Caractéristiques du produit OneSpan Sign

OneSpan Sign est compatible avec les formats de fichiers suivants : .doc, .pdf, .odt, .rtf, et .txt. Vous pouvez également utiliser l’outil OneSpan Sign Print Driver pour envoyer facilement et directement des transactions vers OneSpan Sign à partir de toute application qui fonctionne sous Windows. Il vous suffit d’imprimer avec l’option « Envoyer vers OneSpan Sign » à partir d’applications comme Word, Excel, Google Docs et des logiciels de PDF pour envoyer vos transactions à des fins de signature.

Vos signataires peuvent facilement signer les documents et y apposer leurs initiales à tous les bons endroits. Utilisez les champs standards pour recueillir les renseignements suivants de la part de vos signataires : les signatures, les initiales, les noms, les titres, la date de signature, les noms d’entreprisse, et bien plus. Vous avez même la capacité de créer des champs personnalisés et de les réutiliser pour consigner des données précises de la part de vos clients.

Mettez au point des champs de formulaire avancés, notamment des cases à cocher, des boutons radio, des listes déroulantes, des champs de texte, des zones étiquettes et bien plus.

Invitez vos signataires à joindre des documents justificatifs pendant le processus de signature électronique, comme une photo de permis de conduire ou des documents PDF supplémentaires.

Une fois que le processus de signature électronique est terminé, les documents signés de façon électronique peuvent être envoyés dans le sens descendant et archivés dans l’outil de gestion de contenu de votre organisation ou une autre solution privilégiée de registres à des fins de stockage et de conservation à long terme.

Incluez des documents complémentaires dans votre transaction, comme des avis juridiques ou des conditions générales à l’intention de vos signataires. Les signataires peuvent facilement voir, accepter et signer ces documents supplémentaires.

Distribuez les documents à plusieurs signatures et définissez l’ordre des signatures. Vous avez l’option de laisser les signataires signer l’un après l’autre ou en parallèle.

L’utilisation des modèles est idéale pour vos documents fréquemment utilisés. Définissez l’emplacement des signatures et des champs pour créer des modèles réutilisables qui diminuent le nombre d’étapes nécessaires pour que les documents soient prêts à être signés de façon électronique.

Les mises en page sont utiles pour les utilisateurs qui envoient souvent des formulaires qui comprennent des blocs de signature et des champs de données qui restent au même endroit tout au long du document. Les mises en page servent de plan et peuvent être enregistrées et appliquées à des documents futurs avec le même format et les mêmes exigences liées aux champs.

Choisissez quels documents vos destinataires peuvent voir et signer. Désignez les accès individuels aux documents dans une transaction donnée pour plusieurs documents, plutôt que d’avoir à créer des transactions distinctes pour chaque destinataire. Encore mieux : cette fonctionnalité vous évite de devoir traiter les documents que vos destinataires n’ont pas besoin de voir, et elle garantit que les documents contenant des renseignements sensibles soient uniquement vus par les personnes auxquelles ils sont destinés.

Les balises de texte éliminent la nécessité de placer manuellement les signatures et les champs dans vos documents. En ajoutant des balises de texte à votre document, une fois que le document a été téléversé dans OneSpan Sign, chacune des balises de texte est automatiquement remplacée par la signature et les champs aux bons endroits.

Définissez l’action qu’un destinataire doit accomplir, comme le fait de signer, le fait de leur permettre de changer de signataire, ou simplement le fait d’approuver un document. OneSpan Sign vous permet de personnaliser le flux de travail pour un destinataire donné, selon les besoins de votre entreprise.

Configurez des rappels et des échéances par courriel pour vos signataires afin que le processus de signature soit terminé à temps. Les rappels et les échéances sont des fonctionnalités puissantes qui vous aident à faire le suivi des documents à délai de livraison critique envoyés à vos signataires.

