L’organisation de tous les secteurs d'activité s'appuie sur des contrats et des accords écrits pour mener les projets, accroître le contrôle et atténuer les risques. Qu'il s'agisse de bons de commande, de contrats de vente ou de contrats de travail, des contrats juridiquement contraignants de toutes sortes sont couramment signés sous forme électronique et leur valeur juridique a même été défendue et constatée devant les tribunaux.
Des secteurs tels que les services financiers, les soins de santé, les assurances, le droit, les ressources humaines et les administrations publiques ont tous trouvé le moyen d'intégrer les signatures électroniques et leurs fonctionnalités aux exigences uniques de leurs processus et canaux commerciaux.
En outre, des lois sur les signatures électroniques, telles que le règlement Européen eIDAS, qui s’applique en France, et la loi fédérale américaine ESIGN Act ont été adoptées dans le monde entier pour régir leur utilisation. En fait, l'adoption de la signature électronique grâce aux technologies numériques pour la signature de contrats en ligne a changé la donne pour de nombreuses entreprises, leur permettant de réduire la durée des cycles contractuels, ce qui signifie un gain de temps et d’efficacité.
La pression pour effectuer des transactions plus rapidement, plus efficacement et à partir d’appareils mobiles plus pratiques accélère l'adoption des contrats électroniques et de la dématérialisation. Les attentes des clients combinées à l'accessibilité des plug-ins de signature électronique basés sur le cloud pour les applications de gestion de la clientèle (CRM) et de gestion de contrats (par ex. CPQ) les plus populaires, éliminent les derniers obstacles à l'adoption d'un processus contractuel entièrement électronique. En fait, les signatures électroniques remplacent le stylo et le papier comme méthode standard d'exécution des contrats.
OneSpan Sign prend en charge plus de contrats électroniques que de nombreux autres outils de signature électronique et aide les organisations à signer des documents, à simplifier leurs processus et à conclure des affaires.
Qu'est-ce que la gestion des contrats ? L'administration des contrats ? La gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion et l'administration des contrats fournisseurs font chacune référence à des parties spécifiques du processus d'accord contractuel, mais les distinctions entre elles sont souvent floues. À un niveau élevé de management, l'administration des contrats fait référence aux tâches et à la logistique qui se déroulent avant la signature du contrat et jusqu'à la cérémonie de signature elle-même.
La gestion des contrats, en revanche, fait référence aux tâches et à la logistique qui interviennent après la signature du contrat. Enfin, il existe un autre terme associé appelé gestion du cycle de vie des contrats (CLM), qui comprend les deux phases du cycle de vie des contrats, la gestion et l'administration.
Dans cet article, nous explorerons les processus, les meilleures pratiques et les nuances liés à la gestion des contrats pour mieux la distinguer de l'administration des contrats.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?
Le processus de gestion des contrats ne se limite pas à l'archivage et au stockage de copies d'un contrat pour une consultation ultérieure. Pendant la phase de gestion du contrat, une équipe de gestionnaires en contrat management est chargée de veiller à ce que les termes du contrat soient respectés, que toutes les obligations contractuelles soient remplies et que, si les termes du contrat devaient éventuellement être modifiés, l'équipe puisse négocier des modifications avant exécution dudit contrat.
Un accord ne vaut pas grand-chose si chaque partie n'est pas disposée à le mettre en œuvre. C'est pourquoi la gestion des contrats est importante. De plus, selon la nature de votre contrat, l'ensemble des métiers tels que les gestionnaires de contrat ont un rôle important à jouer en termes de service à la clientèle en veillant, par exemple, au respect d'un accord de niveau de service.
Comment la signature électronique de contrats améliore le processus contractuel : témoignages de clients sur la gestion des contrats
Une étude d'Aberdeen montre que les organisations commerciales qui ont adopté les signatures électroniques augmentent leur chiffre d'affaires de 69 % d'une année sur l'autre, par rapport aux non-utilisateurs.
En réduisant le temps perdu dans les processus contractuels sur papier, on dispose de plus de temps pour obtenir des revenus supplémentaires, au-delà des avantages directs pour l'organisation des ventes. Cependant, les signatures électroniques offrent une valeur ajoutée à bien des égards, notamment grâce à l’outil de création de documents électroniques par glisser-déposer qui permet d'ajouter des champs de signature aux contrats, qu’il s’agisse de documents PDF, Word ou d'autres documents.
Explorez ces témoignages de clients et cliquez sur les liens pour lire l'étude de cas complète et en savoir plus.
