée comme un élément clé pour réaliser une véritable numérisation de bout en bout.  

La première étape de ce voyage consiste à transformer des documents papier en fichiers numériques qui peuvent être facilement stockés, consultés et partagés avec d'autres. Pensez-y, la plupart d'entre nous le font déjà - nous créons une grande partie de notre contenu sur nos ordinateurs tels que les documents Word, feuilles de calcul et des présentations, et nous pouvons enregistrer ces documents sur notre ordinateur. Nous pouvons facilement les partager par e-mail ou même les télécharger sur le cloud.  

Certaines organisations vont plus loin dans les initiatives numériques en adoptant des plateformes sophistiquées telles que les systèmes de flux de travail et d'automatisation du contenu (WCA) pour rationaliser la collaboration. Pour compléter les flux de travail numériques sans avoir à retomber sur le papier, les organisations ajoutent des signatures électronique à leurs processus de documents - éliminant la nécessité d'imprimer des documents numériques et de faire le run-around pour obtenir des signatures humides. E-Signatures est une petite pièce mais importante pour aider les organisations à réaliser la transformation numérique complète.  

Du recrutement à l'intégration en passant par la gestion du rendement, les RH utilisent les signatures électronique à chaque étape du cycle de vie des employés afin d'accroître la productivité, la commodité et la rentabilité. E-Signatures peut être une technologie qui change la donne et peut aider à fournir de la valeur à votre organisation de la façon suivante :  

• Élever l'expérience de l'employé : Les responsables des RH croient fermement que la création d'une expérience mémorable des employés reflète leur meilleure expérience client. Les principales organisations RH équipent leurs employés des outils technologiques les plus récents, des applications mobiles permettant des flux de travail numériques

• Activer les effectifs distants : Un processus électronique franchit les frontières, créant des flux de travail simplifiés quel que soit l'appareil ou l'emplacement. De nombreuses organisations se tournent vers les technologies mobiles pour créer une culture d'autonomisation, où les employés peuvent prendre des décisions et faire avancer les projets de n'importe où.

• Améliorer la productivité : Les signatures électronique réduisent les délais de traitement, libérant les employés des tâches administratives inutiles afin qu'ils puissent appliquer leur expertise là où cela compte - en augmentant le moral et la productivité.

• Assurer la conformité : Les processus automatisés peuvent appliquer les règles de flux de travail afin que les erreurs courantes comme les documents manquants, les pages ou les signatures disparaissent. De plus, les processus numériques permettent de faire connaître l'état du processus de signature, avec une piste d'audit complète des mesures prises par chaque signataire pour démontrer la conformité.

E-SIGNATURE USE CASES POUR RH

De nombreuses organisations récoltent les fruits de l'utilisation des signatures électronique dans l'ensemble de leur entreprise. Voici quelques cas d'utilisation démontrant comment les départements RH ont transformé leur activité en utilisant les signatures e avec eSignLive :  

• L'US Air Force accélère son processus de recrutement avec des signatures électronique : Avant les signatures électronique, les agents de recrutement passaient en moyenne de 70 à 80 % de leurs journées de travail à traiter les documents qui nécessitaient des signatures de différentes parties. La dépense moyenne d'intégration sur papier pour l'US Air Force était de 27 200 $ par recrue. L'US Air Force s'est tournée vers eSignLive pour les aider à créer un processus numérique de bout en bout qui intègre les signatures e avec Salesforce, Drawloop et Mercury SMS. Le passage au numérique avec des signatures électronique a aidé l'US Air Force à réduire les retards et les erreurs encourus par le papier et à son tour les a aidés à accélérer le processus de recrutement.

• Lifesprk rationalise son embauche et son intégration pour une main-d'œuvre hautement répartie : Lifesprk, un fournisseur américain de services de soins à domicile fait face à une croissance de 30 % qui a mis à rude épreuve sa capacité d'embauche. Le département des RH de Lifesprk, qui en était trois, embaucherait 12 personnes par mois et le processus prenait en moyenne deux semaines. Les nouveaux employés devaient signer des centaines de pages de documentation dans le bureau de l'entreprise. eSignLive a aidé Lifesprk à mettre en œuvre une solution de signature électronique en seulement une heure. Depuis l'utilisation d'eSignLive, Lifesprk a profité d'options d'authentification, de signatures électroniques à distance avec des appareils mobiles et a pleinement satisfait aux exigences de conformité avec des pistes d'audit complètes. De plus, Lifesprk a réduit son processus d'intégration de 2 semaines à 3 jours.

• Les signatures électronique aident le Bureau du recensement des États-Unis à économiser du temps et des coûts : Le Bureau du recensement des États-Unis a lancé une solution de gestion de la performance numérique Cloud-First et avait besoin d'un fournisseur de signature électronique conforme à FedRAMP. eSignLive a aidé le Bureau du recensement des États-Unis à réduire de 70 % les délais d'examen des cycles d'examen, réduisant ainsi les délais de traitement de trois mois à une moyenne de 27 jours. Le Bureau prévoit économiser 5 $ par signature, soit 1,2 million de dollars par année, en frais d'impression, d'affranchissement, d'entreposage et de manutention.

Le moment est venu pour votre département RH de passer au numérique avec des signatures en e. eSignLive contribue à améliorer l'efficacité de l'ensemble du cycle de vie des employés en simplifiant le processus d'obtention de signatures électronique.  

Si vous êtes un département RH qui veut plaider en faveur des signatures en e, je vous invite à lire notre livre blanc 'The Case for E-Signatures in Human Resources'. Prêt à faire le saut avec des signatures en e? Inscrivez-vous à un essai gratuit de 30 jours pour découvrir à quel point il est facile d'envoyer et de signer des documents avec des signatures électronique.