De nombreux processus RH liés à la signature et au stockage des accords avec les candidats et les employés sont inefficaces.les processus traditionnels d'embauche et d'intégration impliquent de nombreux documents qui sont envoyés par la poste ou par courrier électronique, puis imprimés, signés, scannés et renvoyés. Cela prend du temps et augmente la probabilité d'erreurs humaines, telles que des documents égarés ou des signatures oubliées. Pire encore, cela expose l'entreprise à des risques de sécurité et de conformité.
Améliorez la productivité de votre équipe RH grâce à l'intégration de OneSpan à Greenhouse. Lancez une demande de signature directement depuis Greenhouse afin d'accélérer et de sécuriser la gestion des documents des candidats et des employés. Une fois complétés et signés, les accords sont automatiquement stockés dans le profil Greenhouse de chaque candidat ou employé, à des fins de conformité et d'audit.
Dans cette vidéo, nous allons vous montrer le processus d'envoi d'une lettre d'offre pour signature, directement depuis Greenhouse, une fois l'approbation reçue. Une fois que le candidat a signé la lettre d'offre, l'automatisation attache les documents à la section Lettre d'offre et met à jour le statut du candidat en 'Embauché'.
Voici comment cela fonctionne en quelques étapes simples :
Le responsable de l'acquisition de talents se connecte à son application Greenhouse, sélectionne le candidat qui doit recevoir une lettre d'offre et le fait passer à l'étape "Offre".
L'étape suivante consiste à créer l'offre dans Greenhouse. Une fois l'offre prête, le Talent Acquisition Manager génère la lettre d'offre en utilisant un modèle de document qui a déjà été préparé et étiqueté par votre administrateur - ou vous pouvez étiqueter et télécharger votre document vous-même.
Dans la section "Détails de l'approbation", il y a des étapes définies à suivre pour que l'offre soit approuvée. Le responsable de l'acquisition de talents sélectionne le nom de l'approbateur et le statut de la demande d'approbation passe à "En attente".
L'approbateur reçoit une notification l'informant qu'une demande est en attente. Il l'examine et l'approuve. Une fois la demande approuvée, une action automatique lance le processus de signature électronique, envoyant l'accord en externe pour signature électronique.
Le candidat reçoit une notification par courrier électronique l'invitant à signer le document. Il accède au document en toute sécurité et le signe numériquement. Une fois que toutes les signatures requises ont été obtenues, le statut du candidat devient "Embauché" dans Greenhouse.
Une fois le processus de signature terminé, les détails de la transaction, y compris l'ID de la transaction et le statut, peuvent être trouvés dans Greenhouse, dans la section "Détails de la candidature". Le document signé est automatiquement stocké dans Greenhouse et peut être trouvé dans la section "Documents de l'offre" sous "Documents de l'offre signés".
Cette gestion automatique des documents élimine la nécessité d'un téléchargement manuel et garantit que tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans Greenhouse. La pièce jointe consiste en un accord complété et une piste d'audit intégrée, qui fournit un aperçu détaillé de l'ensemble du processus d'eSigning. Si nécessaire dans le futur, votre organisation peut facilement auditer le processus de signature, pour confirmer qui a signé le document, quand il a été signé, et si des modifications ont été apportées.