Masquez ou affichez les données qui doivent être saisies en fonction de la réponse que le signataire inscrit dans certains champs. Utilisez la logique conditionnelle « Si/alors » dans les documents pour vous assurer que les signataires voient seulement les champs pertinents en fonction de leurs sélections.

Placez des signatures facultatives dans vos documents pour donner à vos signataires la souplesse nécessaire pour accomplir une transaction sans avoir à signer tous les champs de signature du document.

L’authentification par courriel est l’option par défaut que OneSpan Sign utilise pour vérifier l’identité de votre destinataire. L’identité du signataire auquel le document est destiné est vérifiée au moyen de son nom d’utilisateur et de son mot de passe sécurisés lorsqu’il se connecte à son compte de courriel. Le signataire n’a qu’à cliquer sur le lien pour accéder au document qu’il doit signer.

Le signataire est authentifié par l’entremise du système de l’expéditeur au moyen d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe uniques. Ce système peut être un portail de services bancaires en ligne, un portail de services gouvernementaux, ou même un compte OneSpan Sign.

Vérifiez l’identité de votre signataire grâce un code SNS unique sécurisé envoyé à son numéro de téléphone mobile. Le signataire entre ce code dans la page de connexion et obtient l’accès aux documents qu’il doit signer.

Présentez des questions d’identification à votre signataire. On appelle couramment ces questions des « secrets partagés », étant donné que vous devez formuler ces questions en fonction des renseignements que vous avez déjà dans le dossier au sujet de votre client, comme les 4 derniers chiffres de son numéro d’assurance sociale ou un numéro d’identification de demande. Si le signataire fournit la bonne réponse, il est confirmé comme le bon destinataire de la transaction.

Vérifiez l’identité des personnes inconnues à distance à l’aide de pièces d’identité gouvernementales (p. ex. : permis de conduire, passeport, etc.) OneSpan Sign fait appel à une vérification numérique de l’identité pour obtenir, extraire et analyser les données d’identité afin d’authentifier les pièces d’identité émises par le gouvernement.

Les signataires peuvent utiliser l’appareil-photo intégré à leur appareil mobile pour prendre un « autoportrait » qui sera comparé à la photo imprimée sur la pièce d’identité gouvernementale (voir ci-dessus). Associez cette fonctionnalité à la « détection du caractère vivant » (p. ex. : clignement des yeux, paroles, mouvements de la tête) pour vous assurer que la photo obtenue est celle d’un véritable être humain. L’identité des signataires peut être vérifiée en temps réel en quelques secondes seulement.

Tirez parti de services tiers de vérification de l’identité, comme Equifax, pour présenter en temps réel au signataire une liste de questions auxquelles il peut uniquement trouver les réponses dans son portefeuille. OneSpan Sign consigne les réponses et les présente au prestataire de services de vérification pour confirmer et approuver l’identité du client afin de lui donner accès aux documents qu’il doit signer.

Signez des formulaires et des documents de façon électronique à l’aide d’un certificat numérique conservé sur une carte à puce, comme une carte d’accès commun (CAC) ou une carte de vérification de l’identité personnelle (VIP). Cette façon de faire fournit une authentification à deux, et même à trois, facteurs : elle fait appel à un renseignement que l’utilisateur connaît (le NIP de sa carte à puce), à un objet que l’utilisateur possède (la carte), et parfois même à un identifiant biométrique (ce que l’utilisateur est).

Utilisez les certificats numériques émis par des prestataires tiers de services de confiance (PSC) ou par votre propre infrastructure à clé publique (ICP). Notre solution est compatible avec les certificats numériques stockés localement sur le système de l’utilisateur, les cartes d’identification électroniques (eID), les certificats numériques à distance conservés dans le nuage, et les jetons matériels, pour authentifier l’identité des signataires.

