Dissiper les cinq mythes les plus courants sur les signatures électroniques au Royaume-Uni

Le passage aux accords à distance dans les services financiers et les assurances se développe depuis plusieurs années. Avec l'essor des banques challengers exclusivement numériques et le déclin des agences en brique et mortier, les clients privilégient de plus en plus les prestataires disposant de capacités à distance. Sans surprise, lorsque la pandémie a frappé, le recours aux accords à distance a explosé dans le monde entier, les consommateurs ayant besoin d'un accès numérique à des services clés.

En facilitant les accords à distance, la technologie de la signature électronique a joué un rôle essentiel pour assurer la continuité des activités au cours de l'année écoulée. Pour de nombreuses organisations, la technologie a été une bouée de sauvetage qui les a maintenues à flot pendant les périodes difficiles. À l'avenir, le secteur devrait poursuivre sa croissance exponentielle, car de plus en plus d'industries et d'organisations s'adaptent aux services et accords numériques. L'année dernière, à la lumière de la pandémie, la FCA a réaffirmé dans une déclaration qu'elle n'exigeait pas "explicitement des signatures à l'encre humide dans les accords", indiquant que les signatures électroniques étaient un outil qui permettrait aux entreprises de continuer à fonctionner à distance.

Il ne fait aucun doute que les organisations et les consommateurs ont acquis de telles habitudes et une telle familiarité avec ces produits et services numériques qu'il est certain qu'au-delà de la pandémie, les signatures électroniques deviendront une pierre angulaire pour toute une série d'entreprises. Les lois sur les signatures numériques varient d'un pays à l'autre, mais la plupart partagent les mêmes principes de base en matière de signature de documents. Malgré cela, les idées fausses et les informations erronées sur cette technologie cruciale, mais souvent négligée, abondent. Voici les cinq mythes les plus courants - démystifiés - concernant les signatures électroniques au Royaume-Uni.

1. Les signatures électroniques n'ont pas de valeur juridique

Faux. Le Royaume-Uni reconnaît légalement les signatures électroniques depuis près de deux décennies. La réglementation sur les signatures électroniques a été adoptée par le Parlement en 2002, à la suite d'une directive européenne de 1999. En 2014, ils ont été remplacés par le règlement eIDAS de l'UE, qui a continué à faire partie du droit interne britannique après le Brexit.

Toutefois, certains documents ne peuvent toujours pas être signés électroniquement, à savoir ceux qui nécessitent une attestation de témoin ou un dépôt public, ainsi que ceux pour lesquels un cachet est requis. Il s'agit notamment des testaments, des documents relatifs au droit de la famille, des comptes des sociétés, des documents fiscaux et douaniers, des actes, des documents du registre foncier et des baux de plus de trois ans.

2. Les signatures électroniques n'ont pas la même valeur juridique que les "signatures humides".

Ce mythe a perduré depuis l'émergence initiale de la technologie de la signature électronique et ne tient pas compte des progrès technologiques récents en matière de traçage et d'authentification. Il existe aujourd'hui de nombreux produits de signature électronique qui s'appuient sur une multitude de technologies pour garantir que la signature électronique d'un document est tout aussi contraignante qu'une signature traditionnelle.

Il existe également un précédent judiciaire en faveur de l'utilisation des signatures numériques au Royaume-Uni. Par exemple, en 2014, l'arrêt Kathryn Bassano v Alfred Toft a déterminé qu'un accord réglementé en vertu de la loi de 1974 sur le crédit à la consommation pouvait être signé électroniquement. Cela a confirmé l'approche libérale de ce qui est considéré comme une signature en droit britannique.

Cela ne signifie pas pour autant que toute signature électronique compte comme une signature électronique. En 2006, l'affaire J Pereira Fernandes SA contre Mehta a déterminé que l'inclusion automatique de l'adresse électronique de l'expéditeur après la transmission d'un document ne constitue pas une signature. Dans ce cas, le tribunal a estimé qu'un processus automatisé généré par une application ne prouvait pas l'intention nécessaire d'authentifier le document au nom de l'utilisateur.

