Défi : Capturer les signatures en ligne

Avant l'avènement de la signature électronique, le groupe TUI avait du mal à trouver un moyen rapide, efficace et applicable de traiter avec des agences de voyage tierces. Deux fois par an, les agences de voyage réservent des vols et d'autres services auprès de TUI, le voyagiste. Plutôt que d'envoyer des contrats pour signature par courrier ou par poste, ce qui était coûteux et prenait du temps, TUI a simplement mis ses contrats à disposition en ligne.

Cependant, la société n'avait aucun moyen de recueillir les signatures en ligne des agences de voyage. Cette situation exposait le TUI à un risque financier. Sans signature, les contrats n'étaient pas applicables - les agences pouvaient prétendre devant les tribunaux qu'elles n'avaient pas lu les contrats et qu'elles ne connaissaient donc pas les règles applicables.

Évaluation des fournisseurs et exigences

Le département informatique de TUI a été chargé d'évaluer quatre fournisseurs de signatures électroniques pour ses différents bureaux et départements à travers l'Europe. Alors que deux fournisseurs étaient déjà utilisés à petite échelle ailleurs dans l'entreprise, TUI avait besoin d'un seul fournisseur de signature électronique qui pourrait répondre à toutes les exigences de l'entreprise, y compris :

• Une solution basée sur un navigateur, sans installation d'un client de bureau
• Une sécurité des documents et des transactions de premier ordre
• Une solution de signature en un clic, utilisable sur n'importe quel appareil
• Une facilité d'utilisation, en particulier pour les utilisateurs externes
• Des options d'authentification flexibles pour s'adapter à un éventail de processus dans l'entreprise
• Un hébergement des données en Europe avec une sauvegarde en cas de sinistre également en Europe

Les centres de données européens de OneSpan ont permis à TUI d'utiliser le service cloud en Europe et dans le respect des politiques informatiques de l'entreprise.

Solution : OneSpan pour les partenaires belges et néerlandais de TUI

TUI a décidé de commencer modestement, en testant le service de signature électronique basé sur le cloud de OneSpan Sign avec le cas d'utilisation des agences de voyage impliquant plus de 750 agences en Belgique et aux Pays-Bas. TUI a pu commencer à envoyer des documents pour signature électronique immédiatement.

Deux fois par an, un employé de TUI envoie le contrat PDF de 16 pages à toutes les agences partenaires. Comme l'application web OneSpan Sign comprend une fonction d'envoi en masse, l'employée n'a pas besoin de créer et d'envoyer des transactions distinctes pour chaque agence. Elle se contente d'importer la liste des signataires, de spécifier des détails tels que la méthode d'authentification (dans ce cas, l'authentification par courriel), et OneSpan Sign s'occupe du reste. Le travail prend trois heures, depuis la préparation de la liste des destinataires dans Excel jusqu'à l'envoi du contrat par le service OneSpan Sign.

Le processus doit également être rapide et efficace pour les signataires. Une fois que TUI a envoyé les contrats et les prix promotionnels associés, les agences de voyage n'ont qu'une semaine pour signer électroniquement et bloquer leurs réservations. Le processus de signature se déroule en quatre étapes :

Une notification par courrier électronique informe le propriétaire de l'agence de voyages qu'un contrat nécessite sa signature électronique.

Le propriétaire clique sur le lien, s'authentifie et le PDF de 16 pages s'affiche dans son navigateur web ou mobile.

Le propriétaire clique ou tape pour signer dans le navigateur, afin de confirmer son accord avec les conditions générales de TUI.

Enfin, le propriétaire a la possibilité de télécharger une copie du document signé électroniquement.

TUI peut également savoir quelles agences ont signé. C'est important : si les agences de voyage ne signent pas, TUI ne peut pas faire affaire avec elles. Une fois que chaque agence a finalisé son contrat, celui-ci apparaît dans OneSpan Sign sous le nom de l'agence concernée. TUI stocke les contrats signés électroniquement directement dans le service OneSpan Sign, mais a également la possibilité de les télécharger et de les stocker localement.

Résultat : Le succès encourage l'expansion d'autres fonctions de l'IUT

Les réactions positives des utilisateurs et le retour sur investissement obtenu jusqu'à présent ont jeté les bases de l'expansion des signatures électroniques. Après 18 mois de capture réussie des signatures des partenaires externes, TUI étend désormais les signatures électroniques à d'autres domaines fonctionnels de l'entreprise :

• Les ressources humaines vont adopter OneSpan Sign pour les évaluations de performance et autres documents confidentiels de ses 1 500 employés.
• Les représentants sur le terrain qui visitent, inspectent et concluent des contrats avec les hôtels auront accès aux signatures électroniques pour signer des documents en déplacement, depuis n'importe quel pays.
• Le service comptable intégrera OneSpan Sign à sa plateforme de gestion financière RACS.

Conclusion

L'approche " crawl-walk-run " est une façon courante de débuter avec les signatures électroniques. Dans les entreprises de toutes tailles, l'application web autonome OneSpan Sign et les connecteurs OneSpan Sign pour Salesforce, SharePoint, Box et d'autres applications professionnelles courantes sont autant de moyens peu risqués de prouver le succès, le retour sur investissement et l'adoption par les utilisateurs. En posant les bases d'un premier cas d'utilisation, votre entreprise peut appliquer et affiner les meilleures pratiques en matière de formation et de gestion du changement avant d'étendre la technologie à l'ensemble de l'entreprise.

Pour savoir comment la technologie de signature électronique peut profiter à votre cas d'utilisation spécifique, visitez le site OneSpan.com/eSignature-solutions.