OneSpan Sign s’intègre aux solutions d’authentification multi-facteurs et de sécurité mobile de OneSpan pour favoriser une authentification robuste fondée sur des mots de passe uniques (MPU) et/ou des cryptogrammes visuels pendant l’authentification initiale de l’utilisateur et au moment de la signature. L’authentification multi-facteurs se veut un élément constructif de sécurité par couches; ainsi, elle exige que les utilisateurs démontrent leur identité à l’aide de deux méthodes de vérification ou plus avant qu’ils ne puissent accéder à la transaction et l’effectuer.

Personnalisez complètement le processus de signature électronique en mettant votre marque à l’avant-plan sur les pages Web et les courriels que les signataires voient. Ajoutez votre logo et personnalisez le contenu du courriel et le domaine de l’expéditeur pour qu’ils soient à l’image de votre marque; gardez le contrôle complet sur l’apparence et la convivialité de votre application Web. Une transaction entièrement personnalisée pour refléter votre image de marque renforce la confiance du client et fait en sorte que vous atteigniez les taux d’adoption les plus élevés possible.
 

De plus, la personnalisation selon votre image de marque protège vos clients et votre marque et dissuade les pirates utilisant des techniques d’hameçonnage sophistiquées de faire de votre entreprise leur prochaine cible.
 

Envoyez des documents à des fins de signature et permettez aux destinataires de les signer de façon électronique en personne, ou à distance sur le Web. Créez l’expérience optimale pour les signataires pour tous les canaux et tous les processus – que ce soit en ligne, sur un appareil mobile, dans un centre d’appels, en succursale ou en personne. OneSpan Sign est optimisé pour les appareils mobiles et peut détecter automatiquement les petits périphériques comme les téléphones intelligents.

La compatibilité de OneSpan Sign avec les options d’accessibilité permet aux signataires non-voyants et malvoyants de passer en revue et de signer les documents présentés avec le navigateur et les outils d’accessibilité. Cette composante est conforme aux Règles pour l'accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0, niveau AA.

Transformez l’appareil mobile de votre signataire en appareil mobile de saisie de la signature afin d’obtenir les signatures manuscrites. Compatibilité multi-appareils qui permet aux utilisateurs d’ordinateurs de bureau de signer les documents de façon électronique à partir de leur appareil mobile. Aucune application ou module d’extension nécessaires.

L’application mobile OneSpan Sign comprend une fonctionnalité de signature hors ligne qui vous permet de signer un document où que vous soyez, quels que soit l’état de votre connexion sans fil ou de votre signal cellulaire. Une fois que la connectivité à Internet est rétablie, l’application se synchronise automatiquement au service en ligne.

Utilisez les options d’image de marque libre-service du volet Admin pour ajouter le logo de votre entreprise et personnaliser les couleurs et les chaînes de texte, afin que votre marque soit bien en vue pour vos utilisateurs.

Examinez les documents en même temps que les signataires en les guidant dans les différentes étapes des processus d’entente, transférez le contrôle aux divers participants et remplissez et signez les formulaires ensemble. L’objectif est de recréer une interaction en personne – comme si vous signiez une entente sur papier en présence physique du signataire. Apprenez-en plus sur la Salle virtuelle OneSpan Sign.

Exécutez les transactions de signature électronique pendant une visioconférence en direct et en temps réel avec les signataires, grâce à la fonctionnalité intégrée de visioconférence. Apprenez-en plus sur la Salle virtuelle OneSpan Sign.

Faites le suivi du progrès de vos transactions en temps réel et gérez et archivez toutes vos transactions critiques de signature électronique dans OneSpan Sign et/ou votre système de registres. Le tableau de bord vous permet de voir et de surveiller vos transactions de signature électronique.

Exécutez des rapports sur les transactions, les signataires et les activités générales dans votre compte OneSpan Sign.

La fonctionnalité d’envoi de masse vous permet de gagner du temps lorsque vous devez envoyer des documents à plusieurs destinataires à des fins de signature. Cette fonctionnalité aide à éliminer la nécessité de préparer des transactions individuelles. Commencez par importer votre liste de destinataires, préparez les documents pour qu’ils soient prêts à être signés, puis cliquez sur « Envoyer ». Vos destinataires reçoivent alors un exemplaire unique du document pour le signer de façon électronique.