Transformez l'expérience contractuelle du client :
IBM est l'une des marques technologiques les plus importantes, les plus anciennes et les plus fiables au monde. Malgré une histoire centenaire d'innovation, le processus de passation de marchés de l'entreprise était complexe et impliquait beaucoup de travail manuel. L'expérience client en était affectée, ce qui a valu au géant de la technologie la réputation d'être difficile à vivre.
Pour mettre en œuvre les signatures électroniques, IBM a travaillé avec OneSpan pour fournir une application de marque d'entreprise (marque blanche) qui a été mise entre les mains des vendeurs IBM dans le monde entier. L'application réactive est simple pour les expéditeurs. La force de vente mondiale d'IBM prépare les documents contractuels sur un iPad et, en quelques clics, les envoie pour être signés électroniquement.
Le processus de signature électronique d'IBM se déroule soit en face à face avec le client, soit à distance, soit en une combinaison des deux. Dans certains cas, le vendeur IBM rencontre un client et saisit une première série de signatures sur l'iPad, et le document est ensuite envoyé à un deuxième signataire qui peut signer sur son smartphone.
Accélérez la livraison des biens et des services :
LeGrand Hôpital de Charleroi est un complexe hospitalier belge qui s'étend sur cinq sites différents. Depuis 2011, le service informatique de l'hôpital utilise des signatures électroniques manuscrites pour accélérer la validation des bons de commande, des factures et des contrats de service.
Avant l'introduction des signatures électroniques, il était difficile d'obtenir en temps voulu l'approbation des responsables de l'hôpital, qui sont souvent en réunion ou hors site. Cela a retardé la livraison de fournitures urgentes. L'équipe informatique savait que si elle pouvait accélérer le processus, les biens dont elle avait besoin seraient livrés plus tôt et mis en service plus rapidement. "Maintenant, je reçois un courriel sur mon smartphone me demandant de signer un document, et je signe électroniquement immédiatement", explique Nicolas Depasse, directeur adjoint de l'informatique de l'hôpital.
Auditez le processus de signature de contrats et capturer les preuves :
Global Coal, fournisseur de la première plateforme mondiale d'échange de charbon thermique maritime, a amélioré l'accès à son accord standard d'échange de charbon en intégrant les signatures électroniques à son portail web. Les clients peuvent ainsi signer plus facilement l'accord de licence du produit et le contrat d'achat. "Compte tenu de la nature de notre activité, nous voulions une solution de signature électronique qui nous permette à la fois d'auditer le processus de signature et de produire des preuves irréfutables de l'intention de signer", explique le PDG Eoghan Cunningham.
En capturant le processus de signature de contrats en ligne du début à la fin, OneSpan Sign crée une piste d'audit qui fournit des preuves juridiques beaucoup plus solides que celles obtenues avec un stylo et du papier. La preuve électronique est un élément essentiel pour de nombreuses organisations réglementées, ainsi que pour des entreprises telles que les assurances et l'immobilier, où le risque de litige est élevé.
Réduire les retards :
La société mondiale de conseil en stratégie et en technologie Booz Allen Hamilton était confrontée à un long délai d'approbation, ce qui finissait par compromettre ses ventes. En adoptant un système de gestion électronique des contrats doté de fonctionnalités de signature et de stockage électroniques, Booz Allen a pu accélérer le cycle contractuel et mieux gérer le travail lié à la prise en charge de ses 800 sous-traitants et de leurs 13 000 transactions par an. Les administrateurs des contrats de sous-traitance continuent de développer les contrats de sous-traitance sur Microsoft Word.
Lorsqu'un administrateur est prêt à lancer un processus de signature électronique, il se connecte au portail dédié, télécharge les contrats et saisit les informations relatives aux signataires. Une notification est ensuite envoyée par courriel aux signataires, les invitant à se connecter au portail et à exécuter les accords.
Les contrats de sous-traitance signés peuvent être téléchargés par le sous-traitant et stockés dans le CMS de son choix, tandis que Booz Allen conserve les contrats dans Microsoft SharePoint.
Économisez du temps et de l'argent :
Une organisation gouvernementale américaine gère la fourniture de produits et de services informatiques à tous les services gouvernementaux de l'État. Ce département signe 240 contrats de fournisseurs par mois. Chaque contrat est diffusé pour être examiné, négocié, révisé, complété et signé par le personnel juridique, les employés, les cadres et leurs homologues du secteur privé. Toutefois, comme tout cela se fait désormais par voie numérique, les frais de messagerie ont été supprimés, ce qui permet de réaliser d'importantes économies.