3. Toutes les signatures électroniques sont égales

En réalité, le règlement eIDAS de l'UE reconnaît trois types distincts de signature électronique : simple, avancée et qualifiée.
Une simple signature électronique peut être toute forme de message électronique associé à un individu, y compris les signatures dactylographiées et les blocs de courrier électronique. En comparaison, une signature électronique avancée est une signature qui est associée de manière unique à un individu et liée à des données, de sorte que toute modification ultérieure des données est facilement identifiable.

Enfin, une signature électronique qualifiée est générée par un dispositif de création de signature électronique qualifié et a la même validité qu'une signature manuscrite. Bien qu'il s'agisse du seul type de signature électronique ayant le même statut qu'une signature manuscrite en vertu de la réglementation européenne, aucun document ne requiert spécifiquement l'utilisation d'une signature électronique qualifiée au Royaume-Uni.

Le règlement européen eIDAS stipule que les dispositifs de création de signature électronique qualifiés doivent être soutenus par un certificat émis par un prestataire de services de confiance qualifié. L'accréditation des prestataires de services de confiance au Royaume-Uni est assurée par tScheme, un organisme d'autorégulation qui tient à jour la liste des services de confiance du Royaume-Uni.

4. Les signatures électroniques sont difficiles, voire impossibles, à retracer

De tous les mythes sur la signature électronique, celui-ci est le plus éloigné de la vérité. Les solutions de signature électronique sécurisée, telles que celles accréditées par tScheme, authentifient les utilisateurs avant qu'ils ne signent électroniquement et lient cette authentification à la signature électronique et au document signé électroniquement.

La conformité des solutions de signature numérique accréditées est souvent beaucoup plus forte qu'une "signature humide", car elles fournissent un compte rendu complet de ce qui s'est passé au cours de chaque transaction - qui a signé, où, dans quel ordre, quelles pages ont été consultées, etc.

Lorsque vous choisissez un fournisseur de signature électronique, il est important de trouver une solution qui prenne en charge plusieurs méthodes d'authentification et qui ait la souplesse nécessaire pour les configurer dans une même transaction, tout en s'adaptant au profil de risque de votre entreprise.

5. Les signatures électroniques sont un casse-tête pour les auditeurs

Dans ce cas, c'est le contraire qui est vrai. Les signatures électroniques peuvent en fait aider les entreprises réglementées à prouver aux auditeurs qu'elles ont suivi avec précision un processus commercial particulier. Grâce à des solutions de signature électronique plus sophistiquées, les entreprises peuvent fournir aux auditeurs une trace de chaque fois que des documents clés ont été touchés, quand et par qui.

Par exemple, les solutions de signature électronique peuvent désormais fournir des pistes d'audit à la fois pour les documents et les processus afin de démontrer la conformité aux auditeurs. Pour faciliter le partage avec les parties internes et externes, des paquets de pistes d'audit autonomes peuvent être exportés pour une gestion plus efficace et transparente des documents. Cela permet aux employés et aux auditeurs de visualiser une piste d'audit complète afin de déterminer exactement quand et comment une transaction a eu lieu et par qui - ce qui n'est pas possible avec des documents papier.

Dans les années à venir, les consommateurs continueront à faire progresser les différentes industries, en montrant une demande pour davantage de services et de capacités à distance. Au cours de l'année écoulée, même les consommateurs qui n'étaient pas aussi natifs du numérique sont devenus beaucoup plus familiers avec ces services.

Une fois ces mythes dissipés, il est clair que l'adoption de la technologie de la signature électronique peut aider les entreprises à fidéliser leurs clients et à devancer la concurrence, d'autant plus que le travail à distance se généralise. Les signatures électroniques n'apportent pas seulement rapidité et simplicité aux accords. Ils offrent également la transparence, un plus grand niveau de sécurité et une meilleure expérience client.

Ce blog, rédigé par Sameer Hajarnis, vice-président régional des ventes, a été publié pour la première fois dans GlobalBankingandFinance.comle 5 avril 2021.