La fonctionnalité d’accélération (« Fast Track ») crée une URL dédiée à votre transaction qui peut être intégrée à votre site Web ou à votre portail sécurisé. Aucune intégration et aucun développement nécessaires. Cette fonctionnalité est idéale pour les processus à volumes élevés et reproductibles comme des accords de confidentialité et des contrats standards.

OneSpan Sign utilise une technologie avancée de signature électronique, une méthode de cryptage qui permet de sceller les documents de façon inviolable après chaque signature et d’invalider les documents de façon visible si des changements y sont apportés. Cette mesure de sécurité intégrée garantit l’intégrité du document signé de façon électronique et aide à vous protéger et à protéger vos clients contre les gestes frauduleux.

Lorsque surviennent des litiges liés à des transactions électroniques, OneSpan Sign crée les preuves les plus rigoureuses qui soient. OneSpan Sign est la SEULE solution sur le marché qui enregistre une piste de vérification unique pour tout le processus lié aux contrats – depuis la vérification de l’identité et l’authentification jusqu’à la signature électronique. Cette piste comprend la méthode de vérification d’identité et d’authentification utilisée et les résultats détaillés de cette vérification. Par conséquent, vous obtenez un portrait complet de la transaction et une assurance robuste de l’identité qui permettent de démontrer la conformité.

OneSpan Sign intègre également au PDF signé des détails au sujet de la transaction de signature électronique, notamment les personnes signataires, la date et l’heure de signature et le certificat numérique utilisé pour signer le document de façon numérique. La signature numérique (hachage et cryptage) permet de vérifier la validité du document depuis qu’il a été signé, afin que garantir que le dossier signé de façon électronique ne soit pas répudié. Vérifiez facilement le document signé en cliquant sur le bloc de signature. Cette action ouvre la piste de vérification et vérifie automatiquement à la fois l’authentification du signataire et la validité du document.

OneSpan Sign retire tout contenu dynamique du document avant de le traiter. En conséquence, tout champ « formulaire » utilisé comme instrument pour remplacer du contenu par recouvrement est retiré du document; ainsi, l’attaque est automatiquement neutralisée.

Les organisations soucieuses de la sécurité cherchent à obtenir l’assurance que les fournisseurs avec lesquels ils collaborent répondent aux exigences de sécurité nécessaires. OneSpan Sign est hébergé dans des centres de données à la fine pointe de la technologie partout dans le monde, conformes à la directive SOC 2, à la norme ISO 27001, à la forme du FedRAMP et à la loi HIPAA. OneSpan Sign répond également aux autres exigences de contrôle de sécurité et de conformité, notamment : les normes ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 et ISO/IEC 27018, la directive SOC 2 Type II, Skyhigh, la loi HIPAA, au FedRAMP, aux exigences de la National Institute of Standards and Technology (NIST), aux exigences de la Joint Interoperability Test Command (JITC), et aux normes de la National Security Agency’s National Information Assurance Partnership (NIAP). Apprenez-en plus au sujet des audits de conformité et des certifications de OneSpan Sign.

Un document signé et les données qui y sont associées sont cryptés par OneSpan Sign en tout temps à l’aide d’une technologie de cryptage de pointe. OneSpan Sign respecte les pratiques exemplaires en matière de sécurité en offrant un système de gestion de clés (SGC) de premier ordre qui comprend des options liées aux clés partagées et aux clés privées.

Les documents que les signataires téléversent comme pièces jointes sont automatiquement vérifiés pour détecter la présence de logiciels malveillants. Si un document malveillant est détecté, OneSpan Sign bloque le document et empêche les signataires de le téléverser dans le flux de travail de signature.

Créez votre propre intégration personnalisée à OneSpan Sign à l’aide de notre API publique de type REST et à nos rousses de développement logiciel pour iOS et Android. Nos outils facilitent un développement, des tests et un déploiement rapides.

