Logiciel de signature électronique en Asie-Pacifique : légalité, sécurité et autres considérations

Bien que la signature électronique soit encore une pratique naissante dans certaines parties du monde, nous constatons un regain d'intérêt pour les signatures électronique à l'échelle mondiale. Plus près de chez moi est la région Asie-Pacifique, où OneSpan a des clients e-signature de l'Australie à Hong Kong. Plus récemment, notre équipe a déployé un logiciel de signature électronique pour deux organisations de premier plan dans la région. L'un est un organisme gouvernemental qui s'occupe d'entreprises pour des baux immobiliers et fonciers, tandis que l'autre est une grande banque internationale dont les opérations bancaires d'affaires nécessitaient des confirmations antipartiilles sensibles au temps pour leurs métiers clients. 

Basé sur notre expérience d'expansion des signatures électroniques en Asie-Pacifique au cours de la dernière année, ce blog partage quelques-unes de nos meilleures idées concernant la façon dont les organisations de la région devraient aborder les signatures électroniques.

Logiciel de signature électronique : comment éviter un scénario commun d'échec de projet

Au début, la plupart des entreprises commencent par un logiciel de signature électronique en réfléchissant à l'aspect juridique. Une approche commune que nous voyons est que les organisations peuvent essayer de faire cavalier seul en incorporant les constructions de sécurité nécessaires, telles que les signatures numériques et les certificats numériques,pour répondre aux exigences juridiques et réglementaires locales pour les documents signés en électronique.

Toutefois, si une organisation se concentre uniquement sur la signature électronique en tant qu'exigence légale ou technique, elle peut négliger une solution logicielle de signature électronique spécialement conçue (qui peut tirer parti de la signature numérique et de la technologie des certificats numériques dans le cadre de la signature. processus) en faveur d'une solution rapide. Par exemple, l'équipe informatique interne de l'organisation ou le fournisseur de services existant peut tenter d'émettre une certaine forme d'informations d'identification de certificat numérique aux signataires, et s'appuyer sur la capacité intégrée dans des applications, telles que Microsoft Office ou Adobe Acrobat, pour signer le document.

Lorsque cela se produit, l'organisation se rend rapidement compte qu'une telle solution est très gênante à utiliser, manque d'évolutivité au-delà d'un groupe fermé d'utilisateurs, et ne prend pas en charge un grand nombre d'affaires d'utilisation des cas pour la signature de documents workflows. Ce type de scénario d'échec de projet est courant lorsque les organisations considèrent la signature électronique comme une exigence technique plutôt qu'un facilitateur d'affaires. 

Logiciel de signature électronique comme catalyseur d'un meilleur processus d'affaires 

Si les organisations envisagent la signature électronique du point de vue du flux de travail d'entreprise plutôt que d'essayer simplement de résoudre un document numérique qui a besoin d'une signature, elles se rendent compte qu'un document n'est qu'une partie d'un processus d'affaires plus vaste. Le processus implique généralement plusieurs parties qui reconnaîtront, annexent, approuvent ou agissent sur plusieurs documents à différentes étapes.

Par exemple, prenez un processus simple de signature de contrat. Le contrat devra peut-être être révisé, commenté, révisé, approuvé et signé par plusieurs personnes à différents moments. La façon dont tout cela est suivi et la façon dont les documents passent d'une partie à l'autre est cruciale pour l'achèvement du contrat.

 
Pour concevoir un flux de signe électronique approprié qui est facile et intuitif, vous avez besoin d'une solution de signature électronique qui intègre des fonctionnalités d'entreprise telles que la hiérarchie des rôles, la notification du prochain signataire, les rappels, l'authentificationforte, les règles de flux de travail, et une piste d'audit complète du voyage de signature.

Un bon résultat serait pour les signataires de voir une interface simple qui les guide pour examiner le document et indiquer leur intention de signer, tandis que toutes les autres complexités de processus sont traitées de manière transparente. Les décisions concernant des choses comme l'utilisation ou non d'un certificat numérique, le certificat à utiliser, ce qu'il faut faire si le certificat n'est pas disponible, où placer la signature électronique, qui acheminer le document vers le prochain, etc., devraient être automatiquement orchestrés par la signature électronique. service - pas laissé au signataire.

Statut juridique des signatures électronique

Les lois sur les signatures électroniques diffèrent d'une juridiction à l'autre. Certains pays reconnaissent différents types de signature électronique (par exemple, la signature électronique qualifiée,la signature électronique avancée ou la signature électronique de base).

Dans les pays où seules les signatures électroniques de base et avancées sont requises, comme à Singapour avec la Loi de 2010 surles transactions électroniques, les dossiers électroniques et les signatures sont traités comme tout autre type de données électroniques et sont aussi admissibles aux tribunaux que s'il s'agissait de documents sur papier.

Avec les Signatures E de base et avancées, c'est à l'organisation d'authentifier le signataire, mais avec une Signature Électronique Qualifiée, l'organisation doit utiliser un certificat numérique personnel pour ce faire. Le certificat d'utilisateur final requis pour une signature électronique qualifiée ne rend pas le document « plus légitime », mais réduit plutôt la charge légale de la preuve en cas de litige.

Alors que certains pays peuvent privilégier les signatures électroniques basées sur des certificats numériques, d'autres reconnaissent que l'application de certificats de tiers pour tous les documents signés électroniques augmentera le coût et les inconvénients pour les signataires. La recherche des lois sur les signatures électroniques dans votre pays ou région aidera à déterminer si les certificats numériques doivent être utilisés, et si oui, pour lesquels les cas d'utilisation et les scénarios (conseil: votre fournisseur de signature électronique devrait être en mesure de fournir des conseils ici aussi). 

En outre, les lois et règlements locaux peuvent également exiger : 

- Processus de sécurité et d'exploitation au niveau de l'organisation tels que l'identification et l'authentification des utilisateurs pour kyC (Connaissez votre client) ou la conformité PYC (Prouver votre client)

Une piste d'audit sécurisée du voyage de signature pour preuve d'intention

- Archivage fiable à long terme des documents signés en électronique et des pistes d'audit 

- Hébergement de données dans le pays pour la résidence et la confidentialité des données (conseil : recherchez un fournisseur qui offre des options de déploiement dans le cloud public et privé, pour répondre à cette exigence)

Signe OneSpan : Logiciel signature électronique

Les organisations du monde entier passent rapidement au numérique et les signatures en e sont essentielles à cette transformation. Associez-vous à un fournisseur de signature électronique qui peut prendre en charge la numérisation complète du parcours client, depuis l'application initiale d'un client et la vérification d'identité numérique jusqu'à la livraison électronique, la présentation, la signature et le stockage sécurisé d'un l'entente ainsi que la capture et la gestion de tous les sentiers de vérification à l'appui.

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