Liste de vérification : Soyez prêt dès maintenant à utiliser des signatures électroniques
Les mandats de fermeture et de distanciation sociale en place en 2020 et 2021 partout dans le monde ont entraîné des pressions imprévues sur les institutions financières et les organisations afin qu’elles accélèrent leurs efforts de numérisation. Soudain, les banques, les prêteurs hypothécaires, les caisses populaires, les compagnies d’assurance et d’autres institutions ont dû trouver une façon de numériser leurs activités et d’offrir leurs services à distance afin d'assurer la poursuite de leurs opérations commerciales. La clé : une solution sécurisée, conviviale et exécutoire de signature électronique. Une solution de signature électronique robuste offrira à votre organisation les fonctionnalités nécessaires pour éliminer les flux de travail de signature manuscrite et pour créer un processus de signature entièrement numérique qui vous aidera à poursuivre vos activités commerciales en ces circonstances exceptionnelles.
Le plus grand défi est de savoir par où commencer. Il existe un grand nombre d’enjeux liés aux options d’authentification comme la biométrie, les types de signatures électroniques, les pistes de vérification, les dossiers électroniques, etc. Quels sont mes exigences en matière de signature et le niveau de sécurité dont j’ai besoin? Dois-je utiliser des signatures électroniques avancées ou des signatures électroniques qualifiées validées au moyen d’un certificat provenant d’une autorité de certification ou d’un prestataire de services de confiance? Mes documents électroniques ont-ils besoin de signatures numériques qui s’appuient sur des infrastructures à clé privée ou des infrastructures à clé publique (ICP)?
Vous devrez vous pencher sur nombreuses questions et options au cours de votre processus. Pour le moment, commençons par déterminer si votre environnement actuel est compatible avec les logiciels de signature électronique. Dans ce blogue, nous présenterons les diverses méthodes de mise en œuvre, ainsi que les principales exigences techniques à respecter pour déployer les signatures électroniques au sein de votre organisation.
Deux options de mise en œuvre des signatures électroniques : déclenchée par l’utilisateur et intégrée
Le fait de déterminer comment votre organisation abordera l’utilisation des signatures électroniques est une décision importante. Les logiciels de signature électronique sont utilisés à grande échelle de deux façons distinctes : soit la signature est déclenchée par l’utilisateur, soit elle est intégrée.
- Déclenchée par l'utilisateur : Les utilisateurs peuvent envoyer et signer des documents sur le portail Web, dans une application mobile ou au moyen d’un connecteur tiers. Habituellement, cette option est idéale pour les processus de signature électronique à faible volume et déclenchés par l’utilisateur (p. ex. : contrats de vente, formulaires de RH, rapports de dépenses, bons de commande, etc.)
- Intégrée : Si vous souhaitez entièrement automatiser le processus de signature électronique au moyen de votre application Web et de vos applications commerciales, systèmes de base et applications mobiles, l’approche intégrée répondra à vos besoins. Dans le cadre d’un cas d’utilisation intégrée, les employés n’ont aucun travail manuel à accomplir pour préparer un document numérique à des fins de signature électronique : les documents sont créés par le système et complètement automatisés. Cette option est idéale pour les processus de signature électronique à plus grande échelle et déclenchés par le système (p. ex. : demandes de prêt, ouvertures de compte, demandes d’assurance, etc.)
Les deux options offrent une efficacité opérationnelle, améliorent l’expérience client et diminuent le nombre d’erreurs dans les documents, mais elles présentent aussi leurs propres avantages. Par exemple, un processus déclenché par l’utilisateur est beaucoup plus rapide à déployer. Un tel processus peut prendre une seule journée à mettre en œuvre.
En revanche, l’option intégrée élimine la nécessité de préparer manuellement des documents pour qu’ils soient signés. Par exemple, un processus de signature électronique intégré est avantageux pour une institution financière qui souhaite permettre à ses clients potentiels d’effectuer une demande d’ouverture de compte par l’entremise de son application mobile ou de son site Web de services bancaires. De même, un fournisseur d’assurance qui doit envoyer des formulaires préremplis à ses clients profiterait d’un processus intégré. L’option intégrée sera avantageuse pour les organisations qui traitent des milliers de documents signés — ces organisations réaliseront des économies de coûts considérables en éliminant pratiquement toutes les étapes manuelles nécessaires pour traiter un document imprimé.
Cependant, chaque organisation a des besoins qui lui sont propres, et les différentes options de mise en œuvre profiteront différemment à chaque organisation. Si vous avez des doutes en ce moment, n’oubliez pas que les organisations peuvent passer d’un processus déclenché par l’utilisateur à un processus intégré à une date ultérieure.
Guide de préparation à l’utilisation des signatures électroniques
Votre organisation doit tenir compte d’un certain nombre de critères lorsqu’elle évalue ces deux approches de technologies de signature. Le Guide de préparation à l’utilisation des signatures électroniques vous aidera à évaluer soigneusement chacune des options de mise en œuvre des signatures électroniques, notamment toutes les exigences techniques connexes. Grâce à ce guide, vous serez en mesure de prendre une décision éclairée sur la façon de mettre sur pied les signatures électroniques au sein de votre organisation.
Liste de vérification pour la préparation à utiliser des signatures électroniques
Apprenez-en plus au sujet des mises en œuvre des signatures électroniques déclenchée par l’utilisateur et intégrée
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Ressources pour débuter
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Guide sur les signatures électroniques à l’intention des débutants : introduction essentielle sur la façon d’offrir des signatures en format électronique, ce guide présente les fondements sur le fonctionnement de ces signatures, sur la création de processus sans papier, sur la validation de l’identité des signataires, sur la gestion et l’archivage des documents, sur les signatures faites au moyen d’un appareil mobile, et bien plus.
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Guide sur la légalité des signatures électroniques : apprenez-en plus sur les aspects réglementaires clés qui régissent l’utilisation des signatures électroniques dans plusieurs pays du monde, notamment le règlement eIDAS de l’Union européenne, la loi Uniform Electronic Transactions Act (UETA) et la loi Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) aux États-Unis.
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