Personnalisez entièrement les flux de travail de préparation du document et de signature et utilisez des événements précis comme déclencheurs pour vos processus d’affaires et transactions client uniques afin de parvenir aux taux d’adoption les plus élevés possibles.
 

Intégrez OneSpan Sign de façon transparente à vos processus en amont (p. ex. : création de documents) et en aval (p. ex. : archivage et stockage).

Intégrez étroitement vos champs de données et reliez-les à d’autres applications ou systèmes, ou faites cette liaison à partir de ces applications et systèmes. Les données se transmettent dans les deux sens : du système tiers vers votre document et vice-versa.

Configurez le langage SAML pour permettre aux utilisateurs de votre entreprise d’ouvrir une session dans OneSpan Sign à l’aide de l’authentification unique (SSO).

OneSpan Sign vous donne accès à un environnement de bac à sable robuste qui facilite le développement et les tests rapides de notre solution.

Les administrateurs de compte peuvent efficacement gérer les utilisateurs et plusieurs comptes à partir d’un emplacement centralisé. Cet emplacement leur permet d’organiser plusieurs comptes en sous-comptes, de contrôler les capacités de partage entre les utilisateurs et les comptes, et de tirer parti des fonctionnalités d’image de marque en libre-service pour l’ensemble des comptes.

Gérez les règles de signature fondées sur les rôles à l’aide de groupes et de permissions. Les demandes de signature peuvent être gérées, déléguées et partagées entre les membres d’un groupe.

Accordez l’accès à votre compte à d’autres personnes au sein de votre organisation lorsque vous êtes absent du bureau. Les personnes déléguées choisies peuvent envoyer et signer des documents en votre nom pendant votre absence.  

Assurez-vous que vos utilisateurs utilisent des mots de passe robustes lorsqu’ils accèdent à OneSpan Sign. Définissez des règles pour la robustesse du mot de passe, y compris le nombre de jours après lequel un mot de passe doit être changé, le nombre limite d’échecs de tentatives de connexion, et bien plus.

Permettez aux administrateurs de définir un calendrier d’épuration des tractions qui répond aux besoins de leur organisation. Les administrateurs peuvent déterminer les types de documents à supprimer et l’intervalle de temps dans lequel ces documents devraient être supprimés.

OneSpan Sign est offert en diverses langues : anglais, français, néerlandais, espagnol, allemand, japonais, portugais, italien, russe, chinois (simplifié et traditionnel), coréen, danois, grec et arabe.

OneSpan Sign est conçu pour répondre aux exigences des trois types de signature électronique, comme décrit dans le règlement eIDAS : les signatures électroniques simples (SES), les signatures électroniques avancées (SEA) et les signatures électroniques qualifiées (SEQ). Visitez notre Guide sur la légalité des signatures électroniques pour en savoir plus.

OneSpan Sign permet de faire un horodatage en se connectant à un serveur d’horodatage qualifié – ce qui lie les données de signature électronique à un horodatage de confiance afin d'indiquer de façon indépendante à quel moment une transaction s’est déroulée. L’horodatage ainsi obtenu renforce davantage l’intégrité de la signature électronique.

OneSpan Sign est offert dans tous les fuseaux horaires. Nous vous offrons la souplesse dont vous avez besoin pour personnaliser votre fuseau horaire de prédilection au niveau du compte et au niveau de la transaction.

Accédez aux connecteurs pré-construits de signature électronique de OneSpan Sign pour les processus axés sur les utilisateurs partout dans votre organisation. Les connecteurs pré-construits aident à automatiser le processus de signature électronique sans que vous n’ayez à quitter vos applications d’entreprise. Nous offrons les connecteurs pré-construits suivants : Salesforce, Salesforce CPQ, Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics CRM, Box, Office 365, Laserfiche, Pega, Guidewire, et d’autres connecteurs.