De même, un distributeur pharmaceutique utilise le service de cloud OneSpan Sign pour automatiser la commande de narcotiques et de médicaments contrôlés auprès de ses 30 fabricants de produits pharmaceutiques. Les signataires autorisés utilisent OneSpan Sign pour signer et envoyer électroniquement les bons de commande aux fabricants. Cela permet d'éliminer les frais de messagerie.
Une grande banque a récemment mis en service la plateforme OneSpan Sign sur son site pour les transactions avec les clients. Toutefois, les signatures électroniques sont devenues si populaires que la banque constate une demande de la part de départements et d'équipes internes qui souhaitent également utiliser les signatures électroniques.
Au sein du département ressources humaines de la banque par exemple, un seul employé est responsable de la recherche et de la négociation de tous les contrats de formation. Il était essentiel de maximiser la productivité de ces employés, mais l'automatisation devait se faire sans alourdir le service informatique. L'employé s'est abonné au cloud OneSpan Sign et a pu télécharger et préparer des documents pour la signature électronique en quelques minutes. En éliminant le traitement papier, l'employé économise désormais en moyenne 10 semaines par an.
Les étapes de la gestion des contrats
Le processus type de gestion des contrats comporte sept étapes destinées à aider votre organisation à répondre aux exigences du contrat :
- Étape de planification : L'étape initiale de la gestion des contrats implique la planification, le cadrage et une évaluation réaliste des ressources, des compétences et des difficultés de votre équipe de gestion des contrats. Cela permettra d'éclairer les décisions prises plus tard dans le processus. Votre équipe dispose-t-elle d'un logiciel de signature électronique permettant de télécharger une image de votre signature ou les clients signeront-ils les documents avec une signature manuscrite ? Vos clients peuvent-ils répondre à votre demande de signature à l'aide de leur téléphone portable ? Quels facteurs d'authentification pouvez-vous mettre en place pour vérifier l’identité du signataire ? Quels types de signatures vous faut-il, une signature électronique avancée ou qualifiée? (une signature électronique qualifiée nécessite un certificat électronique fourni par une autorité de certification)
- Phase de mise en œuvre : Une fois votre plan et votre évaluation terminés, vous pouvez passer à la phase de mise en œuvre, qui consiste à utiliser et à déployer les systèmes et outils nécessaires pour gérer votre réserve de contrats. Si la quantité de contrats est faible, votre équipe peut utiliser des solutions manuelles telles que les feuilles de calcul Microsoft Excel, les disques partagés et les calendriers, mais la possibilité d'automatiser les processus à l'aide d'un logiciel de gestion des contrats permettra à votre équipe de gérer beaucoup plus d'accords et d'échéances avec une plus grande efficacité et moins d'erreurs, permettant ainsi à vos équipes de vente et d'approvisionnement de poursuivre des contrats plus importants et plus nombreux.
- Phase précontractuelle : La phase précontractuelle représente le dernier chevauchement entre votre équipe de gestion de contrats et votre équipe d'administration des contrats. À ce stade, vos administrateurs de contrats finalisent les conditions et se préparent à demander les signatures électroniques en ligne ou d'autres formes de scellement d'un accord. Les équipes chargées de l'administration et de la gestion du contrat doivent adopter une attitude collaborative afin d'établir une compréhension claire des spécificités de l'accord entre les deux équipes. Cela s'avérera précieux lorsque votre équipe de gestion des contrats prendra le relais dans la phase suivante.
- L'exécution du transfert : Le compte, le contrat signé et les obligations sont transférés à l'équipe de gestion du contrat une fois que le contrat est officiellement signé. Il est judicieux, à ce stade, d'organiser des réunions spécifiques entre vos équipes pour garantir une compréhension complète et éliminer le risque d'oublis.
- La rédaction du contrat : l'équipe de gestion du contrat peut maintenant s'assurer que les conditions du contrat sont respectées par les deux parties. Les points définis doivent être mis en pratique et les produits à livrer doivent l’être. Il s'agit là d'une autre occasion pour les logiciels de gestion des contrats de limiter les problèmes logistiques typiques de la gestion des contrats. Des alertes automatisées, des notifications, des modèles et des rapports personnalisés informeront votre équipe des échéances à venir, des fenêtres de résiliation et d'autres dates importantes.
- Phase de pré-renouvellement : à l'approche de la fin de la période de travail définie dans le contrat, les deux parties contractantes doivent décider de renouveler ou de prolonger le contrat. Pour certains accords, cela ne sera pas le cas en raison de la limite dans le temps du travail, d'autres pourraient nécessiter le renouvellement du contrat pour une relation de travail continue. Le contrat lui-même définit souvent la période de négociation du contrat, et l'équipe de gestion du contrat doit être prête à faciliter ce processus.
