Que sont les signatures électroniques et comment fonctionnent-elles ?

La pandémie de COVID-19 a catalysé la transformation numérique dans toute l'entreprise. Les transactions en face à face n'étaient plus possibles et les organisations avaient besoin de solutions pour aller de l'avant avec les opérations numériques.

La numérisation rapide des flux de travail dans les entreprises a entraîné une augmentation spectaculaire de l'adoption des signatures électroniques. En 2020, P&S Intelligence a estimé que le taux de croissance du marché de la signature électronique était de 39 %, tandis qu'une étude de Deloitte a révélé que l'impact de la pandémie sur la façon de faire des affaires a fait du marché de la signature électronique l'un de ceux qui connaissent la croissance la plus rapide au monde.

Mais qu'est-ce qu'une signature électronique et comment fonctionne-t-elle ? Il y a eu récemment une certaine confusion sur le sujet, en particulier sur ce qui constitue une signature électronique et sur ce que le processus de signature implique - alors plongeons-y.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Au niveau le plus élémentaire, les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et fonctionnent de la même manière que les signatures manuscrites traditionnelles. La principale différence entre les deux réside dans le moyen par lequel le document est signé. Les deux formes de signature constituent une trace durable de l'intention du signataire, généralement exprimée comme l'intention de respecter les termes de l'accord. Par exemple, lorsque vous achetez une voiture, des prêts et des contrats doivent être signés ; ces documents peuvent être signés en personne avec une signature manuscrite ou à distance par le biais de signatures électroniques.

Dans ce contexte, il est important de comprendre la différence entre les signatures électroniques et les signatures numériques, car ces termes ne sont pas interchangeables. Comme nous l'avons déjà dit, la signature électronique est, comme son équivalent papier, un concept juridique. Toutefois, les signatures numériques sont un type de signature électronique qui repose sur une technologie de cryptage/décryptage. Le cryptage de la signature numérique sécurise les données associées à un document signé et permet de vérifier l'authenticité d'un document signé.

La numérisation de notre monde favorise l'adoption des signatures électroniques. Elles sont intrinsèquement plus pratiques que les signatures manuscrites en raison du temps et des ressources qu'elles permettent d'économiser pour toutes les personnes impliquées dans une transaction. Par exemple, l'un des principaux fournisseurs d'assurances multirisques était confronté à un processus traditionnel inefficace et coûteux sur le plan opérationnel. Après avoir adopté les signatures électroniques, il a rationalisé son processus de demande papier, qui est passé de 52 jours à 10 minutes. En outre, il a économisé 10 dollars par transaction, 200 000 dollars en économies matérielles (en 5 mois seulement) et 500 000 dollars en coûts de main-d'œuvre.

Comment fonctionnent les signatures électroniques ? Que proposent-elles ?

les offres de signature électronique varient en fonction du fournisseur, mais la plupart des solutions couvrent tous les aspects, de la création de documents à la vérification de l'identité, en passant par la création de rapports sur les transactions. Une solution de signature électronique peut également renforcer la conformité et réduire les coûts associés aux documents papier (y compris le papier, parfois l'affranchissement, l'encre, le toner, les armoires de stockage physique, etc.)

Selon le fournisseur de solutions de signature électronique, les avantages peuvent varier, mais la plupart des organisations proposeront des offres similaires, notamment

Assurance de l'identité du signataire : Accès à une large gamme d'options de vérification et d'authentification de l ' identité pour s'assurer que les signataires sont bien ceux qu'ils prétendent être avant de leur donner accès aux documents.

Intégrations faciles : Intégrations pour la signature électronique et les capacités de flux de travail dans l'application ou le site web avec une API ouverte et des SDK entièrement pris en charge.

Sécurité : Protection des utilisateurs et des documents électroniques contre la fraude grâce au cryptage des signatures numériques. Ce système scelle les documents après chaque signature et invalide visiblement les documents en cas de modification. Conformité renforcée : Vérification de la validité du document signé et pistes d'audit complètes de bout en bout sur le marché.

Efficacité des processus : Les transactions numériques permettent de rationaliser les processus et d'éliminer les risques associés aux erreurs de documents, comme les signatures et les données manquantes.

Stockage numérique sécurisé : Coffre-fort électronique permettant de préserver l'intégrité des documents signés pendant toute la durée de vie de l'accord.

Envisager des transactions numériques sécurisées

Les transactions en ligne étant plus nombreuses que jamais, les organisations doivent être attentives à l'évolution du paysage des menaces. Rien qu'en mai 2020, le nombre d'attaques de phishing a triplé et augmenté de 65 % par rapport à la période d'étude annuelle précédente. En outre, les deepfakes et autres formes de médias synthétiques sont de plus en plus sophistiqués. Même si les signatures électroniques ont permis de rationaliser les opérations, sans une sécurité adéquate, le document, le processus de signature et le signataire sont tous en danger. La sécurisation des transactions en ligne n'a jamais été aussi cruciale, c'est pourquoi les entreprises doivent investir dans des solutions de signature électronique fiables. Mais que doivent-elles rechercher chez un fournisseur ?

En résumé, lorsque vous recherchez une solution pour gérer vos processus de signature, il est important de vous assurer qu'elle repose sur la technologie de la signature numérique afin de garantir l'intégrité du document et les signatures sous-jacentes. La marque blanche est également un élément à rechercher chez un fournisseur. Ce terme fait référence à l'ajout du logo d'une organisation et à la personnalisation du contenu du courrier électronique et du domaine de l'expéditeur pour refléter la marque de l'organisation. Une transaction entièrement personnalisée renforce la confiance des clients et vous permet d'atteindre les taux d'adoption les plus élevés.

Les signatures ont parcouru un long chemin depuis la signature de documents en personne et continueront à évoluer et à devenir plus non conventionnelles - seul l'avenir nous le dira. Cependant, une chose est sûre : le marché de la signature électronique est en train d'adopter des expériences sécurisées qui garantissent l'intégrité des transactions et des accords numériques. Les signatures électroniques ont déjà commencé à devenir un atout stratégique pour soutenir les processus numériques des entreprises.

Cela dit, il est possible d'avoir ces transactions sécurisées sans sacrifier l'expérience client. Lorsqu'il s'agit de choisir un fournisseur de signature électronique, la vérification de l'identité et l'authentification doivent être intégrées dans la solution afin de protéger les parties impliquées dans une transaction.

Cet article de Sameer Hajarnis a été publié pour la première fois sur Techradar le 23 février 2024.