Accédez à votre compte pour créer et gérer des transactions à partir de l’application mobile OneSpan Sign d’origine pour iOS et Android. Nous offrons également une trousse de développement logiciel mobile qui vous aide à intégrer des fonctionnalités de signature électronique à vos applications mobiles existantes. Apprenez-en plus au sujet des signatures électroniques mobiles.

Transférez les documents signés de façon électronique directement à une chambre forte sécurisée ou à un système d’archivage électronique. Nous nous sommes associés à eOriginal pour vous aider à gérer et à protéger vos documents, comme des prêts et des baux, après qu’ils ont été signés dans OneSpan Sign.

eNotary permet aux notaires de notarier les documents de façon électronique sans l’encombrement du papier. Les notaires et signataires autorisés peuvent effectuer une séance de signature en personne ou à distance. Une fois la transaction terminée, OneSpan Sign appose de façon numérique le sceau de notarisation sur les documents.

Nous offrons un soutien technique par courriel, par téléphone et par clavardage en direct dans tous les plans de OneSpan Sign afin de régler les problèmes liés à votre produit. Nous proposons également un accès à des documents en ligne, notamment des guides complets de déploiement et des manuels d’utilisateurs pour vous aider à devenir rapidement fonctionnels.

Que votre organisation soit de petite ou de grande taille, nous avons pour vous le plan d’assistance qui répondra parfaitement à vos besoins. OneSpan propose toute une gamme de plans d’assistance, qui vont des options de soutien standard aux plans d’assistance prolongée pour les clients qui ont besoin d’une expertise technique supplémentaire après le déploiement. Notre priorité est de vous aider à protéger votre investissement et de compléter votre équipe de projet en lui offrant un soutien qui permettra de faire fonctionner vos applications sans heurts, afin que vous puissiez vous concentrer sur les activités de votre entreprise.

Notre équipe de services professionnels est formée de chargés de projets, d’architectes logiciels, d’experts-conseils techniques et d’experts en assurance de la qualité qui peuvent vous fournir des conseils et des pratiques exemplaires pour chacune des étapes de la mise en œuvre des signatures électroniques dans votre organisation. Apprenez-en plus à ce sujet.

Notre Centre d’assistance vous donne accès à des tutoriels vidéo, des FAQ et des marches à suivre pour vous aider à commencer à utiliser OneSpan Sign en quelques minutes. Visitez notre Centre d’assistance.

Le Portail de la communauté OneSpan est un guichet unique où les développeurs peuvent consulter des forums et des blogues, en plus d’obtenir des documents et de télécharger des trousses de développement logiciel. Visitez notre Portail de la communauté.

Obtenez des mises à jour en temps réel sur l’état du système OneSpan Sign et les renseignements les plus récents au sujet de la sécurité. Visitez notre Centre de confiance.

OneSpan Sign est hébergé aux États-Unis, au Canada, en UE et en Australie, afin de répondre aux exigences nationales de résidence des données et de minimiser la latence des données. En tirant parti des réseaux des centres de données mondiaux de nos partenaires d’infrastructures infonuagiques, nous pouvons également déployer rapidement de nouvelles instances de OneSpan Sign presque partout dans le monde.

Chaque instance de OneSpan Sign est hébergée sur des infrastructures infonuagiques redondantes et résilientes, ce qui nous permet de fournir un temps de disponibilité de 99,9 % à nos clients et nos utilisateurs partout dans le monde.

OneSpan publie et met à jour l’état de disponibilité du service sur le Centre de confiance en temps réel, pour tous les environnements mondiaux OneSpan Sign. Voyez les pourcentages de temps de disponibilité sur le Centre de confiance.

L’équipe de OneSpan s’engage à être parfaitement transparente lorsqu’elle fournit des mises à jour sur l’état du système.

Notre plateforme est mise à l’essai avec différentes charges pour vérifier les scénarios de très grande utilisation. Ces essais permettent de garantir que vous pouvez traiter d’énormes volumes de transactions commerciales tout en conservant des temps de réponse optimaux.