- Phase post-contractuelle : Lorsque la période contractuelle est terminée, le travail n'est pas tout à fait terminé pour l'équipe de gestion du contrat. Cette phase comprend une dernière vérification pour s'assurer que les termes du contrat ont été respectés, le suivi du processus d'archivage des organisations, et enfin le règlement des factures en suspens. C'est aussi l'occasion de faire un post-mortem sur le cycle de vie complet du contrat, de sa création à son achèvement, afin de comprendre les succès et les défis rencontrés sur le projet.
Meilleures pratiques en matière de gestion des contrats
La gestion des contrats est un défi ouvert qui peut être abordé de différentes manières, et il existe de nombreuses technologies et outils disponibles pour contribuer à la réussite du processus. Explorez ces sept bonnes pratiques ci-dessous :
- Gestion unifiée des contrats : en bref, conservez tous vos contrats en un seul endroit où votre équipe peut trouver rapidement et facilement les dates, contacts et autres détails nécessaires. Les systèmes d'archives désorganisés peuvent créer des goulots d'étranglement qui font perdre du temps.
- Définir et suivre les indicateurs clés de performance : en définissant et en mesurant les indicateurs clés de performance de votre gestion des contrats, vous pouvez mieux identifier ces goulots d'étranglement et rationaliser le processus. En outre, la production de rapports sur ces indicateurs peut aider à tenir les parties prenantes internes et les dirigeants au courant des performances de votre équipe de gestion des contrats.
- Sécurité et accès : une solution de gestion des contrats disposera des fonctionnalités nécessaires pour vous aider à équilibrer les besoins en matière de sécurité et d'accès au contrat. En n'autorisant l'accès qu'à certains membres de l'équipe de gestion juridique et contractuelle, vous vous assurez que chaque membre remplit son rôle sans encourir de risques excessifs. (La sécurité s’applique également à la solution de signature électronique, autant pour la vérification de l’identité du signataire que pour assurer l’intégrité du document, et plusieurs autres aspects du processus)
- Suivi du temps d'approbation des contrats : il s'agit d'un indicateur clé de performance pour votre équipe d'administration des contrats, mais l'équipe de gestion doit également le suivre. Plus vite un contrat passe par le processus d'approbation, plus vite l'entreprise peut percevoir des revenus et la valeur de l'accord. En outre, cela donnera à votre équipe une vue d'ensemble du cycle de vie complet du contrat et aidera à identifier les domaines où des gains d'efficacité peuvent être trouvés dans les flux d'approbation et ailleurs.
- Examens de conformité réguliers : rencontrez votre équipe juridique pour discuter de l'évolution des réglementations et coordonner le bon fonctionnement des politiques afin de mieux les aligner sur les exigences légales. Si vous opérez dans des secteurs hautement réglementés, tels que les services financiers, les assurances ou les soins de santé, il est vital que vous et votre service juridique restiez informés des changements réglementaires à venir.
Les 3 principales mesures à prendre dès maintenant pour améliorer la gestion des contrats
La mise en place d'équipes et de processus prend du temps, et entretemps l'entreprise doit toujours mener ses activités et générer des revenus. Tout en explorant les moyens d'améliorer vos processus de gestion des contrats, voici trois stratégies qui vous permettront d'obtenir des résultats immédiats :
- Audit du contrat : faites l'inventaire de vos processus, actifs, outils, effectifs et parties prenantes afin d'obtenir une compréhension complète de la situation existante.
- Cadres formels de gestion des contrats : à l'aide des résultats de votre audit, élaborez un cadre pour le processus de gestion des contrats existant et indiquez ce qui se passe à chaque étape, qui est impliqué et combien de temps les étapes prennent.
- Exploiter la technologie : à ce stade, votre processus est cartographié. Explorez les solutions technologiques susceptibles d'atténuer les goulots d'étranglement identifiés de votre côté et de faciliter la conclusion de nouveaux contrats, de contrats complexes et de renforcer la digitalisation.
Plans tarifaires flexibles pour la signature électronique pour commencer
Les solutions de signature électronique sont disponibles sous de nombreuses formes différentes. Grâce à cette flexibilité, les organisations de toute taille peuvent bénéficier de processus contractuels électroniques et s'assurer que la solution de signature électronique évoluera et s'adaptera à leurs besoins uniques. Vous pouvez vous lancer dans la signature électronique de contrats et la signature de documents tels les contrats de travail en utilisant les signatures électroniques de l'une des manières suivantes :
- Plan professionnel pour la signature ad hoc et le déploiement rapide
- Plan d'entreprise pour les cas d'utilisation complexes et intégrés